Asi málo zakladatelů a šéfů firem by na otázku, jaká činnost patří mezi jejich nejoblíbenější, odpovědělo účetnictví. Jde ovšem o záležitost, bez které se žádná firma neobejde. Navíc když se dělá dobře, může zásadním způsobem pomoci v řízení a dlouhodobé udržitelnosti celého byznysu. „Nejdůležitější je v byznysu finanční plán a zdravé podnikání,“ říká David Jelen, řídící partner společnosti Profid, která se na finance ve firmách specializuje. Výsledkem jejich činnosti je, že má zakladatel mnohem lepší přehled o tom, co se v jeho firmě skutečně děje, a může nejen klidně spát, ale také dělat strategická rozhodnutí.

Zejména když se firmy rozjíždějí, mají jen pár zaměstnanců a scházejí se jim první příjmy, není obvykle komplexní řízení finančních toků na prvním místě. Je to ostatně typický příklad, se kterým se v Profidu setkávají. „Skoro každý zakladatel přijde s tím, že účetnictví jako takové vlastně moc neřeší, protože si ekonomiku firmy vyplňuje ve vlastní tabulce v Excelu, kde má vše, co potřebuje,“ vysvětluje Jindra Boudal Předotová, která společně s Davidem Jelenem více než třicetičlenný tým finančních specialistů pod značkou Profid řídí.

Firmám poskytují základní účetní služby na měsíční bázi, proaktivní finanční správu na bázi denní a také jim nasazují nejmodernější technologie a software, které pomáhají s optimalizací pracovních postupů a automatizací. David Jelen nevidí žádný problém v tom, když si zakladatelé firmu a její finance zpočátku skutečně řídí pomocí tabulky v Excelu, ale dříve nebo později dojdou do fáze, kdy to už nestačí. Kdy je potřeba začít řešit komplexnější finanční řízení?

„Ve chvíli, kdy už z hlavy nejste schopen říct, jestli jste vydělal, nebo prodělal. A proč máte, nebo nemáte peníze na účtu,“ říká David Jelen. V rozhovoru pro CzechCrunch společně s Jindrou Boudal Předotovou vysvětlují, co vlastně komplexní účetnictví obnáší, proč to zdaleka nejsou jen faktury nebo hlášení DPH a na jaké nejčastější problémy u firem narážejí.

Už jsem slyšel mnoho příběhů, jak vznikají všemožné technologické firmy a startupy. Jak se ale zakládá účetní firma?
David Jelen: Začalo to tím, že mě jednou jedna paní poprosila, jestli bych se jí nepostaral o ekonomiku její firmy. Řekl jsem jí, že to udělám jen tehdy, pokud si budu moci vzít vlastní účetní, protože jsem především ekonom a finanční ředitel, a pokud mám řešit ekonomiku firmy seriózně, potřebuji mít seriózní data, kterým důvěřuji. Jenže ta paní řekla, že nechce riskovat a svou účetní měnit nebude. Tak jsme se nedomluvili.

Nechce riskovat?
David Jelen: Měnit účetní nechce skoro nikdo. Je to citlivá záležitost, obvykle se všichni bojí, že se jim pak účetnictví rozpadne. Jenže ta stejná paní mi za půl roku volala znovu s tím, že narazili na další problém a že už je ochotná i vyměnit účetní. Tak jsme nastoupili spolu s mojí dnešní ženou, a když jsme se pak někde podělili o to, že děláme účetnictví, začali přicházet další klienti. Ti nám postupně vydělali na první posily do týmu, v roce 2015 jsme naší firmě po pěti letech fungování dali název Profid, a dokonce si pronajali první kanceláře.

Letos míříte na obrat 25 milionů korun. Vše jde podle plánu?
David Jelen: Náš další rozvoj nakopla Jindra, která se k nám přidala v roce 2019. Tehdy nás bylo v týmu deset a do další pětiletky jsme si nastavili, že se chceme dostat na 25 až 30 lidí v týmu. Brzy budeme mít splněno, takže vše opravdu jde podle plánu. Rosteme postupně. Možná to některé překvapí, ale my obvykle první rok nebo dva neumíme na našich zakázkách příliš vydělávat. To přichází až později, kdy s našimi klienty obrousíme třecí plochy spolupráce a nastavíme efektivnější postupy. Proto nás zajímají dlouhodobí klienti, krátkodobě to dělat neumíme.

