V České republice je v provozu přes 40 tisíc e-shopů, což z nás dělá evropskou velmoc. Internetové obchody provozují velcí hráči, ale zejména v posledním pandemickém roce se do online světa vydali i ti nejmenší. Právě u nich postupem času dochází k momentu, kdy se z e-shopu stává větší byznys a obchodník řeší, jak zvládnout narůstající agendu a začít ho efektivně řídit.

„Standardním krokem v takovém případě je napojit e-shop na ERP systém,“ říká Klára Cerovská, ředitelka českého ERP systému Solitea Vario. Zkratka ERP (Enterprise Resource Planning) značí systém, někdy označován také jako „podnikový informační systém“, který je základem moderního firemního řízení. Firmy díky němu dokáží všechny své agendy řídit z jednoho místa.

„Může to být vše od výroby, vyskladnění, komunikace s dopravci, fakturace či další účetní transakce. Náš systém zároveň drží pravidla a řídí firemní procesy, uchovává potřebná data o zákaznících, zaměstnancích i produktech. Vše je na jednom místě,“ popisuje Klára Cerovská přednosti ERP systému Solitea Vario, který zákazníkům poslouží jako CRM, HR, účetní, WMS i výrobní systém. Jinými slovy se z něj může stát jakýsi mozek celé firmy, v němž se sbíhají veškeré informace.

Když už to není one man show

„Napojit e-shop na ERP systém dává smysl ve chvíli, když už to přestává být one man show. Pokud se o e-shop stará jeden člověk, který sám zvládá celou agendu, pak napojení na ERP systém obvykle nepotřebuje,“ vysvětluje Klára Cerovská. Systém Solitea Vario, který řídí, je přitom na trhu už od devadesátých let, a tak má zkušenosti s klienty všeho druhu.

Komplexní podnikový informační systém e-shop zpravidla nepotřebuje hned od svého začátku, pokud se začíná v malém měřítku. Jakmile ale začíná růst počet zaměstnanců, množí se objednávky, přibývají dodavatelé, je třeba mít přesný přehled o stavu skladu a podle toho řídit objednávání zboží, tak to bez komplexního systému v podstatě ani nejde.

„Variantou je mít několik různých dodavatelů specializovaných softwarů a služeb, což ale představuje náročnou komunikaci, nutnou znalost více programů, přepisování dat či řešení drahé synchronizace, měsíční poplatky na různé strany a podobně,“ popisuje stav, do něhož se mnoho e-shopů postupně dostane, šéfka Solitea Vario.

Napojení e-shopu na ERP systém je založené na předání informace o objednávce. Jakmile e-shop přijme objednávku, předá ji ERP systému a ten automaticky spouští všechny následné procesy. ERP systém na oplátku posílá do e-shopu informace klíčové pro samotný nákup, tedy například ceny, detaily produktu, skladovou dostupnost a další parametry.

„Používáme jedno trefné přirovnání: e-shop je krásná výkladní skříň a váš nejvýkonnější obchodník v jednom. Produkty ukáže a přijme objednávku. To nejlepší, co takový e-shop/obchodník pak může udělat, je, že objednávku hned předá někomu k vyřízení – v tomto případě ERP systému, který už zařídí vše ostatní,“ popisuje Klára Cerovská roli e-shopu a ERP systému při jejich integraci.

Daná společnost tím získá ucelené řešení na efektivní řízení celé firmy. Na jednom místě má vhled do všech důležitých dat a veškeré procesy tím nejen digitalizuje, ale také automatizuje. Pár objednávek denně lze sice vyřídit s tabulkou v Excelu a hrstkou specializovaných nástrojů, ale když se začne celý byznys více rozjíždět, už to logicky nestačí. Z digitalizace a automatizace objednávek, expedice, fakturace i zpracování účetnictví či manažerských reportů pak benefituje celá firma.

Systém Solitea Vario má dnes přibližně 1 700 zákazníků napříč všemi obory. Před pětadvaceti lety, kdy ještě jako produkt společnosti Altus software začínal, neměl logicky zdaleka tolik klientů z řad e-shopů, ale i tak stál u zrodu těch největších. „Stačí zmínit, že na Variu vyrostli takoví velikáni jako Alza či Notino a mezi naše zákazníky stále patří Astratex, Snowbitch, Freshlabels a další,“ říká Klára Cerovská.

Právě Freshlabels během let vyrostli ve velkou firmu operující v několika zemích s tržbami přes 120 milionů korun a potřebovali co nejefektivněji propojit prodej přes e-shop s provozem kamenných prodejen včetně řízení skladového hospodářství. Původně totiž v roce 2006 začínali pouze prodejem na internetu a stačil jim jednoduchý účetní systém. Když jim ale agenda přerostla přes hlavu, rozhodli se pro nákup komplexního ERP systému.

Ve Freshlabels už využívají Solitea Vario několik let a řídí s ním centrální sklad v Teplicích, IT oddělení má díky němu přístup k potřebným datům, kamenné prodejny přes něj naskladňují i prodávají a účetní oddělení ho využívá k fakturaci a dalším procesům. Klíčové přitom pro tuzemský módní obchod bylo, aby mohl vlastní e-shop napojit na komplexní ERP systém, který se dlouhodobě vyvíjí. „Napojení našeho e-shopu na Vario je velmi důležité a nemohli bychom bez něj fungovat,“ říká Jan Matura, provozní manažer Freshlabels.

Řídit lze vše i z mobilu

„Aktuálním trendem je mít vše online. ERP systémy nejsou výjimkou. Proto se tímto směrem upírá také náš vývoj. Pro naše zákazníky jsme připravili a stále rozvíjíme Mobilní Vario – online verzi, která umožňuje uživatelům přístup do jejich Varia odkudkoliv a kdekoliv, stačí jen internet a webový prohlížeč,“ přibližuje novinky ředitelka Cerovská.

Klíčovou otázkou je pochopitelně cena, za jakou může e-shop celý ERP systém nasadit. Konkrétní částky jsou individuální podle toho, kolik bude systém obsluhovat uživatelů a jaké oblasti firma potřebuje řešit, ale řádově se bavíme o vyšších desítkách tisíc korun v případě základních verzí. Náročnější implementace u větších firem se mohou vyšplhat do vyšších statisíců. Licence Varia přitom jde pořídit nejen napřímo, ale i formou předplatného.

„S pořízením komplexního systému doporučujeme neotálet, jakmile se e-shop rozjede a postupně přechází z human-driven na data-driven organizaci. Jde o investici, která firmě ušetří čas a umožní dále růst,“ doplňuje Klára Cerovská.

Samotný ERP systém Vario je původním produktem společnosti Altus software, která se v roce 2013 stala první akvizicí tehdy vznikajícího holdingu Solitea. Dnes pod něj spadá třicet firem, jež loni v obří česko-slovenské fúzi propojil pod jednu střechu šéf Solitey Martin Cígler. Celý holding atakuje dvoumiliardové tržby, dál nakupuje a Vario je součástí divize, která na českém a slovenském trhu nabízí české ERP řešení především pro středně velké společnosti