Informační povinnost, překopání fungování dohod o provedení práce i pracovní činnosti či povinné dohody o práci z domova. Firmy toho v minulém roce musely ve vztahu k zaměstnancům řešit spoustu a většinu akutně, aby se vyhnuly riziku případných sankcí. V balíku novinek v zákoníku práce z října 2023 je ale i úprava, která se na pořadu dne začíná objevovat až dnes. Žádné sankce z ní nehrozí, ale všem zaměstnavatelům otevírá nové možnosti.

„Ve zkratce jde o to, že nově lze mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem elektronicky řešit i to, co bylo dlouhá léta nemyslitelné. Zákoník práce sice nezakazoval elektronické uzavírání smluv, ale významně komplikoval způsoby elektronického doručení, takže tato možnost byla v praxi jen obtížně využitelná. To novela napravuje a elektronicky už lze uzavírat pracovní smlouvy nebo dohody, dokonce je elektronicky i rozvazovat,“ popisuje novinku advokát Daniel Vejsada z kanceláře PRK Partners. Podle jeho slov se tím firmám konečně otevírají dveře k plně distančnímu náboru a hlubší digitalizaci personální agendy.

Až do 1. října 2023 bylo s ohledem na přísnou úpravu elektronického doručování nutné podpisy pracovních smluv i dohod o provedení práce (DPP) či pracovní činnosti (DPČ) dělat vždy pokud možno osobně. To samé se týkalo i případného ukončování smluv, kdy v případě jednostranných úkonů zákon vyžadoval doručení do vlastních rukou primárně osobně na pracovišti, až poté umožňoval doručení elektronickou cestou. A to ještě při splnění dalších přísných, v praxi mnohdy nenaplnitelných podmínek.

„Novela odstraňuje zbytečnou byrokracii a umožňuje firmám vést administrativu u nových zaměstnanců výlučně v digitální podobě. U již podepsaných dokumentů si zaměstnavatel samozřejmě stále musí ponechat podepsané papírové originály, ale novela firmám dává možnost nové smlouvy elektronicky podepisovat i doručovat a prohloubit tak digitalizaci pracovněprávní agendy,“ vysvětluje Vejsada, proč je pro firmy důležité se rozhodnout, zda se budou snažit začlenit elektronickou variantu.

Elektronické doručování ve dvou režimech

Zákoník práce rozděluje pracovněprávní úkony do dvou kategorií s odlišným režimem doručování. V té volnější, kam nově spadají všechny dvoustranně uzavírané smlouvy a dohody, mohou obě strany dokumenty elektronicky podepsat a doručovat bez významnějších omezení. Od elektronicky uzavřené smlouvy zákoník práce zaměstnanci umožňuje odstoupit v sedmidenní lhůtě a její originál musí být zaměstnanci zaslán na soukromou e-mailovou adresu.

Jednostranně oznamované skutečnosti, například výpovědi, okamžitá zrušení či platové a mzdové výměry, spadají do přísnějšího režimu doručování. Zaměstnavatel si může vybrat, zda tyto dokumenty doručí osobně na pracovišti, tam, kde zaměstnance jednoduše zastihne, e-mailem nebo datovou schránkou. „Překážkou pro využití datové schránky je to, že ani po letech nejsou mezi zaměstnanci příliš rozšířené. Naštěstí má zaměstnavatel možnost volby, který kanál si vybere. Změna, že výpověď už není nutné doručit jen osobně na pracovišti, je jednoznačně pozitivní,“ přidává postřehy z praxe Vejsada.

Pro doručení e-mailem stačí splnit jednu podmínku. „Firma musí od zaměstnance získat souhlas s elektronickou komunikací. Ten jí k tomu musí sdělit soukromou e-mailovou adresu, jinou od té firemní. Jen pozor, toto prohlášení musí být uzavřeno samostatně, nemůže být součástí žádné další smlouvy ani souhlasu,“ upozorňuje advokát. Písemnosti jsou poté považovány za doručené buď potvrzením doručení ze strany zaměstnance, nebo patnáctým dnem ode dne jejich dodání, pokud zaměstnanec doručení nijak nepotvrdil.

Písemnosti zasílané e-mailem musí firmy podepisovat uznávaným elektronickým podpisem, tedy za využití kvalifikovaného certifikátu. Jeho vydání může stát několik stokorun ročně a kvalifikované certifikáty se tak vyplatí vystavovat jen zástupcům společnosti, kteří smlouvy podepisují. U firem ale kvalifikované podpisy zatím nejsou časté, populárnější jsou podpisové platformy, u kterých podpis jednoho dokumentu vyjde na desetikoruny a nepojí se s přílišnou administrativou.

V opačném směru je novela k zaměstnancům mírnější. Těm umožňuje jednostranně podat výpověď e-mailem, pokud zaměstnavatel uvede elektronickou adresu k zasílání takových písemností, nebo do datové schránky zaměstnavatele, kam zaměstnanec může doručovat i bez souhlasu. Pro firmy podle názoru Vejsady neznamená závažnější problém ani fikce doručení, kdy jsou dokumenty považovány za doručené automaticky po uplynutí zákonem dané lhůty: „Firmy se naučily s datovými schránkami pracovat a u těch větších se už nestává, že by v datovce nebo e-mailu něco zapadlo. To snad jedině lidskou chybou, protože v procesech se s elektronickými dokumenty už počítá.“

Advokátní kancelář PRK Partners v minulém roce připravila své klienty zejména na povinné změny, jejichž nesplnění se pojí s rizikem sankcí. V novém roce ale firmy začaly zkoumat i další možnosti, které novela zákoníku práce přinesla. Pro spoustu firem je elektronické uzavírání pracovněprávních dokumentů atraktivní a na projekty digitalizace HR se v novém roce chystají.

„Minimum, které klientům doporučujeme udělat hned, je začlenit tyto možnosti alespoň do náboru. Ptát se zaměstnanců na datovou schránku a připravit si souhlasy s elektronickým doručením. Jednoduše se připravit na to, že v budoucnosti může přijít moment, kdy tyto možnosti bude chtít firma zavést,“ sdílí svůj pohled na věc Vejsada.

Pro všechny zaměstnance pracující vzdáleně je pak novela také vítanou novinkou, jelikož už nemusí kvůli podpisům cestovat do kanceláře. A ve společnostech, které pracují čistě virtuálně bez fyzického sídla, tato novela řeší problémy s čekáním na kompetentní osobu s oprávněním podepisovat dokumenty. „Značné úspory v digitalizaci HR přinese zejména větším firmám, které v Česku provozují více poboček nebo mají své matky v zahraničí,“ doplňuje advokát.