Snad každý startup má pro nováčky připravený onboardingový proces, aby lépe pochopili fungování firmy a cítili se v novém prostředí co nejlépe. Jak ho ale nastavit tak, aby se člověk cítil skvěle už od prvního dne? Nejen tímto tématem se bude zabývat druhá událost naší série hybridních konferencí CC Uncover, která je naplánována na 1. března.

Veškeré dodatečné informace o CC Uncover včetně registrace na online i offline verzi (která je do 15. února za zvýhodněnou cenu) naleznete na oficiálním webu akce. Ještě předtím si ale přečtěte krátký rozhovor s Matějem Žáčkem z Geetoo, kde zastává pozici COO & Legal Director, a VP of People Klaudií Nemčickou ze startupu CloudTalk o tom, jak to probíhá u nich.

Každá firma má něco specifického, co má připravené pro nováčky. Co to je u vás?

Matěj Žáček: Většinu nových kolegů často v uvítacím balíčku překvapila flaška… Pro nové kolegy to bylo často příliš matoucí, protože nevěděli, jestli mají flašku bouchnout hned po příchodu a zda třeba neočekáváme, že se mají podělit. Nad tím jsme se museli zamyslet, až jsme ji ze setu věcí ve welcome package vyřadili a nahradili něčím dobrým na zub.

Obecně je však mimo welcome package pro nováčky připraven onboardingový proces, který je pro prvních několik dnů často rozplánován po hodinách. V poslední době jsme na onboardingu dost zamakali a od nových kolegů máme feedback, že takovou míru pozornosti v předchozích zaměstnáních nezažili. Spoustu nováčků překvapí i tykání a neformální firemní kultura, na které si v Geetoo zakládáme.

Klaudia Nemčická: Neodmyslitelnou součástí přivítání nového cloudtalkera je náš uvítací balíček, jehož smyslem je vyvolat pocit oboustranného díku a respektu. Chceme, aby se od prvního dne cítil, že je plnohodnotným členem našeho týmu. S každým kvartálem se snažíme balíček vylepšovat, ale za základ považujeme uvítací kartičku, tričko, mikinu, ponožky, zápisník, webkamerovou krytku a nálepky.

Každé oddělení má také své vlastní specifické uvítací online mítinky. Například v oddělení People hrajeme s nováčkem hru, v rámci které lépe pozná svůj tým. Náhodně v ní padají otázky typu kdo (nebo co) ho/jí umí rozesmát, jaké je jeho/její oblíbená pohádka z dětství a podobně. Cílem je, abychom se lépe poznali čistě z osobního hlediska.

Jaké konkrétní aktivity nebo programy děláte tak, aby každý nový kolega byl angažován od prvního dne? V souvislosti s remote či hybridním prostředím.

Matěj Žáček: S remote a hybridním prostředím se snažíme pracovat a ač jsme na začátku pandemie měli lepší výchozí pozici než jiné obory mimo IT, tak i pro nás byl nejdříve přechod na full remote trochu šok. Rotace v kancelářích, povinné home office, kolegové ze všech koutů republiky, to vše je velkou výzvou i dnes. Se vším jsme se snad poměrně se ctí poprali a je někdy vtipné pozorovat, jak se lidé po návratu do kanceláře nebo na celofiremních videocallech potkávají s kolegy, se kterými se od jejich nástupu celé měsíce fyzicky neviděli.

K onboardingu jsme tak používali Teamsy, Slack a různé nástroje pro online výuku a kooperaci, máme zde však velké rezervy, na kterých makáme. V současné době připravujeme automatizovanou LMS platformu nejen pro onboardingy, ale také pro celý L&D plán všech stávajících kolegů. Ani Řím se nepostavil za den, proto celý proces pilně po částech posouváme a zdokonalujeme.

Foto: Archiv KN

Klaudia Nemčická ze startupu CloudTalk

Klaudia Nemčická: Naši noví zaměstnanci se ráno, v první den svého nástupu do práce, zúčastní online uvítací schůzky s jedním nebo dvěma kolegy z týmu. Na této schůzce se kromě přivítání probírají základní informace o firmě a našich benefitech, na koho se mohou obrátit v jakých situacích, jak fungujeme z hlediska komunikace, kde co najdou, a samozřejmě se odpovídají případné dotazy.

Je také tradicí, že každý nováček na začátek napíše něco málo o sobě do našeho Slacku – třeba na jakou pozici nastoupil, odkud je, jaké má zájmy ve volném čase. Pak probíhají také individuální schůzky s jednotlivými manažery z týmu, s nimiž společně stanoví „battle plan“, tedy plán činností na další období, a nastaví vzájemně vhodnou komunikaci pro obě strany.

Na některých odděleních máme také takzvaný buddy program, kdy je každému nováčkovi přidělen „buddy“, který ho doprovází během prvních týdnů. To může ušetřit čas lidem v týmu i manažerům a je to také skvělý způsob, jak se nový cloudtalker rychleji seznámí s prostředím a vyhne se počátečnímu stresu z neznámého.

Jak dlouhý je pro vás onboarding a kdo v něm hraje hlavní roli?

Matěj Žáček: V současné době pracujeme na tom, aby onboarding v různých etapách trval alespoň šest měsíců, na kterých bohužel ještě nejsme. Nejvíce intenzivních je samozřejmě prvních pár týdnů, ve kterých prověřujeme, zda nováček správně porozuměl všem interním procesům, pracovním postupům či firemní vizi. Nováček v rámci cross-exposure navštíví i všechna oddělení ve firmě, aby si tváře v HR appce spojil s reálnými lidmi a viděl, jak vypadá jejich pracovní den. Po prvních několika týdnech však přibývá samostatné praktické činnosti a intenzita tréninku se tím snižuje.

Vše vrcholí závěrečným mítinkem před koncem zkušební doby, ve kterém by už nováček měl být velmi dobře seznámen s chodem firmy a svou rolí v ní. Nejvíce důležité pro onboarding jsou role HR managera a people managera. HR manager onboarding plánuje a dohlíží nad ním, people manager je však nováčkovi nejblíže a je zodpovědný za to, že byly všechny informace předány kvalitně a že je nováček ve firmě spokojený. Vzájemné feedbacky pravidelně vyhodnocujeme a jsou pro nás cennou pomůckou při zlepšování celého procesu.

Klaudia Nemčická: Náš onboardingový systém akorát měníme, abychom vyhověli potřebám rostoucí firmy. První den se lidé dozví podrobné informace o týmech, nástrojích, které používáme, našich hodnotách a dalších věcech, které jim pomohou při práci. Na konci dne absolvují kvíz, ve kterém se dozví něco o našich lidech a vyzkouší si, co si zapamatovali. Poté jsou nově příchozí pracovníci předáni svým týmům, se kterými se v následujících týdnech setkají při nástupu do zaměstnání. Plánujeme požádat nováčky o zpětnou vazbu po měsíci a poté po třech letech ve společnosti.