Správná organizace práce a řízení týmu je klíčem k úspěchu každé firmy. Existuje přitom řada různých metod, jak k tomu přistupovat. V pardubické programátorské firmě JchSoft vyzkoušeli řadu nástrojů, ale nakonec zjistili, že jim žádný úplně nedostačuje, a tak si vyvinuli vlastní. Během pandemie pak svůj interní nástroj zvaný WorkVector vyšperkovali a rozhodli se vypustit ho do světa, aby jej mohli používat i další firmy. Jejich řízení je díky tomu efektivnější a jednodušší.

Každý člověk ve firmě vidí, jaké úkoly má na starosti a jaké zrovna hoří. Vedoucí týmu má perfektní přehled o tom, jak jsou kolegové vytížení, jak jsou efektivní, na čem zrovna pracují a může podle toho rozdělovat další práci. Vše je automaticky napojené na fakturaci a projektové plánovače klientů. A především je úplně jedno, zda spolu všichni kolegové sedí v kanceláři nebo pracují z domova.

„Když přišla pandemie, rozhodli jsme se vytvořit aplikaci, která umožní bezproblémovou práci z domova a vedoucím pracovníkům usnadní její zadání i dohled nad jejím plněním,“ popisuje hlavní architekt aplikace Josef Chmel. Cesta k jejímu vývoji byla přitom poměrně jednoduchá.

V JchSoftu pracovali na řadě projektů pro různé klienty, ale občas postrádali přesné odpovědi na otázky typu: Jak dlouho nám reálně trvala práce na tomto úkolu? Kolik času strávíme na nevýdělečných činnostech? Odpovídal náš plán reálnému provedení? Nejprve vyzkoušeli řadu jiných aplikací pro zaznamenávání práce, ale nakonec si vytvořili svou na míru, aby splňovala veškeré jejich požadavky.

Výsledkem je nástroj zvaný WorkVector, který se postupně od mateřské pardubické firmy oddělil a dnes funguje jako samostatný projekt. Hlavní motivací při vývoji se stalo maximální zefektivnění veškerých procesů, které s chodem firmy souvisí. Aplikace se zaměřuje nejen na aktivity běžného podnikání, jako je fakturace, ale také se u nich snaží nabídnout pokročilejší funkce. K vystavené faktuře je například možné rovnou připojit i report práce, odběratel tak snadno zjistí, za co přesně platí.

Vývojáři přitom nemusí nic ručně evidovat, jejich práce se načítá automaticky z příslušných nástrojů, které využívají. Úkoly lze exportovat a importovat z plánovačů zákazníků a podobně. Ve výsledku může nástroj – dle svých tvůrců – díky pracovnímu pořádku a snižování stresové zátěže zlepšovat vztahy na pracovišti. „Naším cílem je, aby aplikace sloužila zejména menším firmám, ať už budou programovat, nebo ne, a šetřila jim čas,“ popisuje Josef Chmel.

Sledovat efektivitu a dění napříč firmou umí WorkVector hned na několika úrovních. Nejvyšší manažer hned vidí, kdo má kolik práce, kolik z ní má hotovo, jak je efektivní a také jestli vše stíhá. Všichni se mohou v případě potřeby podívat v podrobném logu událostí na dění za poslední 24 hodin a každý pracovník má na jednom místě přehled o svém odpracovaném čase za měsíc, týden i den a může si podle toho lépe rozložit svou práci.

Plánování je důležitou součástí WorkVectoru i proto, že počítá s tím, že mnoho zaměstnanců může pracovat z domova, kdy jsou správné zadávání úkolů i jejich prioritizace zcela klíčové pro celkově efektivní chod firmy. Každý člen týmu jednak vidí v přehledu své úkoly, podle nichž si může plánovat dny či týdny, navíc lze jednotlivé větší úkoly štěpit nad podúkoly, a to až do šesti úrovní. „To se může hodit na snížení psychické zátěže z velkých úkolů. Když si je člověk rozdělí na menší, plní se jednoduše lépe než jeden ohromný,“ říká Nikol Vašíčková, která projekt s Josefem Chmelem řídí.

Jelikož WorkVector vznikal v podhoubí programátorské firmy z Pardubic, je připraven i právě pro vývojáře, kteří mohou využít napojení na GitHub nebo GitLab a brzy také na BitBucket. Veškeré záznamy o jejich činnosti se pak automaticky přepisují z commitů zpět do WorkVectoru po jejich „pushnutí“. Vývojáři tak nemusí tratit čas ručním zapisováním práce do úkolu.

Nechybí také napojení na plánovače klientů, jako jsou Jira, Trello nebo EasyRedmine a chystá se integrace s YouTrack. „Toto napojení umožňuje importovat a exportovat úkoly, automaticky přepisovat práci k úkolům do zmíněných plánovačů nebo informovat o událostech, jako je merge do hlavní větve a podobně. Na to i WorkVector reaguje tím, že například úkol automaticky ukončí,“ popisuje Chmel.

WorkVector však uspokojí i další firmy, které hledají nástroje pro efektivní vedení firem. Vedoucí či manažeři týmů mohou své kolegy směrovat podle jejich možností, práci přidělovat podle efektivity a rozmýšlet, která činnost dokáže vydělat peníze a která je banální a zdlouhavá a pro někoho zcela neefektivní. Zaměstnanci zase mají přehled o svých úkolech i efektivitě, a to v reálném čase.

Klíčovou součástí celého nástroje od pardubických vývojářů je automatizace, která provádí repetitivní činnosti, ať už jde o vytváření pravidelných úkolů, začátek trackování času ve stejný čas, nebo automatické zaznamenání obědové pauzy. Efektivita je jednoduše klíčová pro zisk firmy a měl by se tak maximalizovat výkon každého člena týmu.

„Efektivita se měří z dlouhodobé schopnosti zaměstnance plnit úkoly v rámci stanoveného termínu. Zaměstnanci svou efektivitu vůči týmu vidí a sami podle toho upravují svůj výkon,“ doplňuje Nikol Vašíčková. „Z WorkVectoru se může stát pomyslné srdce i mozek firmy, protože se v něm sbíhají všechny klíčové informace, úkoly i dokumenty,“ říká Josef Chmel.

WorkVector umí na základě evidované práce automaticky vystavit report a poslat ho klientovi. Přes napojení na služby jako Fakturoid nebo iDoklad zvládne snadno vystavit fakturu. Tím pádem může posloužit nejen firmám, ale také freelancerům, kteří si potřebují z jednoho místa řídit své projekty.

Aktuálně je WorkVector dostupný napříč zařízeními jako webová aplikace, ale do budoucna by měla přibýt také samostatná mobilní aplikace. Vyzkoušet si lze nástroj zdarma, přičemž nejnižší předplatné vhodné pro freelancery startuje na 250 korunách bez DPH. Nejvyšší tarif, vhodný pro firmy, za 1 000 korun bez DPH přinese všechny popsané benefity takřka bez omezení.