Firmy už nebaví chystat eventy v Excelu. Vše se dá chytře automatizovat, říká Zdeněk Hesoun z Happenee

Pozvánky, vstupenky, networking, QR kódy, 3D prostředí a desítky dalších funkcí. Aplikace od Happenee chytře pokrývá celý životní cyklus akcí.

Marta PlecitáMarta Plecitá

happenee

Foto: Filip Houska/CzechCrunch / Happenee

Zdeněk Hesoun, CEO Happenee

„Upřímně obdivuju event manažery, je to podle mě jedno z nejvíc stresujících povolání po zdravotníkovi, hasiči nebo policistovi. Kdo nezkusil, nepochopí,“ říká Zdeněk Hesoun, spolumajitel technologického startupu Happenee. Podle něj je skvělý event umění. Vyvinul chytrou aplikaci, která umí jejich organizaci násobně zefektivnit.

Už když v roce 2015 opouštěl po 10 letech místo v sales oddělení korporátu, měl za sebou desítky prožitých konferencí a večírků a před sebou plán, jak je firmám pomáhat tvořit efektivněji, než jak to sám zatím zažil. „Obchod mě hodně bavil. Čím víc jsem ale prošel akcí pro zákazníky a partnery a také byl u jejich organizace, tím víc jsem viděl, s jakými překážkami se musí naši event manažeři vyrovnávat. Docházelo mi, že se trápí se stále stejnými nedostatky, na které nemají nástroje k vyřešení,“ vypráví.

Na mysli má nepřesnosti v seznamu hostů, nekonečný čas strávený potvrzováním rezervací přes e-mail, změny v programu na poslední chvíli, o kterých návštěvníci nevěděli, a třeba i takové detaily jako dlouhou frontu před vchodem do konferenčních budov. „Zajímalo mě to a v hlavě se mi začal rodit plán, jak by to vše šlo zjednodušit jedním nástrojem,“ líčí začátky své podnikatelské cesty a moment, kdy založil Happenee.

Využil své obchodní zkušenosti a spolu s vývojářem Pavlem Hodinkou, svým zákazníkem z předchozí firmy, se pustil do vývoje první verze mobilní aplikace. Ta umožňovala mít pohromadě všechny informace o eventu na jednom místě a provádět různé interakce jako hlasování a zpětnou vazbu.

Postupně přidávali další moduly – microsite události, registrační formuláře, odbavení na místě, tisk jmenovek nebo prodej vstupenek. Vypadalo to na rychlou přímou cestu za úspěchem, kdyby však kartami nezamíchal covid. „Ze dne na den bylo všechno jinak. Žádné konference, žádné firemní prezentace, žádné večírky pro klienty. Využili jsme příležitosti a přišli s náhradním řešením, které firmy potřebovaly jako sůl,“ vypráví Zdeněk Hesoun o období, kdy spustili virtuální eventy.

Lidé z firem a jejich klienti se přesunuli do obýváků k obrazovkám počítačů, kde se mohli potkat alespoň online. V Happenee k tomu vytvořili interaktivní prostředí v 3D designu, ve kterém bylo možné navštívit výstavní stánek, přijít na workshop, dojednat si schůzku… a u toho se bavit třeba arkádovými retro hrami.

Upřímně obdivuju event manažery, je to podle mě jedno z nejvíc stresujících povolání.

„Skvěle to fungovalo. Podařilo se nám i na dálku vdechnout akcím život, lidé pracovali a u toho se bavili a propojovali. Konec covidu nás pak paradoxně zaskočil víc než jeho začátek. Všechny akce se vrátily do fyzického světa a my jsme s projektem, na který jsme dostali podporu od investora, zažili strmý pád dolů,“ vypráví Hesoun o období, kdy jeho firma musela postupně snížit počet lidí z původních 40 na 10 a přišly týdny hledání, jak se nově odrazit k růstu.

