Jestli něco prvních šest měsíců letošního roku ukázalo, pak je to rozhodně směr, kterým se bude muset většina tradičnějších firem ubírat, aby přežila i v moderní době, kterou mohou zásadně ovlivnit nečekané situace. Řeč je především o digitalizaci, která ve velkém nastupuje a automatizuje nebo zjednodušuje jinak zbytečné a repetitivní procesy.

Právě o nastupující digitalizaci ve svém komentáři pro CzechCrunch píše Vratislav Zima, šéf tuzemské vývojářské firmy Synetech, která se digitalizaci dlouhodobě věnuje a vidí v ní budoucnost. Podle něj se ve většině firem pořád dělají věci zastarale a je třeba interních systémů, které mohou firmám ušetřit nemalé peníze i spoustu času.

***

Aplikace jako Uber, TikTok nebo třeba Tinder zná každý a je bez debat, že jsou schopny svým majitelům generovat miliardy dolarů, byť jsou pořád v účetní ztrátě. Stejně důležité jako vydělávat peníze je ale i umět je ušetřit – a v tom zásadně pomáhají aplikace pro řešení interních záležitostí.

Od revidování interních procesů (digitalizace účetnictví, práce s budgety, řešení docházky, bookování místností či času kolegů) přes výuku znalostí až po předávání hodnot uvnitř firmy. Ve výsledku je ale jejich cíl jednoduchý a pro všechny stejný – ukončit zbytečnou rutinní práci a více využít potenciál zaměstnanců firmy.

Krize spojená s koronavirem zapříčinila, že se manažeři mohli na chvíli zastavit a revidovat interní procesy, a proto jsem přesvědčený, že tento druh aplikací v budoucnu přijde mnohem víc ke slovu.

Digitalizovat, nebo nedigitalizovat?

Česko se aktuálně nachází v rozpolcené situaci. Ačkoliv k návratnosti interního systému povětšinou stačí rok a poté už firmě přináší zásadní úspory, mnoho českých firem stále přechod interních procesů do digitálu odsouvá a šetří se na nich.

Toto číslo se naštěstí neustále snižuje a dnes už jen zhruba 4 % lidí o inovacích vůbec nepřemýšlí. Vzrůstající oblibě digitalizace se totiž nelze divit, vždyť jen v nedávné době se počet „neproduktivních“ zaměstnanců díky optimalizaci interních procesů snížil trojnásobně na 6 % a počet zaměstnanců, kteří nepřinášejí žádnou strategickou hodnotu, poklesl třináctinásobně na 4 %, jak vyplývá z nedávné evropské studie Microsoftu Digital culture: Your competitive advantage.

Nemá cenu vytvářet aplikaci pro aplikaci

To platí v případě mobilních aplikací vždy a dbáme na to i v Synetechu. Nemá cenu vytvářet aplikaci pro aplikaci. Pokud klient nemá rozmyšlené, jakou přidanou hodnotu má jeho aplikace zákazníkům nebo zaměstnancům přinést, a my ji na společném sezení s ním i naším interním týmem nenajdeme, potom se snažíme takovému klientovi vývoj rozmluvit i za cenu ztráty zakázky.

Ve světě mobilního vývoje totiž není nic horšího než zbytečná mobilní aplikace, která ve výsledku připraví klienta o peníze a naštve uživatele nebo zaměstnance v případě interních systémů.

Na druhou stranu, aplikace k jasnému použití, například právě interní systém pro zaměstnance firmy, kterým pomáhá s prací (urychluje ji, usnadňuje nebo je přímo nezbytná k jejímu výkonu), někdy může dávat větší smysl než pro konečné zákazníky – v těchto případech je totiž jasně daná incentiva k tomu si aplikaci stáhnout a pravidelně ji používat.

Interní digitalizace v praxi

Pokud si stále nedovedete představit praktický příklad, v našem prostředí se rozumí aplikací pro interní systémy hlavně „zrušení papírů“. Zapíšu si něco do sešitu, pak to předám paní o patro níž, ta to předá někam jinam, tam se to vytiskne a někam se to zakládá dál. V zásadě jde o popsání procesů ve firmě a jejich následné digitalizování.

