Pro mnoho lidí jsou dokumenty a papírování obecně noční můra, zároveň je to ale naprosto nedílná součást jakéhokoliv podnikání, a tak je třeba se s tím popasovat. Pokud potřebujete párkrát do týdne zaslat fakturu nebo podepsat nějaký dokument, nepotřebujete nic příliš sofistikovaného. Jakmile ovšem agenda začne narůstat, ve firmě obíhají stovky, ne-li tisíce dokumentů a vy je potřebujete efektivně schvalovat, vytvářet či s nimi jinak pracovat, potřebujete robustnější systém. Už několik let ho vyvíjí v tuzemské společnosti SOCOS IT a její obchodní ředitel říká, že zdaleka nejde jen o nástroj pro největší korporace.

Od roku 2014 SOCOS IT nabízí nástroje DOCU-X DMS, který slouží pro správu dokumentů, a DOCU-X OCR, který je zaměřen na vytěžování dat z faktur, dodacích listů, objednávek, technických průkazů nebo klidně ručně psaného textu. „Cílíme na střední a velké firmy, kterým už nestačí jednoduché procesy a integrace, ale potřebují poměrně robustní řešení,“ říká obchodní ředitel SOCOS IT Jiří Cmíral. Největší zákazníci pracují v DOCU-X s miliony dokladů, stovkami databází i datových schránek a denně řeší stovky schvalovacích procesů. Digitalizace je zásadní, aby vše fungovalo.

Nejčastěji bývají ve firmách digitalizovány účetní doklady, které zaměstnanci posílají do účtárny. I díky tomu existuje řada aplikací, které s moderním zpracováním účetních dokladů, tedy faktur a účtenek, pomáhají, jenže firmy zdaleka nejsou jen o účetních dokladech. A když chtějí mít v digitální podobě všechny možné dokumenty, a to nejen na jednom místě, ale hlavně s nimi i dál pracovat, tak už musí jít jinam. Takovou potřebu před lety vycítili i v SOCOS IT a dnes mají v šesti evropských zemích včetně Maďarska, Litvy nebo Lotyšska několik stovek zákazníků. Takzvaný Document Management System, zkráceně DMS, nasazuje stále více firem.

„Pokud máte již zavedenou nějakou aplikaci na digitalizaci účetních dokladů, může vám solidně sloužit v začátcích podnikání. Jenže s nárůstem počtu dokladů a růstem firmy si všímáte, že jejich schvalování a oběh nefunguje tak hladce jako dřív. Faktur už nemáte pouze padesát měsíčně, ale najednou stovky. Schvalovací proces již není dvoukrokový, ale potřebujete schvalovat paralelně napříč odděleními. Nebo firmami v případě holdingů. Potřebujete schvalovat i další typy dokladů jako objednávky, interní žádanky, normy a směrnice,“ vypočítává Jiří Cmíral.

Klíčové není jen to, že samotné dokumenty zdigitalizujete a v ideálním případě se ve firmě ve většině případů obejdete bez fyzického papíru, ale hlavně s nimi dokážete dál mnohem efektivněji pracovat. „Často si lidi myslí, že DMS je nějaký archiv na dokumenty. Prostě místo, kam uložím něco, co už nepoužívám, ale jednou za čas to potřebuji dohledat. Přitom DMS je primárně o procesech a automatizaci. Umíme přijmout jakýkoliv doklad, vytěžit jej, zařadit do systému. Nebo nad dokladem automaticky spustit schvalovací proces a na základě pravidel rozhodnout, kdo bude schvalovat. V DOCU-X si zákazník může namodelovat jakýkoliv scénář,“ popisuje Cmíral.

Výsledkem je, že díky komplexnímu systému má firma perfektní přehled o procesech napříč odděleními a týmy. Každý doklad lze jednoduše dohledat, je vidět, u koho čeká na schválení nebo v jakém je stavu a co v něm kdo změnil. „Můžu to měřit a zlepšovat. Nemusím si nic tisknout nebo posílat e-mailem, všichni pracují nad jediným záznamem a každá činnost je evidovaná,“ popisuje obchodní ředitel SOCOS IT.

V rámci takzvaného Workflow vytvoří DOCU-X matici, kterou se pak daný proces řídí a například napovídá, kdo má co schvalovat. Nestane se tak, že za veškeré procesy zodpovídá jedna osoba, a když firmu opustí, nastanou komplikace. Právě její znalosti a schopnosti se převedou přímo do zmíněné matice, která pak pracuje automatizovaně.

Jelikož se v nástroji DOCU-X sbíhají dokumenty všeho druhu, využívají jej firmy účetní, logistické, stavební, výrobní, obchodní, zkrátka všechny, které potřebují pracovat s velkým objemem lejster a dokladů. Jiří Cmíral říká, že nejčastěji jde o firmy, které mají třicet až padesát uživatelů, ale systémy jsou připravené klidně na několik stovek. Celkové digitalizaci podle něj pomohla pandemie, kdy si lidé na home office nebyli schopní předávat dokumenty fyzicky.

Každá firma postupuje v digitalizaci různě rychle. Největší výhodou DOCU-X přitom podle jeho tvůrců je, že není zaměřený pouze na jednu oblast, například zmíněné účetní doklady. Díky tomu se zákazník nemusí v digitalizaci dokumentů nijak omezovat a může v rámci jedné aplikace zdigitalizovat dokumenty všeho druhu. Jelikož jde často o citlivá data, nasazuje SOCOS IT své nástroje ve firmách primárně on-premise, tedy do prostředí zákazníka na jeho servery. Zároveň ale umí fungovat také v jakémkoliv jiném lokálním datacentru či cloudu.

Důležitá je pro firmy pochopitelně i cena a tady obchodní ředitel říká, že návratnost systémů pro správu dokumentů se zákazníkům často špatně vypočítává, protože firmy obvykle nemají spočítáno, jak dlouho jejich stávající procesy trvají. „Pokud se bavíme o vytěžování, tak tam je návratnost klidně do jednoho roku,“ dodává.