V tu chvíli podle Hesouna nejvíc pomohla firemní kultura a mindset týmu, který se rozhodl to nevzdat. V situaci, kdy bylo těžké předpovědět, jak se zákazníci budou dál chovat, začali v Happenee postupně dál vylepšovat služby pro offline i online akce a využívat k tomu i virtuální nástroje vyvinuté během covidu. „Řekli jsme si, že hlavní fokus dáme zpět do našeho základu – fyzických eventů. Pustili jsme se do dalšího rozvoje našeho projektu schopného pokrýt celý životní cyklus online i offline akcí – Event Ecosystem Platform,“ říká.

happenee-2

Foto: Happenee

3D virtuální prostředí od Happenee pro virtuální event nebo veletrh

Zároveň zkušenost s online akcemi během covidu pomohla k rozvoji nových řešení i pro HR a marketing, založených na 3D prostředí a přirozené interakci. Tak vznikly Employee Engagement Platform a Brand Engagement Platform – nástroje přizpůsobené dalším cílovým skupinám firem.

Jen za rok 2024 má Happenee na kontě podporu více než 500 konferencí, vzdělávacích akcí, veletrhů nebo firemních setkání pro 50 i 20 000 účastníků, včetně hybridních akcí organizovaných pro několik zemí zároveň. Eventy v posledních letech dělali po celém světě od USA, přes Evropu po Střední východ.

„Velké firmy nebo třeba mediální domy postupně přicházejí na to, že čas a energii svých eventových manažerů mohou díky jednoduchým digitálním nástrojům šetřit a dostat se na zlomek toho, co dříve k zorganizování akce potřebovali. Že je přežitek chystat konferenci v excelové tabulce, k tomu zvlášť tvořit microsite akce s jedním dodavatelem, tisk vstupenek s druhým, komunikaci s návštěvníky vést přes externí mailovou aplikaci… a to celé pokaždé znovu od začátku,“ vyjmenovává Zdeněk Hesoun důvody, proč v Happenee umožňují firmám jejich event management centralizovat do jednoho nástroje.

happenee-1

Foto: Happenee

Aplikace od Happenee šetří organizátorům eventů čas i náklady

Pokud firma běžně pořádá 10 nebo 30 různých eventů za rok, často i několik zároveň, dokáže jedna aplikace podle Zdeňka Hesouna snížit čas strávený organizací až o 80 % a náklady na přípravu akce stlačit i o 75 %. „Čím častěji něco pořádáte, tím efektivnější můžete být, pokud rutinní kroky automatizujete,“ vysvětluje.

Event Ecosystem Platform, jak také aplikaci v Happenee říkají, nabízí v jednom prostředí prodej vstupenek, tvorbu jednoduché webové stránky akce, rozesílku zvacích mailů a připomínání se hostům, správu databáze klientů včetně jejich historie navštívených akcí a registraci včetně ubytování. V den konání akce pak check-in pomocí QR kódu, digitální odbavení v šatně, automaticky vytištěný štítek na badge a především mobilní a webovou aplikaci pro účastníky, ve které najdou informační moduly, interaktivní sekce, dotazy, informace o probíhajícím programu i možnost poznat se a propojit s ostatními návštěvníky.

Uspořádat skvělý event je svým způsobem umění.

„V momentě, kdy to vše zvládnete s jedinou aplikací, nepotřebujete na výpomoc externí dodavatele mikro služeb. A především velkou část práce na eventu využijete hned na tom příštím a nemusíte začínat znovu od nuly,“ vyjmenovává Hesoun.

Zmiňuje také zkušenost, že v interních eventových odděleních bank, korporací nebo velkých průmyslových firem se lidé rychle střídají. V momentě, kdy má tým vše uloženo v jednom komplexním systému, vyhne se předávání nebo dohledávání přístupů do dalších nástrojů nebo složitému předávání kontaktů.

„Uspořádat skvělý event je svým způsobem umění. A má jedno specifikum, které z něj dělá mistrovskou disciplínu – začátek neodložíte, ani kdybyste sebevíc chtěli. Prostě všechno musíte stihnout včas a ideálně bez chyb,“ říká Zdeněk Hesoun. I proto se sami v Happenee nevyhnuli řadě chyb a drahých zkušeností. Třeba té na začátku covidu, kdy v jednu chvíli přestala aplikace fungovat 600 hostů jedné velké virtuální akce. „Pořádně jsme se zapotili, ale o klienta jsme naštěstí nepřišli. Dodnes je s námi,“ vzpomíná Hesoun.

