Současné podmínky karantény jsou velkou zatěžkávací zkouškou pro všechny. Základem pro pokračování v operativě firem je a bude funkční komunikace. Provoz firmy kompletně online jsme si poprvé vyzkoušeli i my v Bistro Social a k „hladkému“ chodu nám značně pomáhá Workplace od Facebooku. Jak jsme se k němu dostali a jak může pomoci i vám?

Na jaře 2017 jsme v Bistru začali testovat nový nástroj. Po Basecampu, Trellu a Slacku přišel na řadu Workplace z dílny Facebooku. Proč jsme chtěli zkusit něco nového? Jsme social media agentura, takže máme k řešením od Facebooku blízko. Dnes jsou to skoro tři roky, co se z Workplace stal náš primární kolaborativní nástroj.

Jelikož jsme už měli s tímto nástrojem zkušenosti, obrátil se na nás náš partner Heineken. Ten se chystal Workplace integrovat jako svůj celosvětový nástroj pro interní komunikaci firmy a my jsme se toho společně mnoho naučili. Na následující řádcích vám popíšu, proč se nemusíte Workplace od Facebooku bát a jaké jsou jeho největší výhody i nevýhody.

***

Umí ho používat každý

Na začátku hraje nejdůležitější roli intuitivní uživatelské rozhraní. To je záměrně velmi podobné Facebooku. Obdoba ale u UX začíná i končí. Nečekejte žádné „chytré“ propojení. Facebook jako provozovatel obou platforem silně akcentuje oddělení soukromé a pracovní roviny.

Vaše osobní aktivita, informace a konverzace se neprotnou s tou pracovní. Uživatel nemusí mít ani účet na Facebooku, aby mohl fungovat v rámci Workplacu. To vnímáme jako jeden z faktorů, které stojí za úspěšným růstem platformy Workplace v korporátním segmentu (v říjnu 2019 dosáhl projekt na 3 miliony platících uživatelů).

Facebook každopádně postavil platformu Workplace na stejných základech jako největší sociální síť světa. Díky tomu každý, kdo se někdy setkal s Facebookem, intuitivně pochopí, jak s Workplace pracovat. Nenastává tu tak frustrace z nového nástroje a neznámého ovládání, jako tomu může být u jiných nově implementovaných služeb.

O firemní data se bát nemusíte

Víme, že Facebook v poslední době čelil problémům s uživatelskými daty, napojení pochybného softwaru třetích stran a obavám o soukromí uživatelů. Jak se k tomu staví Workplace?

Ve světě korporátních nástrojů si Workplace staví samostatný brand. Od začátku na projektu podle jeho představitelů pracuje dedikovaný tým, který se nezapojuje do jiných aktivit Facebooku. Logicky čelí otázkám ohledně bezpečnosti a zneužití poměrně často.

Asi nejzásadnějším krokem bylo odpojení od mateřské domény Facebook.com a založení dedikované Workplace.com. O tranzici byl jako první informován největší klient Walmart. Stalo se tak v den úniku dat na Facebooku. Společnost oddělení domén oficiálně komentovala jako vývoj samostatného brandu, ale spekuluje se, že šlo do jisté míry i o bezpečnostní opatření a uklidnění korporátního segmentu.

Mezi další dlouhodobé klienty, kteří platformě důvěřují, patří řada globálních gigantů. Jedná se o firmy jako Nestlé, Starbucks, Makro, Spotify, Air Asia nebo již zmíněný Heineken.

Hlavní funkce jsou zdarma

Co vaší firmě Workplace nabídne? Začněme s náklady. Podobně jako někteří konkurenti je Workplace postaven na tzv. freemium modelu. Základní verze je zdarma, ale i tak nabízí poměrně rozsáhlé portfolio služeb a nástrojů. V nabídce je dále „pokročilý“ režim, který stojí 4 dolary za uživatele, a nejrobustnější model je „enterprise“ za 8 dolarů.

Klíčový benefit obou placených verzí je pokročilejší administrativní správa, analytické nástroje, otevřené API a technologické vychytávky jako integrace chatbotů nebo tzv. safety check.

