„Upřímně obdivuju event manažery, je to podle mě jedno z nejvíc stresujících povolání po zdravotníkovi, hasiči nebo policistovi. Kdo nezkusil, nepochopí,“ říká Zdeněk Hesoun, spolumajitel technologického startupu Happenee. Podle něj je skvělý event umění. Vyvinul chytrou aplikaci, která umí jejich organizaci násobně zefektivnit.

Už když v roce 2015 opouštěl po 10 letech místo v sales oddělení korporátu, měl za sebou desítky prožitých konferencí a večírků a před sebou plán, jak je firmám pomáhat tvořit efektivněji, než jak to sám zatím zažil. „Obchod mě hodně bavil. Čím víc jsem ale prošel akcí pro zákazníky a partnery a také byl u jejich organizace, tím víc jsem viděl, s jakými překážkami se musí naši event manažeři vyrovnávat. Docházelo mi, že se trápí se stále stejnými nedostatky, na které nemají nástroje k vyřešení,“ vypráví.

Na mysli má nepřesnosti v seznamu hostů, nekonečný čas strávený potvrzováním rezervací přes e-mail, změny v programu na poslední chvíli, o kterých návštěvníci nevěděli, a třeba i takové detaily jako dlouhou frontu před vchodem do konferenčních budov. „Zajímalo mě to a v hlavě se mi začal rodit plán, jak by to vše šlo zjednodušit jedním nástrojem,“ líčí začátky své podnikatelské cesty a moment, kdy založil Happenee.

Využil své obchodní zkušenosti a spolu s vývojářem Pavlem Hodinkou, svým zákazníkem z předchozí firmy, se pustil do vývoje první verze mobilní aplikace. Ta umožňovala mít pohromadě všechny informace o eventu na jednom místě a provádět různé interakce jako hlasování a zpětnou vazbu.

Postupně přidávali další moduly – microsite události, registrační formuláře, odbavení na místě, tisk jmenovek nebo prodej vstupenek. Vypadalo to na rychlou přímou cestu za úspěchem, kdyby však kartami nezamíchal covid. „Ze dne na den bylo všechno jinak. Žádné konference, žádné firemní prezentace, žádné večírky pro klienty. Využili jsme příležitosti a přišli s náhradním řešením, které firmy potřebovaly jako sůl,“ vypráví Zdeněk Hesoun o období, kdy spustili virtuální eventy.

Lidé z firem a jejich klienti se přesunuli do obýváků k obrazovkám počítačů, kde se mohli potkat alespoň online. V Happenee k tomu vytvořili interaktivní prostředí v 3D designu, ve kterém bylo možné navštívit výstavní stánek, přijít na workshop, dojednat si schůzku… a u toho se bavit třeba arkádovými retro hrami.

„Skvěle to fungovalo. Podařilo se nám i na dálku vdechnout akcím život, lidé pracovali a u toho se bavili a propojovali. Konec covidu nás pak paradoxně zaskočil víc než jeho začátek. Všechny akce se vrátily do fyzického světa a my jsme s projektem, na který jsme dostali podporu od investora, zažili strmý pád dolů,“ vypráví Hesoun o období, kdy jeho firma musela postupně snížit počet lidí z původních 40 na 10 a přišly týdny hledání, jak se nově odrazit k růstu.

V tu chvíli podle Hesouna nejvíc pomohla firemní kultura a mindset týmu, který se rozhodl to nevzdat. V situaci, kdy bylo těžké předpovědět, jak se zákazníci budou dál chovat, začali v Happenee postupně dál vylepšovat služby pro offline i online akce a využívat k tomu i virtuální nástroje vyvinuté během covidu. „Řekli jsme si, že hlavní fokus dáme zpět do našeho základu – fyzických eventů. Pustili jsme se do dalšího rozvoje našeho projektu schopného pokrýt celý životní cyklus online i offline akcí – Event Ecosystem Platform,“ říká.