Event management má podle něj ještě jedno zajímavé specifikum. „Každý, kdo byl jednou na svatbě nebo firemní oslavě, má pocit, že by to také zvládnul levou zadní. Ty nejpovedenější akce ale stojí na desítkách detailů, které musel někdo promyslet a zařídit,“ dodává Zdeněk Hesoun důvod, proč mu i po deseti letech dává smysl Happenee rozvíjet a pomáhat klientům takové akce zvládnout.

CC Native

Partnerem článku je Happenee

Postavil dvě stamilionové firmy, první bez investorů, druhou s nimi. U obou je to stejně těžké, říká

Je lepší budovat startup, nebo mít investora? Ten třeba nepříliš úspěšnou firmu nenechá v agónii a pomůže jí rychleji „umřít“, říká Roman Sysel.

Peter BrejčákPeter Brejčák

roman-syselStory

Foto: Filip Houska/CzechCrunch / Archiv RS

Roman Sysel

0Zobrazit komentáře

Někteří podnikatelé staví své firmy „sami“ bez pomoci investorů, další pak externí prostředky využijí například pro podporu rychlejšího růstu. Málokdo má ale zkušenosti s oběma modely. Ještě méně pak s tím, že vybudují dvě společnosti s ročními obraty nad hranicí sto milionů korun. Roman Sysel je právě takovým příkladem. Pro CzechCrunch diskutuje související otázky, nad kterými podnikatelé přemýšlejí, když zvažují, zda na palubu přizvou investory.

„Většina lidí staví firmu jedním, nebo druhým způsobem. V diskusích tak vždy prosazují ‚svou‘ cestu a o to víc jsou kritičtí vůči ostatním,“ přibližuje Sysel a na úvod rozhovoru zdůrazňuje zásadní uvědomění, ke kterému dospěl: „Obě možnosti jsou hrozně těžké. Kdysi jsem si myslel, že podnikání může zkusit a uspět v něm každý. Ale není tomu tak, není to pro každého.“

Dnes třiačtyřicetiletý podnikatel svoji kariéru rozběhl v konzultačních službách, kdy tři roky působil v KPMG a následně v PwC. Už během této doby, v roce 2011, ale rozbíhal i vlastní podnikání se svou firmou Andulka, která poskytuje úklidové služby v bytových domech.

„Nahrazujeme tím systém, který si mnozí z nás pamatují, kdy na každém poschodí byla na chodbě ručička ukazující, kdo ze sousedů má daný týden službu,“ říká Sysel s tím, že tato firma pečuje asi o 3000 bytových domů v Česku a na Slovensku, v týmu má dvacítku lidí a loni zprostředkovaný objem služeb přesáhl sto milionů korun s meziročním růstem o třicet procent. Společnost budoval při běžné práci po večerech, kdy upozadil například chození na pivo s kamarády.

Více než prvních pět let jsem si z firmy neplatil ani korunu.

Druhou štací, které se aktuálně věnuje, je startup Adam – platforma pro objednání malování pokojů, renovačních prací či elektrikářů. Rozbíhal jej s kolegou Jakubem Dvořákem, se kterým se poznal a během let naučil růst v platformě Bolt. Nyní Adam působí v jedenácti zemích včetně Austrálie, loni mířil na obrat dvě stě milionů korun a od investorů včetně samotného zakladatele Boltu Markuse Villiga již získal dohromady přes sto milionů.

Při srovnávání budování těchto firem Roman Sysel vidí několik základních rozdílů, kolem kterých se často vedou debaty podnikatelů, zda k sobě na palubu vzít, nebo nevzít investory (to mimochodem ukazuje i příklad společnosti BizMachine). Jako první faktor Sysel označuje samotnou rychlost vzniku a budování firmy.

„Při bootstrapingu (budování firmy bez investorů – pozn. red.) máte omezený kapitál a trvá opravdu dlouho, než začnete vydělávat peníze,“ zdůrazňuje Sysel a jako výjimky označuje malé podnikatele a živnostníky, kteří přirozeně mohou začít vydělávat hned první měsíc. „Když ale stavíte velké firmy, je to jiné,“ pokračuje.

adam-team_2-min

Foto: Adam

Tým startupu Adam

V začátcích firmy Andulka se Sysel bavil s úspěšnou podnikatelkou, která mu řekla, že prvních pět let si z firmy nevyplatila ani korunu. „Nevěřil jsem tomu, respektive jsem si řekl, že to určitě zvládnu rychleji, s takovou představou bych firmu nikdy ani nezakládal… Ukázalo se, že měla pravdu, a to jsme byli ještě pomalejší než ona,“ říká.

