Pardubický startup Freelo zjednodušuje spolupráci týmů zejména v oblastech jako projektové řízení, správa úkolů nebo komunikace. Devítiletý nástroj, který konkuruje globálním hráčům jako Trello nebo Asana, využívají desítky tisíc uživatelů zejména v Česku a na Slovensku. Před pár roky mluvil jeho spoluzakladatel Karel Dytrych o tom, že naplno rozběhne zahraniční expanzi. Ta ale nedopadla podle původních očekávání a představ. Teď Dytrych přibližuje, co by již z dnešního pohledu udělal jinak – a ušetřil by tím miliony korun.

***

K expanzi do zahraničí nás inspiroval náš začátek podnikání v Česku, kde jsme dosáhli poměrně rychlého růstu. To nám dodalo odvahu a motivaci rozšířit naše působení i za hranice. Poprvé jsme o expanzi začali uvažovat, když nás v týmu bylo asi deset, měli jsme sedmdesát tisíc uživatelů a slušný obrat. Řekli jsme si, že když každý měsíc ušetříme pár set tisíc, pokryje nám to počáteční investice do expanze a potom už se budeme mít od čeho odrazit. Takto jednoduše to ale nefunguje a existuje několik věcí, na které bychom si ve Freelu při pokusu o zahraniční expanzi dnes dali pozor nebo udělali jinak.

Se samotnou expanzí jsme začali v roce 2022, kdy vypukla válka na Ukrajině a covid byl stále ve hře. Zároveň jsme se potýkali s propadem měsíčního obratu, do kterého se propsala i naše změna ceníku rok předtím. V návaznosti na pandemii, válku a inflaci mnoho firem začalo šetřit a někdy bohužel i na našem nástroji. Jelikož jsme ale měli vždy růstové myšlení, začali jsme uvažovat, jak svůj byznys znovu nastartovat. V tu dobu se nám zdála jako dobrá myšlenka rozšířit se na další trhy, třeba do Španělska a Rumunska. To jsme se ovšem mýlili.

Kopírování stejného procesu

Naše představa byla jasná, na začátku zainvestujeme do výkonnostní reklamy a potom zahájíme kvalitní support, který všeobecně představuje náš velký benefit a hrál zásadní roli v úspěchu firmy. Následně odstartujeme sales proces a díky tomu nasbíráme zpětnou vazbu a pochopíme tak potřeby tamních zákazníků. Na jejich základě pak budeme náš nástroj dále zlepšovat a za pár měsíců bychom mohli mít dostatek aktivních uživatelů ve velkorysejším testování.

Tato představa se ale nenaplnila. Celou expanzi jsme totiž srovnávali se začátky na českém trhu, kde jsme již před založením společnosti měli jméno, díky kterému se lépe budovaly základy. Když to hodnotím zpětně, bylo naivní myslet si, že když někdo na Googlu narazí na zcela neznámý nástroj pro organizaci práce v týmu, tak si jej ihned stáhne a po registraci do něj převede veškerou agendu své firmy. Pokud se chystáte dobývat zahraniční trhy, měli byste si uvědomit, že v zahraničí nemusíte nikoho zajímat.

Příprava je půl úspěchu

Po technické stránce jsme sice přípravu nezanedbali – na trzích jsme si důkladně analyzovali kupní sílu, vyhledávanost, konkurenci, velikost aktivní populace, její zdatnost v IT a způsob, jakým tamní lidé pracují. Co nás ale zradilo, nebo co jsme spíše nereflektovali, byla personální stránka věci a naše velmi optimistická představa a očekávání.

Z toho důvodu by nám více času věnovaného analýze trhu a konzultacím s úspěšnými místními podnikateli pomohlo lépe pochopit problémy a potřeby našich potenciálních zákazníků. Také by bylo dobré identifikovat konkurenční výhody a vytvořit efektivní go-to-market strategii s lidmi, kteří již mají podobné zkušenosti. My jsme však postupovali opačně.