Kdo je váš typický klient?
Jindra Boudal Předotová: Našim typickým zákazníkem je majitel, který se svou firmou podniká primárně v Česku. Záměrně zmiňuji majitele, protože jsme obvykle v přímém kontaktu právě s ním. Je to majitel, případně ředitel firmy, kdo s námi diskutuje výstupy z účetnictví, protože jeho zajímá, jak výsledky dopadly. Není to jen součástka velkého korporátu, kde obíhají dokumenty k auditorům nebo se posílají přiznání k DPH. Jsme v roli finančního oddělení, které v rámci účetnictví zajistí vše, co po něm můžete potřebovat.

Možná bychom si mohli pro začátek definovat, co přesně účetnictví znamená.
David Jelen: Pomohu si dvěma anglickými výrazy. První je bookkeeping, což je základní evidence knih, například faktur, účtenek a podobně. Druhý je accounting, kdy evidenci proměníte ve finanční vyjádření, tedy například finanční report, jak se vaší firmě daří. A když se na něj podíváte, měli byste v něm svoji firmu rychle poznat.

Jak to myslíte?
David Jelen: Ve chvíli, kdy máte firmu, o které si myslíte, že vydělává, a dostanete do ruky finanční výkazy, kde takový údaj nevidíte, obvykle uděláte jednu z těchto věcí: buď hledáte tak dlouho někoho, kdo vám tam nakonec vaši domněnku promítne, nebo si řeknete, že účetnictví je vlastně zbytečné a děláte ho jen proto, abyste měl splněno. Sám si pak někde bokem vedete ekonomiku firmy v tabulce, abyste věděl, jak na tom jste.

Jindra Boudal Předotová: To je skutečně častý a typický příklad, se kterým za námi majitelé firem chodí. Skoro každý zakladatel přijde s tím, že účetnictví jako takové moc neřeší, protože si ekonomiku firmy vyplňuje ve vlastní tabulce v Excelu, kde má vše, co potřebuje.

Je to nutně problém, když mu to funguje?
David Jelen: Není, ale zároveň se takový majitel ve chvíli, kdy si není něčím jistý, nemá s kým poradit. Pokud vidíme, že má marži 33 procent a fixní náklady ve výši jednoho milionu měsíčně, tak mu dokážeme říct: Pokud budeš mít obrat přes tři miliony měsíčně, bude ti to fungovat, pokud bude obrat pod tři miliony, máš problém, a pokud přes čtyři miliony, budeš nadmíru spokojen. Málokdo to dokáže majitelům tak jednoduše vysvětlit a ukázat, když se o svá čísla vlastně ani s nikým nepodělí. My jsme přesvědčeni, že na začátku podnikání je lepší si říct alespoň pár základních metrik, které se mají sledovat, a s růstem firmy postupně přidávat další. Majitel pak má za čím mířit.

Takže když nechám dělat účetnictví vás, dostanu od vás i několik základních ukazatelů, které bych měl splnit, abych měl jistotu, že nezkrachuju?
David Jelen: Přesně tak. V začátcích jsme ostatně o pár klientů přišli, protože jsme jim vše dělali příliš komplikované. Vytvořili jsme reporty, které nepochopili nebo je neuměli využít, a tak v naší službě necítili užitek. Když jsme začali reporty zjednodušovat do formy, kdy byly pro danou firmou v daný okamžik použitelné a pomohly jim, začalo to fungovat.

Jindra Boudal Předotová: Zároveň je třeba říct, že majitelé obvykle mají základní čísla o svém byznysu v hlavě. Jenže si o nich právě často nemají s kým popovídat a ujistit se, že na nic nezapomněli nebo něco nepřehlédli.

Co třeba mohou přehlédnout?
Jindra Boudal Předotová: Uvedu příklad. Firma má deset poboček a tři z nich nevydělávají, respektive jsou na „černé nule“. Majitel by je proto chtěl zrušit, jenže už si neuvědomí, že tyto tři pobočky absorbují z fixních nákladů třicet procent. Pokud tedy zruší tři pobočky, měl by zároveň ořezat o třicet procent fixní náklady, jinak je bude muset alokovat mezi zbylých sedm poboček a pravděpodobně přestane vydělávat. Přestože ty tři pobočky nevydělávají, pomáhají platit ansámbl pro sedm vydělávajících poboček. První úvaha majitele sice byla správná, tedy zrušit něco, co nevydělává, ale je třeba si uvědomit i navazující efekty. Tam už selská ekonomika v hlavě většinou nedohlédne.

