„Každý úspěšný e-shop přirozeně dospěje do fáze, kdy stávající systémy již nestačí. V ONIO jsme na tento neviditelný strop narazili už před několika lety a uvědomili si, že k tomu, abychom se mohli dále rozvíjet, potřebujeme udělat významnou investici do IT. Naše systémy z roku 2006 totiž už nějakou dobu nenabízely takovou flexibilitu a možnosti, které pro růst našeho byznysu potřebujeme,“ říká jednatel společnosti Vojtěch Schwangmaier, který v textu popisuje zkušenosti s celým procesem implementace nového ERP systému.

***

Více než devadesát procent našeho obratu tvoří prodej pneumatik. Ročně jich prodáme více než 300 tisíc, ve špičce sezóny jich expedujeme až pět tisíc a v B2C online prodeji pneu máme téměř třicetiprocentní podíl na trhu. Z naší pozice lídra na trhu se přirozeně očekává, že to budeme právě my, kdo v našem odvětví povede inovace a bude určovat nové trendy.

Tato očekávání však není možné naplnit bez zásadních změn. Náš technologický dluh totiž kvůli starým systémům dlouhodobě rostl. Naše IT trávilo stále více času opravami chyb, udržováním e-shopu a podpůrných systémů a dalších činností nezbytných k chodu firmy, jako je například automatické vystavování faktur. Na to, abychom realizovali zajímavé byznysové nápady, natož pak inovace, zkrátka nezbývaly zdroje.

ERP jako hnací motor inovací

Do nového ERP jsme od počátku šli s velkým očekáváním. Navzdory technologickému dluhu totiž počet našich zákazníků rok od roku roste. Věříme, že s novým řešením budeme schopni reagovat na jejich potřeby rychleji než kdy dřív.

Jedním z hlavních cílů nového ERP je získání stability a výrazné zefektivnění celého back officu. Dále zlepšení možnosti škálování byznysu, snížit support a podstatně zvýšit efektivitu vývoje nových funkcionalit. Zároveň tím uděláme velký krok k tomu, abychom se stali bezpapírovou kanceláří, což je jeden z našich dlouhodobých cílů.

V našich českých e-shopech nabízíme doplňkové služby pro naše zákazníky jako například online objednání přezutí v pneuservisu přímo jako součást nákupu pneumatik. Tyto služby budeme nově moci nabídnout i v zahraničí. Na Slovensku a v Maďarsku se otevřou nové možnosti zapojení nových dodavatelů, což znamená rozšíření sortimentu a zkrácení dodací lhůty.

Podtrženo a sečteno –⁠ nové ERP pro ONIO znamená hlavně stabilitu a schopnost bleskurychle implementovat byznysové nápady do praxe. Pro zákazníky to znamená zlepšení kvality našich služeb, a ve výsledku silnou výhodu na čím dál tím více konkurenčním trhu.

Nejlepší řešení na míru nabídla společnost ABRA

Výběru dodavatele jsme věnovali hodně času. Nehledali jsme „jen“ dodavatele, ale především partnera, se kterých chceme spolupracovat řadu let a který zvládne růst společně s námi. Proto jsme si museli být jisti správnou volbou.

Zásadním kritériem pro nás bylo, zda dokáže nabídnout individuální přístup a dostatek kapacit k realizaci projektu a následnému nikdy nekončícímu rozvoji. Z výběru všech partnerů jsme si nakonec podali ruku s českou technologickou firmu ABRA Software.

„Jsme moc rádi, že si ONIO zvolilo právě nás. Získali tím nejen naše řešení, ale do budoucna také partnera, který dokáže další společný rozvoj řídit a dávat cenné rady. Navíc při implementaci vzniklo skvělé partnerství, které je přínosné pro obě strany. Pro nás jde o velmi zajímavou a rozsáhlou zakázku u klienta, který maximálně využívá technologie, pro ONIO zase naše řešení přinese zefektivnění interních systémů a umožní dále vylepšit služby pro zákazníky,“ řekl Jakub Krejčíř ze společnosti ABRA Software.

