Před letošní pandemií si jen málokdo dokázal představit, že by se během krátké doby většina firem přesunula do režimu práce na dálku. Část z nich tak byla nastavena od začátku, část z nich už měla třeba hybridní režim, ale až letošní rok ukázal, jak to u menších a větších firem vypadá v praxi, když se do „remote work“ pustí naplno.

Někde se ukazuje přesun na home office jako efektivní, někde zásadně snižuje efektivitu a lidi brzdí. Problém ale většinou není v tom, že by ke změně byli zaměstnanci nepřístupní, ale v nastavení procesů a také vhodných nástrojů, stejně jako jasných cílů v rámci meetingů.

Právě o tom se v následujícím komentáři rozepsal Jiří Vávra, který vede pražský Deloitte Next, kde si například na co nejefektivnější řízení online meetingů vytvořili framework, který dávají k dispozici i dalším firmám.

***

Řídit kolaborativní workshop v zasedačce je v podstatě jednoduché. Účastníci na sebe vidí, všichni jsou spolu na jednom místě a celou dobu mají maximální přehled o tom, co se v místnosti zrovna děje. Společná pozornost se upírá směrem k řešení. Všichni navíc mají k dispozici nástroje, jako jsou tabule, flipcharty, papíry, barevné postity, fixy i tužky, židle a stoly, a nikoho z účastníků není potřeba učit, jak je používat.

A pokud se do všeho zapojí dobrý facilitátor, který dovede účastníky vést na současně individuální i skupinové úrovni, výsledek v podobě nové strategie, produktu, služby nebo jen slibného řešení problému se brzy a nečekaně ve velkém detailu dostaví. Tak tomu alespoň bývalo před covidem. Pak se zasedačky musely pro větší skupiny lidí zavřít a my se museli začít potkávat online.

Na první pohled to vypadá, že potkávat se online není žádná věda. Call hodíme do kalendáře, rozjedeme Skype, Zoom nebo Teams a je to. A skutečně většina obyčejných týmových meetingů takto jednoduše může fungovat. Jakmile totiž stačí jen mluvené slovo a nenáročné sdílení informací, call prostě funguje. A skvěle!

Ale co když jsou nás na meetingu desítky a všichni se musí zapojit? Co když potřebujeme společně tvořit? Co když potřebujeme ukazovat, malovat, diskutovat, domlouvat se a hlasovat? Co když potřebujeme víc než jen hodinu a absolutní pozornost všech přítomných po celou dobu?

Co když potřebujeme odejít s maximální shodou na společně vytvořeném řešení ve všech jeho aspektech? Tak to totiž fungovalo v offline zasedačkách, ve kterých jsme společně mohli trávit kolaborativní workshopy, brainstormingy a sprinty. Ale i když jsme na callech, nesedíme spolu v jedné místnosti a nemůžeme jednoduše něco nakreslit na tabuli.

I v Deloitte Next jsme před pandemií dělali okolo šedesáti několikadenních design sprintů ročně. Společně s klientem jsme sestavili tým, který skrze naše vedení a procesy musel přijít s řešením na konkrétní ambici v podobě definování nových produktů a služeb, vizí, strategických rozhodnutí nebo zlepšení současného stavu.

Několik dní jsme spolu seděli v jedné místnosti, plně soustředěni na zadání. V místnosti, kde prostor i čas byly vyňaty z korporátních struktur a daly možnost vzniknout nové inovaci. O tohle nás ze dne na den covid připravil a my se museli okamžitě adaptovat na nové prostředí. Na online.

Potřeba našich služeb a touha po velkých a zásadních týmových řešeních tu logicky stále byla. Otázkou tak zůstávalo, jak to udělat? Jak nastavit společnou vizi a iniciativy k ní vedoucí s dvacetičlenným mezinárodním týmem, kdy každý sedí v jiné evropské zemi, protože se nemůžeme potkat? Jak vymyslet společné řešení v oblasti „workplace of the future“ se zapojením 45 talentů během karantény? Ambicí bylo mnoho, ale největší z nich byla naše vlastní – jak to udělat online?

Pokusili jsme se tedy převést naše know-how z design sprintů a jejich facilitace do online prostředí, vytipovali jsme si vhodné nástroje, vytvořili pravidla a postupy, abychom měli maximální jistotu, že jakoukoliv online session o desítkách účastníků dokážeme úspěšně dovést do konce. Protože když organizujete a řídíte online session, je to jako při potápění – co pod vodou máte, to tam máte. Když se cokoliv pokazí, musíte si s tím vystačit, jinak umřete.

Nám se podařilo během desítek online kolaborativních workshopů nejen přežít, ale současně z nich udělat zážitek, respektive novou zkušenost pro všechny zúčastněné, vytěžit jejich maximální zapojení a participaci na výsledku, který vždy naplnil kýženou ambici.

A proto jsme se rozhodli naše know-how přetavit do jednoduchého a volně přístupného frameworku, který v současné situaci může inspirovat či pomáhat firmám, jak takovou kolaborativní online session organizovat a řídit, aby to stálo za to a investice se vyplatila. Dám za to ruku do ohně.

Pokud tak dnes firmy, které podobné principy aplikovaly, mají stále problémy, je to především na poli kapacit a zdrojů. Pro množství z nich je implementace nových nástrojů kvůli vlastnímu nastavení velmi pomalá a zároveň si nemusely vybrat vhodné nástroje, které kromě meetingu umožňují i řízení brainstormingů a projektů. Z nástrojů pak nejčastěji doporučujeme kombinaci Microsoft Teams či Zoomu, Slido a Miro spolu se sdílenými dokumenty.

I u nás je implementace některých řešení poměrně komplikovaná, ale současná situace vedla spíše ke zlepšení a akceleraci změn. Mám pocit, že postupy a zkušenosti inovátorů jsou teď potřeba mnohem víc než jindy. Všímám si ale, že začalo být hodně viditelné, že některé na oko běžné soft skills, jako je třeba prezentování nebo storytelling, profesionálům stále chybí.

Online Session Framework v kostce
aneb jak připravit projekt na dálku

Úvodní fáze
Před samotnou přípravou a realizací projektu je potřeba ujasnit si, jaký je jeho účel. Jako první je tedy potřeba jasně stanovit cíle, seznámit se s backgroundem a získat základní kontext chystané akce. Zrovna tak je třeba sezvat účastníky design sprintu.

Přípravná fáze
Jako druhá následuje fáze příprav. Tehdy vznikají první „hmatatelné“ podklady, připravují se scénáře, volí se a chystají vhodné nástroje. Vzniká také prework projektu, každý účastník dostává instrukce, jak se na chystanou akci připravit. Výstupem by měla být rovněž doprovodná prezentace.

Onboarding
Ve třetí fázi dochází k rozdělení rolí, seznámení členů projektového týmu s průběhem připravované akce a vzniká (a je odeslán) i její harmonogram.

Akce
V rámci závěrečné fáze jsou testovány jednotlivé nástroje, případně odhalovány a napravovány nedostatky. Rovněž probíhá finální facilitace akce prostřednictvím různých cvičení a diskuzí.

Kompletní framework najdete na infografice níže: