Přemýšleli jste někdy nad tím, jaké by to bylo, vidět budoucnost vaší firmy? Co byste dělali, kdybyste věděli, jak všechno dopadne? A jak byste změnili své plány, kdybyste znali každou překážku, nástrahu a nebezpečí, na které můžete narazit? Bohužel se nedá skočit do stroje času a ani křišťálové koule nejsou zrovna nápomocné, ale existuje nástroj, který vám může pomoc – pre-mortem analýza. Právě o něm píše pro CzechCrunch Lukáš Konečný z Y Soft Ventures.

Pohled do budoucnosti změní přítomnost

Co si budeme nalhávat, ať už jste podnikatel nebo manažer a máte na starost jakýkoli projekt, rizika na vás číhají všude kolem a o řadě z nich ani nevíte, dokud se s nimi nepotkáte. Zejména když rozjíždíte startup nebo řídíte komplexní inovační projekty, tak vám okolnosti kolikrát zrovna nehrají do karet a neúspěch je vždy velmi reálnou možností.

Nicméně i s tím se dá vypořádat – věřte tomu, nebo ne, ale na většinu možných problémů se dá nasadit reverse engineering a vyřešit je dříve, než nastanou. Právě k tomu slouží pre-mortem analýza. Pomáhá odhalit všechna rizika, kterým může váš projekt čelit, a připravit strategii k jejich minimalizaci.

Pre-mortem analýza využívá toho, že když přemýšlíme nad událostmi, které se již staly, dokážeme je lépe analyzovat a přesněji vysvětlovat jejich příčiny – a důvodem kupodivu není to, že se už odehrály, ale že je bereme jako zcela jisté. Řada studií prokázala, že pokud tuto jistotu dokážeme přenést do uvažování o tom, co se teprve stane, umí náš mozek uvažovat stejně bystře jako při rozebírání minulosti.

Pre-mortem analýza tedy začíná tím, že se v představě přenesete do bodu v budoucnosti, ve kterém váš projekt absolutně selhal, abyste pak mohli začít se svým týmem hledat všechny příčiny, které k tomu vedly. Na rozdíl od post-mortem analýzy, která zkoumá příčiny konce až poté, co nastal, se pre-mortem provádí co nejdříve, aby bylo možné projekt zlepšit, dokud je čas, a nemuseli jste ho pitvat, když už je příliš pozdě.

Souboj s vlastní myslí

Než se dostaneme k tomu, jak se pre-mortem provádí, podívejme se, proč je to vlastně tak cenný nástroj. Nejde totiž jen o to ohromné množství rizik kolem nás, ale hlavně o to, jak si s námi hraje naše vlastní mysl. Při rozhodování totiž neustále čelíme různým kognitivním zkreslením, které snadno pomotají hlavu i těm nejzkušenějším.

Mezi nejzákeřnější nepřátele patří hlavně optimistické zkreslení (optimism bias), potvrzovací zkreslení (confirmation bias) nebo chyby plánování (planning fallacy) – věříme tomu, že nám se přece nic negativního nestane, pracujeme hlavně s informacemi, které podporují náš pohled na věc, a podceňujeme čas a zdroje potřebné k dokončení našich plánů.

Je prokázáno, že čím víc lidem záleží na úspěchu svých projektů, tím víc jsou sebevědomí a náchylní vůči těmto hrátkám mysli. Však se jen podívejte, jak zásadní součástí startupové kultury je optimismus a víra v lepší budoucnost.

Nezapomínejme ani na to, že málokomu se chce jít v diskuzi proti většině a upozorňovat na problémy, ať už z jakýchkoli důvodů. Zejména na začátku, při plánování, panuje v týmu většinou největší harmonie a jakýkoli negativismus může být vnímán jako neloajálnost vůči ostatním a celé firmě. Velmi snadno pak vznikne toxická atmosféra, která bude stát v cestě jakémukoli smysluplnému řízení rizik.

Pre-mortem analýza v 5 krocích

Celé pre-mortem je postaveno na poměrně jednoduchém procesu. Můžete si ho projít sami, ale nejvíc z něj dostanete, když zapojíte celý tým nebo klíčové stakeholdery. Je postaveno tak, aby obrátilo naše běžné vzorce uvažování vzhůru nohama – tak aby se vytvořilo kreativní a bezpečné prostředí, kde se lze otevřeně bavit o rizicích a problémech, kdokoli si může dovolit mluvit o svých výhradách, eliminuje se přehnané sebevědomí, a hlavně se podporuje kultura upřímnosti.

Na pre-mortem workshop byste si s týmem měli vyhradit alespoň hodinu a půl až dvě nerušeného času, u rozsáhlých projektů to může být samozřejmě i víc. Nejde tedy o malou investici, ale jen si to porovnejte s tím, kolik času by stálo dát projekt zase zpět dohromady, až se něco pokazí.

