Asi by se těžko našly firmy, které dlouhodobě necílí na průběžné zvyšování produktivity. V kontextu pandemie koronaviru, kdy jsou ekonomiky po celém světě v recesi a oživení prozatím v nedohlednu, je toto téma o to důležitější. Mít tedy správné informace pro efektivní řízení a realizaci úspor je naprosto klíčové.

„Zároveň se dá očekávat, že až se ekonomika opět vrátí na úroveň před krizí, firmy se budou chtít vyhnout složité situaci na trhu práce a náročnému obsazování pozic, které lze nahradit automatizací či zefektivněním procesů. A aby firmy mohly projít takovou proměnou, potřebují k tomu správná data o tom, jak reálně fungují,“ popisuje Michal Franek.

Společnost UltimateSuite, kterou Franek od začátku tohoto roku vede, v aktuální situaci vidí velkou příležitost k růstu. Se svými produkty UltimateSuite a UltimateRPA umožňuje firmám získat přehled o realizovaných procesech, měřit produktivitu nebo identifikovat příležitosti k optimalizaci a automatizovat.

Pod zkratkou RPA v názvu UltimateRPA se skrývá pojem Robotic Process Automation (RPA), technologický směr, na který se tento produkt zaměřuje. UltimateSuite se pro změnu zaměřuje na novou, globálně se rodící oblast Task Miningu.

Právě v této oblasti firma, sídlící jen několik minut pěšky od stanice metra Pražského povstání, věří, že pomůže definovat, jakým směrem se bude task mining nadále vyvíjet. Nejdřív však vysvětlení, co vlastně tyto anglické názvy znamenají.

RPA je technologie pro automatizaci obchodních procesů prostřednictvím autonomních softwarových robotů s využitím prvků umělé inteligence nebo jiných algoritmů. Firmy si nemusí na rutinní práci nabírat brigádníky, kteří například přepisují data ze smluv do tabulek ručně, místo toho se o to postará robotická automatizace. Zaměstnanci tak mají víc času věnovat se náročnějším úkolům s vyšší přidanou hodnotou.

Task mining je pak nová oblast zaměřená na měření a vyhodnocování jednotlivých úkonů v rámci firemních procesů. Zatímco systémy RPA se učí, jak práci lidí v jednotlivých úkolech napodobovat, task mining realizované úkoly analyzují a hledají úzká místa, kde dochází k neefektivitě. A právě tyto funkcionality nástroje UltimateRPA a UltimateSuite nabízejí, čímž pomáhají zvyšovat celkovou produktivitu firem.

Jak řídit produktivitu

„Od začátku pandemie se s námi měsíc a půl nikdo nebavil. Firmy řešily úplně jiné problémy, aby vůbec mohly udržet kontinuitu svého byznysu. Teď nám ale situace hraje do karet. Všichni zaměstnanci, včetně těch, u kterých to doposud nebylo zcela běžné, začali pracovat na home office a manažeři si začínají lámat hlavu s tím, jak řídit produktivitu,“ říká Franek.

Firma UltimateSuite vznikla na začátku letošního roku odštěpením od mateřské firmy StringData, kde historicky oba produkty vznikly. UltimateRPA bylo inspirováno nástrojem na monitoring a syntetické simulace SyDesk, který StringData dodává již od roku 2004.

Ten má užití primárně pro IT provozní útvary velkých korporací, které potřebují sledovat, jak jsou jednotlivé aplikace dostupné pro koncové uživatele a proaktivně hlídat, zda někde nenastal problém, který je třeba obratem řešit dříve než omezí provoz firmy.

Ze zmiňovaných syntetických simulací, které umí například simulovat klikáním do prohlížeče shodný proces přihlášení do internet bankingu jako normální uživatel, to je k RPA vlastně celkem blízko.

„Bylo třeba trochu změnit koncept a dodělat některé funkcionality, ale UltimateRPA bylo na světě celkem brzy. Šlo spíš o to si to celé uvědomit. A na trhu jsme ho uvedli v roce 2015,“ dodává Robert Šamánek, majitel obou společností.

V průběhu implementací RPA však firma narážela na skutečnost, že ne vždy si její klienti dokázali být jistí, které části má smysl robotizovat, a které naopak ne. Rozhodla se proto logiku obrátit a vznikl nápad na nový produkt.

„Začali jsme naopak měřit, co vlastně uživatelé, když standardně řeší své úkoly, napříč aplikacemi dělají – tedy kam klikají, co vyplňují a podobně. Tím jsme získali velmi cenná data pro rozhodování, co lze automatizovat a kde to naopak není rozumné,“ pokračuje Robert Šamánek. Tak se zrodila první verze produktu UltimateSuite.

I když na začátku bylo cílem najít vhodné uživatelské aktivity pro robotizaci, nakonec se otevřel ještě další prostor, kam dnes produkt UltimateSuite směřuje primárně. Ukázalo se totiž, že v nasbíraných datech lze najít velmi zajímavá doporučení, která ukazují, že již při obecné změně metodiky práce s existujícími aplikacemi lze dosáhnout výrazného zvýšení efektivity práce.

Jinými slovy, například změna pracovních postupů inspirovaná prací nejvýkonnějších zaměstnanců může velmi výrazně posunout produktivitu ostatních členu týmu, kteří si v neustále se měnícím prostředí nenašli optimální postupy.

Zároveň lze velmi snadno najít oblasti, kde má současný proces úzká místa, kde to trvá nejdéle, kde se zadávají data redundantně a podobně. Na základě takto naměřených a vyhodnocených tvrdých dat je možné realizovat změny v postupech, které mají přínosy, navíc často bez nutnosti jakkoliv měnit existující aplikace či implementovat nové.

„Máme zkušenosti z několika pojišťoven a bank, kde jsme již po třech týdnech měření dokázali nalézt změny vedoucí ke zvýšení produktivity o 10 až 15 procent. A to bez jediné změny v aplikacích, se kterými uživatelé pracují,“ doplňuje Franek.

Tyto postupy sběru dat a následné analýzy právě spadají pod zmiňovaný task mining, u kterého se obecně očekává, že jako oblast velmi poroste napříč všemi segmenty. A to, že jsou v UltimateSuite na správné cestě, mimo jiné potvrdilo jejich zařazení do reportů analytické společnosti Gartner, která je nyní zkraje května uvedla na seznam celosvětově doporučovaných řešení v oblasti task miningu.

Výhledově společnost plánuje užší propojení UltimateRPA s UltimateSuite. Dle Roberta Šamánka jsou tam jasné synergie, které jsou již dnes v datech patrné a díky kterým bude možné na základě měření uživatelských aktivit rovnou připravovat podklady pro robotizaci.

Pro financování urychlení dalšího rozvoje se zakladatel Robert Šamánek spolu s týmem pod vedením Michala Franka rozhodli najít vhodného investora. „Ale nejde jen o peníze,“ říká Šamánek.

„Jde totiž primárně o spolupráci s někým, kdo nám umí přinést zkušenost se vstupem na zahraniční trhy a s výstavbou partnerské sítě. Toto nejsou produkty jen pro český a slovenský trh, jejich užití je pochopitelně celosvětové a věřím, že již dnes jsme připraveni velmi dobře obstát v globální konkurenci,“ dodává majitel firem na závěr.