„V současné době se blížíme do finále intenzivní implementace, při které jsou přítomni naši konzultanti, aby mohli rychle odpovídat na dotazy a řešit jednotlivé situace,“ dodává Krejčíř.

Zvolený software kromě výše zmíněných požadavků také legislativně podporuje země ve kterých působíme, nebo do kterých chceme ve střednědobém horizontu expandovat. Disponuje robustním rest API a má nativní napojení na většinu systémů, které naše e-shopy využívají, jako jsou IPEX, Shoptet, Balíkobot a další.

Firma ABRA Software nám rovněž poskytla smlouvu o servisní úrovni, která zaručuje opravu důležitých chyb v aplikaci v rámci hodin. Což je pro nás v sezóně zásadní.

Jak probíhá implementace ERP: naše zkušenost

Výběr partnera pro implementaci ERP doporučuji nepodcenit. Budete s ním spolupracovat na denní bázi a měli byste si být jisti tím, že pro něj bude váš projekt priorita. V úvodní fázi výběru jsme proto využili služeb externí firmy, která nám pomohla přepsat naše potřeby do formátu, který bude pro dodavatele ERP při výběrovém řízení srozumitelný.

Samotná fáze přípravy dokumentace a detailní specifikace trvala déle než rok. Tato důsledná příprava nám však pomohla urychlit samotné výběrové řízení. Jasně jsme totiž věděli, co chceme, a od poskytovatelů jsme dostali konkrétní odpovědi, zda nám to dokáží nabídnout.

Potřebovali jsme někoho, kdo si poradí s účetní legislativou v zahraničí, umí automatizaci API, EDI, WMS i CRM atd. A chtěli jsme garanci provozu od jednoho partnera, nikoliv od více firem. KPI tedy byla pevně daná, přesně jsme věděli, za splnění jakých podmínek bude projekt úspěšný.

Podle IT manažera a garanta projektu ze strany ONIO Vladana Novotného se střetly na začátku dva světy. „Setkal se tu svět jasně daných pravidel podle projektového řízení typu waterfall ze strany společnosti ABRA. A agilní model na naší straně, na kterém funguje většina českých e-shopů,“ vysvětluje.

Zároveň dodává, že velmi kladně hodnotí přístup partnera, který se potřebám klienta snažil maximálně přizpůsobit. „Tým ABRA nás od počátku vnímal jako specifického zákazníka a postupně přešel i na náš způsob myšlení a s ním i agilní řízení. A ačkoliv nám se chvílemi zdá že nestíháme a ztrácíme důvěru, tak máme partnera, který nás neustále ubezpečuje že má vše pevně v rukou a že potřebné termíny stíháme,“ doplňuje Novotný.

Příkladem toho, že je spolupráce velmi obohacující pro obě strany, je vývoj nového WMS systému pro logistiku, do jehož vývoje ABRA v současnosti investuje a souběžně některé části a funkcionality specifické pro e-commerce poprvé implementuje právě u nás. Pro tento vývoj jsou přínosem naše know-how a zkušenosti z oblasti logistiky. V jiných ohledech jako jsou finance nebo obchod však standardizujeme proces dle workflow moderních ERP. Vzájemně se doplňujeme a obě strany tím posouvají své zkušenosti dál.

Pro úspěch projektu je však z mého pohledu zásadní to, aby byli na obou stranách velmi seniorní lidé. Všem e-shopům, které se do nového ERP pustí, také silně doporučuji definovat eskalační mechanismy směřované k nejvyšším manažerům obou společností. Ve chvíli, kdy totiž narazíte na problém, musíte ho bez prodlevy řešit.

V současnosti jsme s kolegy z ABRA jsme v každodenním kontaktu, mají vlastní parkovací místa, kancelář i čip od našich kanceláří. I kolegové z ONIO, co přímo na projektu nového ERP nepracují, je znají jménem. Nejsme dva týmy –⁠ klient a dodavatel –⁠ které spolupracují, ale fungujeme jako jeden.