Proč plýtvat papírem, když to jde vyřešit elektronicky? Digitalizace je nejen v Česku jedním z velkých témat. Třeba elektronický podpis ušetří práci, čas i životní prostředí při vyplňování nájemní smlouvy, nástupu do práce a dalších příležitostech. Problém ale je, že ne všichni vědí, jak na něj. Česká IT firma Software602, která stojí za jedním z prvních textových editorů v zemi, spustila službu Podepsat.Online, jež dělá přesně to, co byste čekali. Navíc je zdarma.

S papírováním se často pojí nutnost podpisů, které lejstrům dávají oficiální punc. Podle výzkumu společnosti Ipsos jen kvůli nim dokumenty tisknou přes dvě třetiny Čechů. „Já se ptám: je v 21. století nutné tisknout dokumenty vytvořené na počítači jen kvůli podpisu? Není,“ uvádí Richard Kaucký, spoluzakladatel Software602.

Firma v Česku působí už od 90. let. Dnes se specializuje na automatizaci kancelářských procesů a spolupracuje při tom jak s firmami, tak se státní správou. „Začali jsme před více než 30 lety textovým editorem T602,“ vzpomíná Kaucký. Naráží na jeden z prvních takových programů u nás, který lidem v devadesátých letech umožnil tvořit dokumenty a především bez problémů tisknout s českou diakritikou. S trochou nadsázky tak lze říct, že v Software602 přispěli k tomu, že Češi vyměnili psací stroje za počítačové klávesnice.

Dlouholeté zkušenosti chce firma zužitkovat i v souvislosti se zmíněnou službou Podepsat.Online. Webová aplikace z dílny Software602 zdarma umožňuje komukoliv elektronicky podepisovat. Funguje bez registrace a uživatelé přes ni mohou vyřídit libovolné množství dokumentů, klidně i z mobilního telefonu.

Reprofoto: Software602

Služba Podepsat.Online je zdarma

Jak Podepsat.Online funguje? Do webové aplikace uživatel nahraje třeba nájemní smlouvu, objednávku nebo omluvenku ze školy. Poté je třeba vyplnit jméno a příjmení, e-mail a vybrat umístění pro samotný elektronický podpis. Následuje ověření identity přes SMS a digitální „papír“ i s podpisem už je na cestě na uvedenou mailovou adresu.

Pokud uživatel potřebuje i podpis druhé strany, stačí poslat odkaz a postup je pak totožný. Finální dokument mají k dispozici všichni zúčastnění. Nahraný soubor může mít velikost až deset megabytů, aplikace umožňuje pracovat s běžnými formáty, jako je PDF, DOC, PNG nebo JPG, celkem si však rozumí s více než pětatřiceti. Software602 chce do konce letošního roku zprostředkovat alespoň 40 tisíc elektronických podpisů.

Služba Podepsat.Online je určená pro uzavírání běžných smluv mezi lidmi i mezi nimi a firmami: lze použít například pro nájemní smlouvy, smlouvy o dílo, kupní smlouvy, smlouvy o obchodním zastoupení a další, které nepodléhají regulaci státu.

„Zaručený elektronický podpis v rámci Podepsat.Online má stejnou váhu jako podpis fyzický, jelikož je založen na podpisovém certifikátu. Během procesu elektronického podepisování v Podepsat.Online dochází k identifikaci stran jménem a jejich e-mailovou adresou, tedy osobními údaji z pohledu GDPR, a k následnému ověření přes SMS. Elektronický podpis se navíc nerozmaže ani nevybledne,“ popisuje Martin Vondrouš, manažer byznysového rozvoje ze Software602.

Zmiňovaná aplikace se naopak z právních důvodů nehodí pro dokumenty, které se týkají komunikace s úřady, třeba pro hypotéku se zápisem plomby na katastru a podobně. Pro ně je totiž nutné mít takzvaný kvalifikovaný podpis, který uznávají všechny státní úřady v České republice.