To Sysel staví do kontrastu s lidmi, kteří postavili firmu, jež vydělává například už do jednoho roku nebo ji do pár let za hezkou sumu koupil nový majitel. „I to se může stát, ale je to velké štěstí. Takto to běžně nefunguje. Je to jako výhra v loterii, a tedy absolutně nepřenositelná zkušenost. Od takových lidí se v byznysu moc nenaučíte,“ myslí si.

Nastartujte svou kariéru

Více na CzechCrunch Jobs

„Když vám někdo, kdo vyhrál v loterii, řekne do posledního detailu, jak o tiketu přemýšlel, jak si vsadil, jakou propiskou nebo na jakém počítači vyplnil tiket, v kolik hodin, co měl na sobě… a vy to uděláte stejně, nebudete mít stejný výsledek. Když někdo postavil byznys a prodal jej za miliardy, je to výhra v loterii, nepovede se to mnoha lidem. Měli štěstí, to se stává a v podnikání jej potřebujete. Ale stává se i to, že do vás uhodí blesk – jako jednomu kolegovi z Andulky,“ vysvětluje Sysel svůj pohled.

Právě kvůli tomu dalším podnikatelům doporučuje, aby počítali s tím, že postavit fungující firmu trvá dlouho. A pokud postupně začne vydělávat, nejdříve musíte zaplatit lidem v týmu, následně daně a poplatky státu a pak dodavatelům. „Majitelé jsou v této řadě poslední, proto to tak trvá. Máte odpovědnost vůči všem ostatním,“ říká Sysel.

Tento princip podle něj platí, i když máte ve firmě investory – v takovém případě ale může být celý proces rychlejší. „Nemusíte čekat pět let, možná stačí i rok až dva, než si začnete něco vyplácet. Ovšem za předpokladu, že vaše výsledky jsou opravdu dobré a stojí za to. Investor neinvestuje do vaší výplaty, ale do toho, že doručíte výsledky.“

Když do byznysu investor „moc kecá“

Zásadní rozdíl pak Sysel vidí v tom, jak se firma nastaví v začátcích. „Když firmu bootstrapujete, většinou to děláte s kamarády, kvůli čemuž si nedohodnete žádná, případně jen velmi obecná pravidla a podmínky, jak fungujete,“ říká. Takový přístup se ale může časem vymstít, třeba když jeden z majitelů začne mít pocit, že maká víc než druhý.

„Určité kroky a to, kdo co dělá, ani nejsou moc vidět. Je to hodně subjektivní, a pokud pravidla nejsou nastavená a definovaná, vznikají z toho spory a nepříjemnosti. Hodně vztahů to pak nezvládne, cesta skončí rozchodem, což může položit i celou firmu,“ popisuje Sysel. Investoři tyto situace znají velmi dobře, proto zakladatele společností donutí uzavřít související smlouvy a nastavit si jasná pravidla, která podobným problémům předcházejí. „Z hlediska investora jde o minimalizaci možného rizika.“

Další častou otázkou spojenou s investory je, co když majitel ztratí svobodu a oni budou do byznysu „moc kecat“? To do určité míry platí i podle Sysla: „V Andulce můžeme dělat blázniviny, které by investor úplně neschválil – když firmě zůstane zisk poté, co vyplatí všechny lidi a závazky, můžu si s penězi dělat, co chci.“

roman-sysel-adam

Foto: Adam

Roman Sysel

Na druhou stranu se vždy najde někdo, kdo bude kecat do podnikání. „Ať chcete, nebo ne. Z mého pohledu už ani šéf dnes nerozhoduje o všem. Zpovídá se lidem ze všech stran, musíte jim naslouchat a řešit problémy, protože když to neuděláte, začnou odcházet. Ať jde o zákazníky, klienty, uživatele, partnery, nebo zaměstnance,“ míní Sysel.

Počítat přitom s tím, že venture kapitálový investor bude ve startupu až moc angažovaný, podle Sysla není úplně správné. „Pokud získám investici, investor mi má věřit, že to, co a jak dělám, má smysl a že to jde správným směrem. Má mi věřit, že to dám,“ popisuje. Ostatně o to víc se u tzv. early-stage firem zmiňuje, že fondy investují do schopnosti zakladatelů a jejich týmů vybudovat velké věci, ne do nápadu jako takového.