1. Příprava

Než svoláte celý tým na workshop, je třeba drobná příprava. Nejprve si připomeňte dlouhodobé i krátkodobé cíle vašeho projektu. Poté se rozhodněte, jak daleko do budoucnosti se budete chtít podívat. Čím kratší horizont nastavíte, tím specifičtější a praktičtější bude brainstorming, na druhou stranu s delším časovým výhledem se možná objeví kreativnější a objevnější myšlenky.

Na konec si určete, kdo bude na workshopu vystupovat jako zapisovatel – abyste z celého cvičení vytěžili co nejvíce, je skvělé mít jednoho účastníka, který se aktivně nezapojuje a pouze zaznamenává, co se děje.

2. Uvedení do workshopu

Každá pre-mortem analýza začíná tím, že účastníkům vysvětlíte její účel, připomenete, o čem je daný projekt a jaké jsou jeho cíle, a shrnete existující plány. Pak už se přenesete do budoucnosti – popíšete zkázu celého projektu a to, co se odehrává v jeho troskách. Čím živější obraz poskytnete, tím lépe. Aby se do situace dalo dobře vžít, mluvte v přítomném a minulém čase.

3. Brainstorming

Jakmile se každý v duchu přenese s vámi, požádejte tým, aby k sobě byl brutálně upřímný, a nechte každého brainstormovat příčiny, které způsobily krach celého projektu – jakékoli negativní zvraty událostí, špatná rozhodnutí, přehlédnutá nebo ignorovaná výstražná znamení a předpoklady, které se ukázaly mylné. Mohly souviset s plánováním, provedením, komunikací nebo výsledky.

Použít můžete jakoukoli techniku brainstormingu. Účastníci sice můžou pracovat individuálně, ale je lepší zůstat v týmu a maximálně velké skupiny rozdělit na menší části po 4 až 6 lidech. Pamatujte na to – a připomínejte to účastníkům – že cílem je přijít s všemi možnými myšlenkami a zaznamenat je, ne je analyzovat nebo, nedej bože, odmítat.

I nyní dbejte na to, abyste mluvili tak, jako byste byli v budoucnosti – používejte minulý čas pro to, co se už „stalo“, a současný pro to, co „je teď“, ať se do celého workshopu co nejvíc ponoříte a zapnou se ty správné části mozku.

4. Prioritizace

Jakmile se brainstorming vyčerpá, přichází čas sdílet všechny myšlenky. Hodit se budou třeba post-it nálepky, na které můžete vše viditelně zapsat a zároveň je sdružovat do témat. Prezentované nápady dál rozebírejte – ne abyste je odmítli, ale abyste je dohnali do extrému. Ptejte se navzájem, proč se dané události staly, jak se vše odehrálo a proč jste to nedokázali předvídat.

Když vše projdete, vyberte ta nejdůležitější rizika. Zamyslete se nad tím, jak silný dopad jednotlivé události měly, jak velká byla pravděpodobnost, že nastanou, a jak jste je mohli ovlivnit. Zaměřte se na to, kde bylo možné situaci zabránit. Externí rizika, která byla zcela mimo vaši sféru vlivu, si nechte bokem na jiný workshop k řízení rizik. Finální rozhodnutí můžete provést třeba pomocí hlasování, kdy má každý člověk 3 hlasy a může je libovolně přidělit 1, 2 nebo 3 rizikům, která vidí jako nejkritičtější.

5. Sestavení akčních plánů

Poté, co identifikujete klíčová rizika, je třeba připravit plány, jak se jim vyhnout nebo je minimalizovat. Snažte se být co nejkonkrétnější a nejpraktičtější, nebojte se detailů. K jednotlivým plánům pak přiřaďte „majitele“. Ti nejsou zodpovědní za to, aby celý plán odpracovali, ale musí zajistit to, že se vše zrealizuje.

Přepište svou budoucnost

Z celého workshopu byste měli odcházet s tím, že jste sice prožili budoucnost, ve které jste váš projekt dovedli k majestátnímu selhání, ale zároveň jste viděli všechny možné příčiny, zjistili, kdy a proč k nim došlo, a hlavně vymysleli, jak jim zabránit. Teď už jen musíte zapracovat na tom, abyste se vydali tou správnou cestou a svou budoucnost přepsali. Vaše cesta časem je u konce.

P.S.: Pokud by na vás dolehl až moc silný pocit zoufalství, dá se do workshopu vložit i pozitivní element. V rámci brainstormingu rozdělte tým na dvě skupiny, z nichž jedna bude mapovat rizika, a druhá se zaměří naopak na příležitosti a rozhodnutí, která vám pomohla překonat plány i veškerá vaše očekávání.