Takto vlastně vznikly první komplexní ERP systémy (pro plánování podnikových zdrojů) – software pro řešení potřeb firem jako například SAP, aby lidé nemuseli psát věci někam do tabulek a na papíry. Byla potřeba usnadnit procesy a odstranit vrstvy, kdy někdo něco přepisuje, přenáší to někomu jinému a ve výsledku je to úplně zbytečné.

Takto se popíšou a zjednoduší procesy – každý má svoji roli a informace se mnohem rychleji přenáší a odbavují věci v rámci firmy. Je to hlavně o zvýšení efektivity. Za interní systém určitě můžeme považovat také vzdělávání. Pro nadnárodní kosmetickou firmu, jejíž zaměstnanci se z podstaty věci nikdy nesejdou na jednom místě, a pokud ano, stála by takové akce polovinu ročního obratu, jsme vytvořili interní e-learningový portál.

Zaměstnanci se tak mohou vzdělávat a klient má zase přehled, zda videa viděli a porozuměli jim. Což ve výsledku šetří čas všem. Obecně pak platí, že interní systémy přinášejí tři hlavní výhody – zrychlení, zefektivnění a zmenšení frustrace zaměstnanců ze zbytečné práce.

U nás v Synetechu jsme například stavěli interní systém pro jednu cementárenskou společnost. Synchronizovali jsme veškerou správu a dodávání stavebních materiálů. Díky aplikaci mají kontakty dodavatelů i informace o dodávkách na jednom místě, což jim umožňuje přesnější plánování stavby.

V zásadě je to perfektní příklad smysluplného interního systému. Projekťáci na stavbách sice mají uložené telefony kdesi ve svém seznamu, ale nedává jim to takovou dynamičnost, kterou potřebují pro řešení úkolů. Typické opisování čísel na papír, které je těžkopádné a pomalé. Ve výsledku jsme tak této firmě zrychlili a zefektivnili procesy a zmenšili frustraci lidí.

Dalším příkladem je třeba systém, který jsme vytvořili pro účetní firmu, který vytváří cloudovou platformu, kam se klientům automaticky odesílají nafocené účtenky a dostávají se k účetní. Do té doby to fungovalo tak, že klienti nosili účtenky doslova v krabici od bot a většina práce účetních byla jejich kopírování. To je zbytečná práce, která jde nahradit digitalizací.

Ve výsledku se tedy optimalizací interních procesů lidé mohou posunout do pozic, kde budou strategicky řídit směřování svého oddělení v rámci firmy, a to už je zajímavá práce.

Kdy interní systém aplikovat?

Zjednodušeně řečeno – když jsou lidé frustrovaní, přetěžovaní a nebaví je jejich práce kvůli repetitivním činnostem nebo nízké efektivitě procesů svého oddělení nebo celé firmy. To samozřejmě může mít příčiny různé, pokud se to ale děje ve vaší firmě jako celku, je čas o tomto řešení začít alespoň přemýšlet. Často se totiž stává, že jsou ve firmách „práce pro práce“, role jsou zde proto, že si je firma vydefinuje, a ne proto, že je potřebuje.

Pokud je zaměstnavatel schopen svým zaměstnancům uvolnit ruce od zbytečné rutinní práce a místo toho se mohou věnovat něčemu smysluplnému, co pomáhá strategii firmy, přinese to přidanou hodnotu všem. A správně vytvořený interní systém v tom zásadně pomáhá. Odhalí neefektivity při práci, kterou může zjednodušit či automatizovat. Zkrátka situace win-win.

Krabicový systém, nebo vývoj na míru?

Jako v každém oboru i v interních systémech platí, že ten na míru bude dražší, ale ve výsledku užitečnější. Napoprvé s největší pravděpodobností firma logicky sáhne po krabicovém řešení, protože neví, co vlastně potřebuje. V průběhu času pak zjistí, že věci vlastně dělá trochu jinak, potřebovala by mít funkce trochu ohnuté, nesedí jí na procesy, potřebovala by více funkcí.