Foto: Happenee

3D virtuální prostředí od Happenee pro virtuální event nebo veletrh

Zároveň zkušenost s online akcemi během covidu pomohla k rozvoji nových řešení i pro HR a marketing, založených na 3D prostředí a přirozené interakci. Tak vznikly Employee Engagement Platform a Brand Engagement Platform – nástroje přizpůsobené dalším cílovým skupinám firem.

Jen za rok 2024 má Happenee na kontě podporu více než 500 konferencí, vzdělávacích akcí, veletrhů nebo firemních setkání pro 50 i 20 000 účastníků, včetně hybridních akcí organizovaných pro několik zemí zároveň. Eventy v posledních letech dělali po celém světě od USA, přes Evropu po Střední východ.

„Velké firmy nebo třeba mediální domy postupně přicházejí na to, že čas a energii svých eventových manažerů mohou díky jednoduchým digitálním nástrojům šetřit a dostat se na zlomek toho, co dříve k zorganizování akce potřebovali. Že je přežitek chystat konferenci v excelové tabulce, k tomu zvlášť tvořit microsite akce s jedním dodavatelem, tisk vstupenek s druhým, komunikaci s návštěvníky vést přes externí mailovou aplikaci… a to celé pokaždé znovu od začátku,“ vyjmenovává Zdeněk Hesoun důvody, proč v Happenee umožňují firmám jejich event management centralizovat do jednoho nástroje.

Foto: Happenee

Aplikace od Happenee šetří organizátorům eventů čas i náklady

Pokud firma běžně pořádá 10 nebo 30 různých eventů za rok, často i několik zároveň, dokáže jedna aplikace podle Zdeňka Hesouna snížit čas strávený organizací až o 80 % a náklady na přípravu akce stlačit i o 75 %. „Čím častěji něco pořádáte, tím efektivnější můžete být, pokud rutinní kroky automatizujete,“ vysvětluje.

Event Ecosystem Platform, jak také aplikaci v Happenee říkají, nabízí v jednom prostředí prodej vstupenek, tvorbu jednoduché webové stránky akce, rozesílku zvacích mailů a připomínání se hostům, správu databáze klientů včetně jejich historie navštívených akcí a registraci včetně ubytování. V den konání akce pak check-in pomocí QR kódu, digitální odbavení v šatně, automaticky vytištěný štítek na badge a především mobilní a webovou aplikaci pro účastníky, ve které najdou informační moduly, interaktivní sekce, dotazy, informace o probíhajícím programu i možnost poznat se a propojit s ostatními návštěvníky.

„V momentě, kdy to vše zvládnete s jedinou aplikací, nepotřebujete na výpomoc externí dodavatele mikro služeb. A především velkou část práce na eventu využijete hned na tom příštím a nemusíte začínat znovu od nuly,“ vyjmenovává Hesoun.

Zmiňuje také zkušenost, že v interních eventových odděleních bank, korporací nebo velkých průmyslových firem se lidé rychle střídají. V momentě, kdy má tým vše uloženo v jednom komplexním systému, vyhne se předávání nebo dohledávání přístupů do dalších nástrojů nebo složitému předávání kontaktů.

„Uspořádat skvělý event je svým způsobem umění. A má jedno specifikum, které z něj dělá mistrovskou disciplínu – začátek neodložíte, ani kdybyste sebevíc chtěli. Prostě všechno musíte stihnout včas a ideálně bez chyb,“ říká Zdeněk Hesoun. I proto se sami v Happenee nevyhnuli řadě chyb a drahých zkušeností. Třeba té na začátku covidu, kdy v jednu chvíli přestala aplikace fungovat 600 hostů jedné velké virtuální akce. „Pořádně jsme se zapotili, ale o klienta jsme naštěstí nepřišli. Dodnes je s námi,“ vzpomíná Hesoun.

Event management má podle něj ještě jedno zajímavé specifikum. „Každý, kdo byl jednou na svatbě nebo firemní oslavě, má pocit, že by to také zvládnul levou zadní. Ty nejpovedenější akce ale stojí na desítkách detailů, které musel někdo promyslet a zařídit,“ dodává Zdeněk Hesoun důvod, proč mu i po deseti letech dává smysl Happenee rozvíjet a pomáhat klientům takové akce zvládnout.