Celkem 90 procent dokumentů v českých firmách koluje v papírové podobě. A pokud se zpracovávají digitálně, znamená to, že je z papíru někdo přenáší do počítače – a případně zase tiskne zpět. Jenže s hledáním cesty, jak ušetřit, se i toto začíná měnit. Firmy přistupují k digitalizaci, i když mají třeba jen do pěti zaměstnanců. Pokud se rozhodnou lépe ji využít, může to pro ně znamenat velmi hmatatelné změny, ukazují zkušenosti firmy Insio.

Zní to spíš jako část scénáře filmu o budoucnosti než jako reálný zážitek z firmy. A přesto je možný. Představte si údržbáře ve firmě, který řeší problém s rozbitou kopírkou. Jakmile ji například opraví, vytáhne z kapsy telefon, otevře si aplikaci, namíří telefon na přístroj, odklikne a je hotovo. Vše se okamžitě zaznamená jak k příslušnému zařízení, tak do výkazu práce zaměstnance. Stačilo vyfocení QR kódu na kopírce. Nic dalšího už nevyplňuje ani nenahlašuje.

Digitalizace ve firmách může mít hodně podob. A správa budov a vybavení je jen jednou z nich. Stále více firem si uvědomuje, že když se zaměstnanci nebudou zabývat administrativou – nebo nebudou různí pracovníci dělat to, co už před nimi udělal někdo jiný – budou prostě výkonnější.

Přesně to je vidět při zpracování faktur. Zcela běžně ve větších společnostech manažeři zakázek nebo třeba vedoucí středisek přikládají k fakturám excelovskou tabulku s rozúčtováním. A pracovníci na účtárně pak tabulku vezmou a ručně ji přepisují do systému. „To je právě to, co se snažíme ulehčovat. Aby každá věc byla zapsána do systému pouze jednou a člověk na ni nemusel sahat dvakrát,“ vysvětluje Michal Šula, obchodní ředitel společnosti Insio. Ta pomáhá digitalizovat ve velkém.

„Digitalizace čím dál tím víc zasahuje i menší firmy, které dříve tuto potřebu neměly,“ říká Šula. Ale i velké firmy a korporáty se na to, jak působí v digitální oblasti, podle zkušeností společnosti dívají nově. „Často upravují svá stávající řešení,“ přibližuje Šula. Právě schvalování zmíněných faktur jednomu z klientů společnosti Insio kdysi trvalo až 14 dní. Po zavedení digitálního řešení se schválení zkrátilo na den.

„Samotné nás to překvapilo,“ říká obchodní ředitel. Přesto i obecné číslo je velmi zajímavé. Insio může říct, že účetní používající modul firmy určený speciálně na faktury ušetří 65 procent svého času.

Trh ukázal

Společnost Insio funguje 17 let. Od svého začátku se zaměřuje na vývoj vlastního systémového řešení pro řízení firem. A právě s tím úzce souvisí digitalizace společností, kterých dokázala oslovit velké množství. Software poskytuje v jednotlivých modulech, které si firmy můžou postupně přidávat, a slibuje, že zdigitalizovat alespoň část společnosti je možné v řádu dnů.

Firmy si přitom vybírají hned z několika modulů podle toho, které se jim hodí – třeba pro komunikaci, obchod, personalistiku či správu a provoz. Takže když chce firma řešit jenom vnitřní komunikaci, například intranet, zaplatí si jen tento modul. Je ale možné přihodit třeba i evidenci odeslané a přijaté pošty a napojit se na datové schránky.

A když se společnosti hodí sledovat obchodní příležitosti, přikoupí si obchodní modul, který umí řídit komunikaci s možnými i reálnými zákazníky. K němu pak jde připojit například správu nabídek, řízení zakázek, sledování faktur či objednávek.

Podobné je to v personalistice. K informacím o zaměstnancích jde „přilepit“ cestovní příkazy a účtování pracovních cest. Obdobně funguje i možnost správy nemovitostí, skladů nebo třeba zasedaček.

Služby Insia využívá XXXLutz, síť očních ordinací NeoVize, obr mezi datovými centry Altron nebo slovenská Union pojišťovna. A řada dalších. Klienty má z oblasti výroby, facility managementu, pojištění, automotive i třeba mezi obchodními domy. Ale patří mezi ně taky vysoké školy či poskytovatelé energií. Vedle toho rostoucím segmentem, který digitalizuje, jsou například firmy montující a servisující tepelná čerpadla a solární panely.

Celkově s produktem z dílny Insia přišlo do kontaktu už téměř 100 tisíc lidí. „Na počátku byla správná sázka na dobové technologie, kde trh ukázal, že prostor pro instalované aplikace se zmenšuje,“ vysvětluje Šula.

Stroje to přečtou lépe

Zmenšuje se především prostor pro to, aby se společnosti digitalizaci mohly zcela vyhýbat. „Dostáváme faktury na 18 firem, ty pak procházejí několikastupňovým schvalováním s mnoha různými možnostmi výsledku a dalšího postupu,“ vysvětluje David Jelen, finanční ředitel očních klinik NeoVize, jak to může chodit v administrativě větší firmy.

Teď už tu automaticky probíhá zápis faktur do systému umělou inteligencí – Insio totiž umí strojově číst dokumenty, faktury či účetní doklady díky spolupráci s českou společností Rossum, která z dokumentů umí vytěžovat právě takové informace.

V NeoVizi se tak umělá inteligence umí v reálném čase učit z chyb vlastní interpretace polí na různých formátech faktur. Až ke správnosti čtení všech údajů na 99,8 procenta. Automaticky kontroluje náležitosti na faktuře, takže se doklad nevystaví s jiným číslem účtu, než je číslo firmy, a peníze se neodešlou podvodníkovi.

Anebo úplně jinak. XXXLutz má v Česku a na Slovensku 45 prodejen. Všechny mají jeden společný online systém pro správu, evidenci a plánovanou údržbu budov a zařízení v cloudu – a dodává ho právě Insio. Pracuje tu s vysokými čísly, umožňuje spravovat bezmála dva tisíce zaznamenaných zařízení, k nimž je přiřazeno kolem 3 500 úkonů včetně uložené dokumentace, revizních zpráv nebo třeba návodů k obsluze.

Místo lidí tu systém hlídá plán údržby podle platných vyhlášek i bezpečnost práce včetně evidence dokumentů i třeba evakuačních plánů. Zástupci prodejen v cloudu najdou, jak mají řešit havárie, opravy, servisy i revize. A vidí stav, v jakém se úkol nachází. Systém dokáže sledovat termíny revizí podle platné legislativy, když se blíží změna, posílá notifikaci

Firmy si pochvalují čas, propojenost informací, ale i data pro rozhodování. Pracovníci se vyhnou chybám, protože stroj je na rozdíl od člověka v takovém typu procesů neomylný. A manažeři se můžou věnovat podstatě svého byznysu a ne mikromanagementu. To vše jde ale posunout ještě mnohem dál. „Cílově bychom rádi do puntíku naplnili vizi bezpapírové kanceláře a veškeré pracovní záležitosti řešili na jednom přehledném místě a online. A to jak z počítače, tak z mobilu,“ představuje si Jelen z NeoVize.