Dokážu si představit, že pro některé majitele může být zpočátku těžké svěřit účetnictví externí firmě. Neztratí tím nad svými čísly kontrolu?
David Jelen: Proto nemusíme hned přebírat celé účetnictví. Můžeme ho ale celé rekonsolidovat. Majitel nám řekne, jak o svém byznysu přemýšlí, a my se snažíme účtovat podle toho, na co je zvyklý. A pak porovnáme, jak to vyšlo nám. Nemůžeme přijít do firmy a říct, že dělají všechno špatně, to by nefungovalo. Snažíme se hledat, kde počty nesedí. Když už lidé podnikají několik let, obvykle základní čísla vědí. Nepomáháme jim objevovat něco, co vůbec netušili, ale přinášíme jim klid, ujištění, že to, co vidí, vidí správně. Třeba jim ukážeme jiný pohled na věc, díky kterému svůj byznys ještě zlepší.

Kdy bych měl uvažovat o tom, že předám účetnictví externí firmě?
David Jelen: Ve chvíli, kdy už z hlavy nejste schopen říct, jestli jste vydělal, nebo prodělal. A proč máte, nebo nemáte peníze na účtu. V takový moment je potřeba začít zpracovávat data systémově. Majitelé zároveň často mají ve svých úsudcích emoce a jejich rozhodnutí nemusí být racionální. Účetní firma emoce nemá. Často navíc narážíme na elementární chyby, které hned odhalíme, ale majitel je už nevidí nebo nedopočítá.

Jindra Boudal Předotová: Jeden z našich klientů dával pětiprocentní slevu za včasnou platbu. Chtěl mít peníze co nejrychleji na účtu, protože slyšel, že nejlepší je mít rychlé cash flow. Jenže už nedohlédl, co ta pětiprocentní sleva může znamenat. Obrat měl 30 milionů a zisk 5 milionů, ale kdyby si z poloviny plateb, které přišly včas, odečetl pět procent, tak to na 15 milionech představuje 750 tisíc. Ze zisku 5 milionů by najednou bylo jen 4,25 milionu, a to jen proto, že si nebyl schopen zoptimalizovat pracovní kapitál. Z fakturace je pět procent nic, ale zisk už to efektivně snížilo o 15 procent.

Cash flow, to je ostatně v byznysu často omílané téma.
David Jelen: Jsem rád, že to zmiňujete. Já totiž nesouhlasím s tvrzením, že cash flow je nejdůležitější. Nejdůležitější je v byznysu finanční plán a zdravé podnikání, cash flow je pak jen logickým výsledkem. Ti, co říkají, aby se firma řídila přes cash flow, podle mě jen neprokoukli, jak se to má dělat. Neměl bych podnikat podle toho, jestli mám zrovna peníze na účtu, nebo ne. Ostatně to kdysi Warren Buffett poradil Billu Gatesovi a podívejte, jak dobře to dopadlo

Jaké nejpalčivější problémy v oblasti financí firmy řeší, respektive vy jim pomáháte řešit?
David Jelen: Marže. Často máte firmu, kde si každý myslí, že udělal jinou marži. Jeden říká, že podepsal obchod s třicetiprocentní marží, načež mu druhý řekne, že to určitě není tolik, protože jim toho dal spoustu zdarma, a tak počítají třeba se dvaceti procenty. Z účetnictví pak ale vyleze, že marže byla jen deset procent. A ve finále si nikdo nerozumí a všichni fungují jinak. Nákladů, které spadají do marže a na začátku je nezkalkulujete, je spousta. Je zásadní sladit ve firmě debatu o tom, co je to vlastně marže, za kolik se má prodávat nebo kolik na daném produktu vydělávám.