Největším důvodem pro zapnutí placené verze je určitě integrace aplikací a nástrojů třetích stran. Od úložišť jako Dropbox, OneDrive nebo Google Drive přes ověřování identity prostřednictvím aplikací Okta a OneLogin až po entreprise software jako ADP, SmartSheet, ServiceNow a Netskope.

V Bistru jsme testovali 90 dní pokročilou verzi a po návratu na základní se necítíme ochuzeni. Nejdůležitějšími funkcemi je pro nás týmový chat, hromadné videohovory a projektové skupiny. Workplace chat předběhl Messenger a nabízí i desktopovou aplikaci (pro Mac i Windows), která doplňuje mobilní aplikace a rozhraní v prohlížeči.

V době karantény jsme udělali zátěžový test skupinového hovoru a týmový status vykopli ve 23 lidech a vše šlo hladce. Někdo se připojil přes mobil, část týmu přes prohlížeč a já prostřednictvím desktopové aplikace.

V současnosti jsou pro naši práci klíčové tzv. „projekty“, které by mohly najít paralelu ve facebookových skupinách. Slouží prakticky ke všemu od řízení tvorby klientského obsahu až po interní debaty nad rozvojem našeho webu nebo příštího teambuildingu (snad nejen virtuálního).

Projekty mají svou nástěnku, souborovou strukturu, notifikace a přehledy pro členy. Snadno se dá nastavit úroveň soukromí, takže máme projekty uzavřené i dostupné pro všechny.

Nejde jen o komunikaci

A jak si Workplace stojí vůči konkurenčním řešením? Z vlastní zkušenosti můžeme říct, že pro řízení komplexnějších projektů nenabízí tak robustní řešení jako třeba Trello nebo Basecamp.

Budu upřímný. Pokud tento text čte projektový manažer, account director nebo kdokoli, kdo řídí komplexní projekty napříč několika týmy, může narazit na limity funkcionalit a customizace. Na druhou stranu přichází s bohatším rozhraním než Teams či Slack, které jsou primárně postaveny na chatovacím modulu.

U některých projektů nicméně využíváme paralelně i Microsoft Teams, a tak můžeme zhodnotit, že největší rozdíl spočívá právě na komplexnějším UX mobilní i desktopové verze Workplace. Pro co největší analogii je Workplace jako Facebook. Velké množství skupin, diskuzí, sdílení obsahu, tvorba a zpětná vazba k obsahu. Workplace chat je nejlépe přirovnán k Messengeru. Chaty, hovory, video, posílání souborů, integrace chatbotů. V tomto kontextu se Teams spíše blíží Workplace chatu než Workplacu samotnému.

Zástupci Workplacu tvrdí, že další konkurent Slack má svou expanzi postavenou na růstu z týmu na tým v rámci jedné organizace. Workplace bývá nejčastěji nasazován jako celofiremní řešení. Tak to bylo rovněž i v Heinekenu.

Jak využívá Workplace nadnárodní korporace?

V Heinekenu měli vizi o nahrazení monofunkčních komunikačních nástrojů, jejichž množství postupně narůstalo. Interní komunikace fungovala především prostřednictvím e-mailu, k videohovorům sloužil Skype a zbytek fungoval ne zcela konzistentně napříč odděleními a trhy.

Plán byl ambiciózní. Nahradit většinu nástrojů jedním a zapojit do něj 80 000 zaměstnanců v 70 zemích světa. Český Heineken byl na spuštění připraven na podzim 2017, kdy se k novému nástroji začali zaměstnanci přihlašovat.

A jak to dnes funguje v praxi? „Platforma komunikačně umožňuje přiblížit jednotlivá oddělení Heinekenu od výroby až po marketing či finance napříč celým světem. Sdílíme novinky, pracovní tipy, rady, zkušenosti, doporučení. Chceme lidi sbližovat pracovně i neformálně a díky platformě Facebook Workplace má naše komunikace široký záběr, je pestrá, rychlá, nenucená a hlavně baví,“ dodává Michaela Ďurišová z Heinekenu, se kterou projekt rozvíjíme společně dál.