Ve světě, kde na významu nabývá flexibilita práce a jistá míra nezávislosti, se mnohé firmy obrací ke spolupráci s osobami samostatně výdělečně činnými neboli OSVČ. Kontraktorská práce v sobě však ukrývá mnohé komplikace, upozorňuje advokát se zaměřením na pracovní právo David Šupej z kanceláře Sedlakova Legal.

V článku odhaluje, jak se vyhnout nejčastějším úskalím švarcsystému, která mohou firmám přinést nejen finanční ztráty, ale i další postihy. Proč je důležité zachovávat nezávislost kontraktorů, jak správně nastavit smlouvy a co dělat, aby vaše spolupráce nepřekročila hranici do nelegální sféry?

***

Zaměstnanec, freelancer nebo něco mezi?

Nemá cenu zabíhat do argumentů soudních rozhodnutí, faktem je, že z pohledu švarcsystému se lidská činnost dělí do tří skupin. V první skupině jsou práce, které můžete vykonávat jen jako samostatný podnikatel – notáři, exekutoři a podobně. Ve druhé jsou činnosti, které jsou z podstaty tak závislé na tom, komu jsou poskytovány, že není představitelné, aby je někdo vykonával nezávisle podle svého podnikatelského uvážení, což se týká například prodavačů, asistentů, sekretářů, office manažerů.

Pak do hry vstupuje třetí, nejkomplikovanější skupina. Tou jsou takzvané obojetné činnosti, které lze vykonávat jak v pracovním poměru, tak jako nezávislý podnikatel. Zásadní rozdíl je však ve způsobu, jakým je taková činnost vykonávána. Můžete mít firemního, ale i externě spolupracujícího právníka nebo vývojáře.

Externímu člověku pošlete požadavek, dohodnete si termín a cenu a čekáte na výstup. Interního kolegu kontrolujete od příchodu do kanceláře až do jeho odchodu a zadáváte mu na daný den úkoly. Řešíte odkud, jakým způsobem a z jakých zařízení práci vykonává nebo třeba i to, zda je jeho pracoviště bezpečné. U externistů by vás tyto okolnosti ani nenapadlo řešit.

Pozor na mindset

Pokud už obě strany dopředu počítají s tím, že kontraktor bude pro společnost dostupný téměř neomezeně a že se využije jeho plná osmihodinová pracovní kapacita, jenom se to na papíře nějak „skoulí“, aby k tomu vznikl právní podklad, je to první krok k problémům. OSVČ má totiž fungovat maximálně nezávisle, jako kterýkoliv jiný externista či subdodavatel.

Začleňování kontraktorů v jejich plné kapacitě do jádra týmu není sice vyloučené, ale v praxi se po nějaké době nepsaná pravidla často přestanou dodržovat a obě strany se mentálně přepnou do stavu „zaměstnanec na IČO“. A rozdíly mezi zaměstnanci a kontraktory, kteří se společností spolupracují, se začínají pomalu ale jistě stírat.

Šablonám se raději vyhýbejte

Smlouva s kontraktorem musí odpovídat obchodní povaze spolupráce. Nestačí tedy vzít jakýkoli vzor z internetu (a už vůbec ne vzor pracovní smlouvy nebo DPP) a v hlavičce vyměnit datum narození kontraktora za jeho IČO. Smlouva by měla zachovávat místní i časovou nezávislost kontraktora a mělo by se jednat o projektovou spolupráci, kdy kontraktor zpracovává jednotlivé zakázky podle objednávek, které definují například cenu, kvalitu a termín plnění.

Zpravidla tak nebude ospravedlnitelné zakazovat kontraktorovi využití subdodavatelů nebo práce na jiných zakázkách pro jiné odběratele. Stejně tak se v obchodní smlouvě nemohou vyskytovat žádné instituty pracovního práva jako vedení evidence pracovní doby, hlášení nemoci, schvalování dovolené, příplatky za přesčasy či školení BOZP na pracovišti.

Nezávislost kontraktora

Podnikatel je ten, kdo na vlastní účet a riziko vykonává činnost za účelem zisku. Jeho nezávislost (místní, časová, ekonomická) je podstatou jeho činnosti. Tuto nezávislost je tedy třeba udržet, nikoli ji omezovat. Zpravidla nebude důvod, aby kontraktor musel docházet každý den do kanceláře odběratele – zde si povšimněte rozdílu mezi musel versus chtěl.

Kontraktor má mít své vlastní vybavení, pokud jej nemá, bude se jen těžko vysvětlovat, jak by jinak mohl samostatně vykonávat svoji podnikatelskou činnost. Pokud už je kontraktorovi cokoli poskytováno, tak jedině za úplatu s tím, že by za tím měl být i nějaký rozumný, například technický nebo bezpečnostní důvod. Externímu právníkovi přece také neposkytujete počítač, aby vám sepsal smlouvu.

Štěstí přeje připraveným

Může se stát, že dojde až na kontrolu z inspektorátu práce. U ní vždy rozhodují dva body: papíry a lidé. Z podkladů si inspektor udělá první obrázek o tom, kolik kontraktorů máte a zda už ze smlouvy rovnou nevyplývá, že je to celé jen „kamuflovaný“ švarcsystém.

Pokud projdete prvním krokem, nemáte zdaleka vyhráno. Inspektoři si totiž mohou jednotlivé lidi zvát k „výslechům“ a ptát se na otázky týkající se skutečného fungování spolupráce. Tady nezřídka nastane větší problém. Pokud kontraktor nerozumí formě své spolupráce se společností, může inspektorům odvyprávět, jak každý den chodí do kanceláře, jak je v práci skvělý kolektiv, že se cítí jako součást týmu a že třeba nevnímá žádné rozdíly mezi ním a kolegou, který sedí vedle něj a který má náhodou pracovní smlouvu.

Řada těchto odpovědí může padnout po více nebo méně návodných otázkách typu: Komu jste podřízen? Jaká je vaše pracovní doba? Jak je vedena evidence pracovní doby? Kdo vede evidenci pracovní doby? Kdo a jak často vám vyplácí odměnu? Se kterými kolegy se na pracovišti střídáte?

Pokud si kontraktor neuvědomuje svoji externí roli, třeba i kvůli tomu, jak skutečně funguje spolupráce, je na problém zaděláno.

Pokuty, penále, zákazy

A proč toto všechno řešíme? Protože od ledna 2024 se zpřísnily postihy za švarcsystém. Společnosti, která takto funguje, hrozí nejen pokuta až deset milionů korun (nejméně však padesát tisíc korun), doměření případných odvodů a penále, ale nově i zákaz činnosti až na dva roky.

Ze zprávy o kontrolách inspekce práce za rok 2022 (za rok 2023 ještě není zpráva dostupná) vyplývá, že kontroly nelegálního zaměstnávání – kam spadá jak problematika švarcsystému, tak zaměstnávání cizinců bez příslušných povolení – jsou dlouhodobě jednou ze stěžejních kontrolních činností inspektorátů práce.

V roce 2022 bylo zjištěno 218 těchto případů, kdy oproti předcházejícím letům je z výsledků kontrolní činnosti patrný dvojnásobný nárůst nelegální práce formou švarcsystému u občanů Česka a za umožnění výkonu a samotný výkon nelegální práce bylo v roce 2022 uloženo celkem 752 pokut v souhrnné výši téměř 176 milionů korun (pokuty zahrnují všechny případy nelegální práce, tedy jak švarcsystém, tak zaměstnávání cizinců bez příslušných povolení).