Nízká interní kapacita týmu

Ani interně nám expanze nevycházela podle představ. Měli jsme sice full-time manažery pro každou zemi, ale ti zastávali tak nějak všechno, od překladů přes support až po sales. Dnes to vnímáme jako velkou chybu. Rozhodně by bylo efektivnější mít specialistu na každou konkrétní činnost, čímž by bylo možné vykonávat více činností paralelně a mnohem rychleji.

Zároveň jsme si nevyhradili dostatečné kapacity na řešení samotné expanze a náš tým tak odbavoval současně jak tuzemský, tak zahraniční trh. To mělo značný vliv na efektivitu práce – lidé nestíhali a soustředili se na milion věcí najednou a neměli tolik prostoru pro československý trh. Tato zkušenost nám ukázala, že musíme být na takové projekty (nejen) kapacitně mnohem lépe připraveni.

Neodhadnutý time management

Chtěli jsme jednoduše replikovat to, co funguje v Česku, do jiných zemí, konkrétně v Španělsku a Rumunsku. Začali jsme důkladně řešit překlad aplikace, webů, e-mailů a veškerou komunikaci k zákazníkovi. Tehdy přišel první zádrhel – trvalo to mnohem déle, než jsme původně předpokládali. Jen tyto překlady nám zabraly více než čtyři měsíce a zbytečně jsme tak oddalovali den, kdy vůbec spustíme výkonnostní reklamu.

Neměli jsme dostatek kapacit a naše interní materiály byly v češtině. Všechny onboardingové materiály jsme proto museli přizpůsobit každému zvlášť nebo vše vysvětlovat přes videohovor. Museli jsme také lokalizovat naše interní CRM a fakturační aplikaci do angličtiny, což byla další obrovská zátěž.

Komplikovaná komunikace

Značnou bariéru představovala také komunikace s lidmi ve Španělsku i Rumunsku. Přestože jsme měli zřízená lokální telefonní čísla a rodilého mluvčího, byla úspěšnost hovorů a e-mailové komunikace oproti Česku tragická. Kromě toho jsme podcenili i praktickou přípravu, například jsme narychlo rozjížděli nové mailingové služby a kampaně pro zahraniční trhy, což mělo být promyšlené a připravené předem.

Nízký rozpočet a nepřipravené PR

Dnes bychom už už pro expanzi připravili výrazně větší rozpočet a vstupovali na každý trh s pečlivě připraveným příběhem a efektivním PR. V Česku nám pomohl příběh tří kamarádů z Pardubic, kteří chtějí konkurovat gigantům jako Trello nebo Asana, ale podobný příběh jsme pro zahraniční trh připravený neměli. I přes nízký rozpočet měla neúspěšná expanze na zahraniční trhy na firmu těžký dopad. Utopili jsme v ní tři až čtyři miliony korun, což je při ročním obratu šestnáct milionů značná částka.

Vedení firmy bylo pod velkým tlakem a snažili jsme se přijít na to, jak uděláme, abychom vůbec mohli lidem poslat výplaty. Nemluvě o tom, že se to všechno odrazilo na náladě celého týmu. Je důležité si uvědomit, že náklady mohou být vyšší než na domácím trhu a vše bude fungovat mnohem hůře.

Chybami se člověk učí

Nepouštějte se do expanze jen proto, že to od vás očekává okolí. Mnoho firem začíná expandovat pod tlakem, protože se jich na konferencích nebo jiných akcích stále ptají na plány na rozšíření. Tento tlak jsem viděl zejména u softwarových společností, kde se expanze často považuje za samozřejmost. Zároveň, když už jste se do expanze pustili a vidíte, že vám z nějakého důvodu nefunguje, buďte připraveni ji okamžitě zastavit. Lepší dříve než později.

Celkově bych to shrnul asi takto: pokud máte osm hodin na pokácení stromu, sedm hodin věnujte broušení sekery. Někdy je také lepší místo výběru konkrétního státu zvážit širší přístup. Pokud se vám podaří uspět plošně, může to být mnohem větší úspěch, než kdybyste se zaměřili jen na jednu zemi. Každopádně i přes tuto nepěknou, ale velmi cennou zkušenost jsme stále otevření možnosti další expanze a zároveň sledujeme, jak se s tímto úkolem perou další české SaaS společnosti.