Vy se na byznysy díváte primárně přes čísla, bez emocí, ale lze firmu řídit jen podle čísel?
Jindra Boudal Předotová: Nejde, ale musíte vědět, jaká čísla máte a s čím pracujete. Zároveň je dobré mít nastavený finanční cíl, za kterým firma jde. Když si majitel řekne, že chce ročně vydělat pět milionů korun, jde snadno dopočítat, jak se k nim dostat. Pokud ví, že má marži deset procent, tak potřebuje vygenerovat ročně obrat 50 milionů korun. Pak si musí klást otázky, jestli je schopen vybudovat ve svém oboru tak velkou firmu nebo jak dlouho mu to bude trvat. I myšlenky zakladatele jdou do účetnictví a plánování zahrnout a kvantifikovat je.

Vy určitě budete říkat, že je třeba brát účetní firmu jako investici, ale mnozí majitelé to budou považovat za náklad. S čím se na trhu setkáváte?
Jindra Boudal Předotová: Lidé za námi obvykle přicházejí s tím, že chtějí účetnictví, pod kterým si představují hlavně podání DPH a placení faktur. A i v tom mají binec. Jdou za nudnou účetní agendou a obvykle ani neznají model, že by se mohli se svým účetním bavit o finančním řízení. My typicky jejich účetnictví převezmeme a postupně začneme přidávat další naše služby, například začneme vést sofistikované diskuze nad čísly, která v životě neviděli.

David Jelen: Nebojíme se majiteli firmy říct, že podle nás prodělal. Účetní se často bojí. Majitel si možná nejprve klepe na čelo, protože žije v představě, že vydělává, ale když mu pak v číslech ukážeme opak, tak právě v tu chvíli se začne budovat náš dlouhodobý vztah.

Říkáte, že klíčová je otevřenost. Počítám, že to znamená maximálně transparentní komunikaci i třeba v tom, když se ví, že firma někde udělala chybu?
David Jelen: Otevřenost a důvěra je absolutně klíčová. Pakliže děláme svou práci dobře, víme o dané firmě úplně všechno. Někdo si to možná ani neuvědomuje, ale role důvěry a chápání vztahu je nesmírně důležitá. Majitelé nám na začátku naší spolupráce často neříkají nic, je to logické, ale když zjistí, že jsme pro ně partnerem s přidanou hodnotou, postupně nám vše rozkryjí.

Jste dražší, než když si najmu interního účetního?
David Jelen: Je to o úhlu pohledu. Outsourcing zpravidla není levnější než interní řešení, ale když máte agendu, kde sedmdesát procent zvládne junior, dvacet procent senior a jen na deset procent potřebujete opravdu zkušeného člověka, tak všechny tyto lidi nenakoupíte. Budete mít buď zkušeného člověka, kterého nebude bavit rutina, nebo juniora, který ale neošetří těch pár klíčových složitých agend. Takový úvazek si dokážete efektivně poskládat jen externě. A ve výsledku pravděpodobně i ušetřit.

Jak do vaší práce promlouvají technologie? Všude se řeší automatizace, umělá inteligence.
David Jelen: Před lety jsme udělali jedno z našich nejlepších rozhodnutí a investovali do poměrně drahého účetního softwaru. Jde o velký podnikový systém, díky kterému můžeme mít i velké zákazníky o několika stovkách zaměstnanců, protože ti potřebují sofistikovanější nástroje. I díky němu neustále pracujeme na zlepšování efektivity našich procesů a zároveň vyvíjíme klientskou platformu, kde s námi může klient komunikovat, ukládat si smlouvy, číst datové schránky, vystavit fakturu nebo řešit docházku zaměstnanců. Příští rok ji chceme začít nasazovat.

A co ty nové technologie?
Jindra Boudal Předotová: Technologické zázemí je pro nás klíčové. Všichni sice mluví o automatizaci nebo umělé inteligenci, ale v účetnictví jsme především u napřímení toků a procesů, aby všichni měli přístup ke všem informacím a data se ideálně nemusela zadávat víckrát než jednou. Pro některé to může znít banálně, ale už jen tím se ušetří obrovské množství času. Máme klienty, kteří jednu informaci zadávají do třech různých systémů – do fakturačního nástroje, interní aplikace a pak ještě účetního softwaru. Umělá inteligence bude až další krok. Zatím je stále spousta prostoru pro optimalizaci i bez ní. To nicméně neznamená, že by tato technologie nebyla tématem – aktuálně ji už v některých případech používáme, stále se však bavíme o technologii, která stojí na svém začátku.