„Z druhé strany, pokud má fond chuť do byznysu až moc kecat a určovat směr, je to důkaz, že udělal špatnou investici. Za exekuci nápadu a plánů je odpovědný zakladatel a jeho tým. Pokud si investor myslí, že by to udělal lépe, má podnikat sám. Dá se tak říct, že pokud investor věří zakladateli, dá mu volnou ruku. A pokud mu nevěří, tak do něj ani neinvestuje,“ vysvětluje Sysel.

Go big or go home

Při zvažování budování vlastní firmy je podle Sysla také třeba vzít v potaz možnou averzi k riziku a méně podnikatelské odvážnosti. „Andulka je již zisková takovým způsobem, že bych pro pohodlný život nemusel dělat nic dalšího. S tím, jak máme vyladěné procesy, mám obavu, že se cokoliv pokazí. Možná jsme potom v týmu méně odvážní dělat větší kroky, protože cítím velkou zodpovědnost vůči celému týmu a klientům,“ popisuje Sysel.

Tuto situaci pak srovnává se startupem Adam, který v průběhu let od investorů získal přes sto milionů korun. „Samotné venture kapitálové fondy chtějí, aby z každého startupu v jejich portfoliu vyrostla co největší raketa. Tím pádem je tlačí do toho, aby rostly rychle a zkoušely nové věci. Ale hlavně, když se to nepovede, ať se to nepovede rychle – go big or go home,“ říká s odkazem na známou mantru startupového prostředí.

adam-sysel-dvorak0

Přečtěte si takéObrat 100 milionů překonali bez vývojářů. Jde to, hlásí AdamNa 100 milionů v obratu se dostali bez jediného vývojáře. Ukazujeme, že to jde, hlásí startup Adam

Sysel uznává, že takový přístup k byznysu může být pro někoho stresující, on sám jej vnímá jako benefit. „Dáte do podnikání všechno, vytlačíte jej do úplného maxima. Nutí vás to dělat skvělé věci a být odvážný. Hodně firem expanduje z Česka na Slovensko, což je menší země s menší konkurencí. Investoři vás tlačí ke vstupu do Německa, Británie, Spojených států, Austrálie. Kdybychom Adama stavěli pomalu, nebudeme zajímaví, takto musíme využít všechen potenciál, který se nabízí.“

Kromě výše zmiňované „výhry v loterii“ ještě Sysel vyjmenovává několik scénářů, jak mohou firmy dopadnout. „Nejhorší možností je agónie – když něco rozběhnete, jste téměř úspěšný, ale nedaří se vám až tak moc skvěle. Nevíte, zda to někdy skvělé vůbec bude… a v byznysu se pak plácáte měsíce až roky. Ideální je, aby bylo toto období agónie co nejkratší. Investoři vás vedou k tomu, aby tomu tak bylo, což je správně.“

Ať už s investory, nebo bez nich, Sysel ale zdůrazňuje jednu věc při budování byznysu, a sice definování opravdu dlouhodobých cílů. Podle jeho slov chtějí s Adamem dosáhnout největšího vstupu na burzu v historii, s Andulkou pak má jako se srdcovým projektem také velké plány. „U obou firem vidím potenciální propojení, ale ještě je před námi dlouhá cesta,“ přibližuje.

Uznává přitom, že jde o poměrně velkolepě definovaný cíl. „Ale takový být musí. Neznamená, že se naplní, ale když přemýšlíme nad určitými kroky, pomáhá nám to vidět směr,“ říká s tím, že pokud nevíte, pro kterou možnost se rozhodnout, v představě dlouhého časového horizontu by měla být odpověď jasnější.

„A to nejen v byznysu, ale obecně i v životě,“ doplňuje Roman Sysel. Tyto představy je ovšem nutné kombinovat s operativními cíli definovanými dopředu na několik let, na rok či na kvartály. „Pro dlouhodobé fungování je nutností definovat je věcně, v číslech a takovým způsobem, že všichni v týmu rozumí, co se považuje za úspěch a neúspěch. To platí pro firmu bez investorů, ale i tu s nimi,“ uzavírá.