Varianta je domluvit se s firmou, která krabicové řešení dodává, aby jej upravila, což však bývá povětšinou poměrně nákladné, nebo začít přemýšlet nad svým řešením na míru, které je nastavené stoprocentně na firemní procesy. Na druhou stranu ale není dobré krabicové řešení rovnou odsoudit, protože právě zjištění, co všechno od softwaru chci a požaduji nastává až po jeho aplikaci.

Někdy lze kombinovat krabicové řešení s úpravami na míru. Dá se udělat mezivrstva, která vše spojí a není nutné stavět vše od začátku. Obecně by nejdříve měla nastat fáze rozkrytí procesů a potřeb – že se něco dělá rutinně, opakovaně nebo se zapisuje na papír, což už je ve 21. století zbytečnost. Papír je dobrý na osobní zápisky nebo kreslení obrázku, ale ne k přenosu informací mezi osobami, to je dnes už zastaralé a zbytečné.

Když se najde nějaká taková jediná věc, může být digitalizace (softwarový produkt) na začátku klidně úplně minimální a sloužit jen jedné věci, které to pomůže. Posléze se třeba zjistí, že když budou mít zaměstnanci aplikaci v mobilu, vše se ještě zrychlí, a také na web, kterým odbavují věci, se dá přidělat spousta věcí.

Musí se vše vyhodnocovat a zjišťovat, jestli výsledek zlepšuje efektivitu, protože se samozřejmě zaměstnanci v pracovní době musí naučit pracovat s oním systémem. Platí však, že o interním systému, respektive jeho funkcích, by neměl rozhodovat vyšší management, ale lidé, kteří jej budou používat. Často se bohužel stává, že management chce systém, který má procesy zefektivnit, ale zároveň nutí lidi, aby pracovali tak, jak nechtějí, a situace je ve výsledku horší než lepší.

Klíč k angažovanosti vlastních týmů

Z naší zkušenosti je velmi přínosné pořádat s firmou, která má o takové řešení zájem, workshop a posléze konzultovat vývoj s lidmi, kteří budou aplikaci používat. Jde vlastně o klasický UX hloubkový výzkum, jen zde opravdu velmi přesně víte, kdo bude systém používat, a jeho zpětné vazbě tedy dáváte mnohem vyšší váhu.

Navíc se eliminuje i psychická bariéra používání takového systému, zaměstnanci pak nemají (oprávněně) pocit, že jim byl natlačen shora, nýbrž si ho sami navrhli. V okamžiku nasazení systému je onboarding uživatelů velmi rychlý, tím management zvyšuje okamžitě efektivitu týmu a to se společnosti brzy vrátí.

Zaměřit se na důležité věci

V úvodu jsem zmínil, že ač digitalizace interních procesů ve výsledku přináší celému podnikání výhody, až doposud ji manažeři odsouvali na druhou kolej. Důvod je jednoduchý – digitalizace interních procesů se nejeví zajímavě, není vidět navenek, není to hlavní ukazatel, náplň nebo meta firmy = přímý zisk. Mnohem jednodušeji se soustředí na obraty, akvizice a cashflow.

Je dobré se dívat i na spokojenost lidí, smysluplnost a efektivitu jejich práce. A to je bohužel dost opomíjené. To, že firma nepoužívá technologie k optimalizaci rutinních úkonů, bych nazval jako cesta vzad, jako když Donald Trump říkal, že nažene lidi zpátky do dolů, protože jim stroje můžou vzít práci.

Dnes není třeba se posouvat v čase zpět do doby, kdy bylo v práci všechno složitější, smutnější a těžší. Vše se dá dělat chytřeji a paradoxně k tomu dost možná pomůže krize spojená s koronavirem. Lidé si vydechli, na chvíli se nezaměřovali na růst a obrat a místo toho začali optimalizovat týmy a řešit efektivitu. Sice se vracíme do normálu, ale „pachuť“ pálení času zůstala a myslím, že z hlediska interních systémů čekají firmy (a zaměstnance… i kdyby jen kvůli možnosti práce na dálku) zlaté časy. Alespoň já bych jim to moc přál.