Moderní firma musí pružně reagovat na měnící se svět, na preference a potřeby zákazníků, ale i na technologické inovace. Při zavádění změn je však potřeba zejména zaměstnancům důkladně vysvětlit, proč je přijetí nových procesů či nástrojů pro jejich práci přínosem. Disciplína, která se procesními změnami v podniku zabývá, se jmenuje change management neboli řízení změn. Dobře ji znají také v Amazonu, kde řídí po celém světě stovky tisíc lidí, ale využitelná je nejen v největších korporacích.

Jak využívat change management a k čemu je dobrý? O tom píše v komentáři pro CzechCrunch Jan Vavřík, který působí v tuzemské pobočce společnosti Amazon jako Senior Operations Manager Change a podílel se například na změnách souvisejících se zvýšením obrátkovosti skladu nebo udržitelnými iniciativami včetně výměny nekonečného množství jednorázových kelímků.

***

Cílem change managementu neboli řízení změn je minimalizovat rizika, přinést organizaci benefity plynoucí ze změny a samozřejmě také usnadnit zaměstnancům přizpůsobování se novým podmínkám na pracovišti. Change tým by měl být pevně zakotven ve struktuře managementu. V rámci budovy distribučního centra Amazonu v Dobrovízi má tento tým na starosti implementaci centrálně řízených projektů, ale také správu projektů lokálního týmu.

Zabýváme se například problematikou udržitelnosti, dopravy, stravování, údržbou nebo chodu budovy. Zjednodušeně řečeno – zajišťujeme komplexní podporu a adaptaci týmu operativců. Často se setkávám s dotazy, zda se v tak obrovské, globální společnosti do inovačních procesů zapojují i řadoví pracovníci. Zpětná vazba našich zaměstnanců je pro nás určitě důležitá. V distribučním centru máme například k dispozici elektronické kiosky, kde může kdokoliv z řad zaměstnanců navrhnout zlepšení libovolného procesu.

Vedení pak návrhy na měsíční bázi vyhodnocuje, ty nejlepší realizuje a zaměstnance odměňuje za proaktivní přístup. Samozřejmostí je, že zaměstnanci mohou kdykoliv přijít s nápady osobně za svými manažery a požadavek ke změně zadat i touto cestou. Proces řízení změn v Amazonu je přitom komplexní soubor aktivit, které jsou koordinovány a probíhají na několika úrovních. Amazon je prostředím vysoce standardizovaný, a proto i proces změn podléhá jasným pravidlům, díky nimž můžeme zaručit vysoký standard výsledku.

Každý projekt u nás musí projít několika fázemi. První fází je zahájení projektu, kdy se identifikují klíčoví účastníci. V druhé fázi se plánuje časový harmonogram a finanční náklady. Zásadním krokem je pak stanovení rizik, která mohou při zavádění nastat. Sestaví se projektový tým a určí se vedoucí projektu z jednotlivých oblastí. Následuje zpravidla takzvaný Kaizen Blitz, což je velmi efektivní workshop všech zainteresovaných.

Následně již přichází na řadu schvalovací proces a samotná realizace. Change tým řídí a koordinuje exekuci jednotlivých fází projektu, zajišťuje včasný nákup komponentů a koordinuje realizační týmy, kontraktory, technickou podporu a operativu. V průběhu realizace je také nutné vyhodnocovat rizika, monitorovat progres a podporovat angažovanost všech členů týmu.

Jako příklad jednoho z našich realizovaných projektů mohu uvést implementaci VNA – systému úzkých uliček do vysokoregálového paletového skladu. V něm nyní manipulaci zajišťuje flotila VNA vysokozdvižných vozíků (z anglického Very Narrow Aisle, tedy „velmi úzká ulička“), díky čemuž jsme výrazně zmenšili operativní prostor. Konkrétně z původní šíře uliček tři metry jsme docílili jejich zúžení na 1,8 metrů.

Díky tomuto novému regálovému systému jsme získali téměř 1 500 metrů krychlových úložného prostoru navíc, přičemž návratnost vstupní investice (ROI) byla pouhých šest měsíců. Velkým přínosem je také zvýšení povolené rychlosti z 6 km/h na 12 km/h, což vede ke zvýšení obrátkovosti skladu.

Dalšími příklady mohou být projekty spojené s udržitelností, což je agenda, kterou máme v rámci Change oddělení také na starosti. S naším týmem jsme lokálně zprovoznili nabíječky pro elektromobily a elektrokola či motorky. Dokončujeme také transformaci klimatizace na energeticky nenáročnější verzi.

Projekt, na který jsem velmi pyšný, ač se nemusí jevit jakkoliv převratně, je přechod z jednorázových kelímků v automatech na kávu na systém znovupoužitelných omyvatelných kelímků. Jen pro představu touto změnou snížíme odpadovou zátěž odhadem až o 1,3 tuny za rok, což je skutečně nezanedbatelné číslo. Spustili jsme také interní informační kampaň, abychom zaměstnance na tuto změnu připravili, díky které věřím, že budeme s tímto projektem úspěšní.

Co se týká procesně orientovaných záležitostí, tak můj tým momentálně pracuje na projektu světelných závor pro třídicí linku vícepoložkových objednávek. Zavádíme cognex kamerový systém pro balicí stanice. Velký projekt ve fázi schválení je transformace třídící jednotky balíků s instalací automatického virtuálního odbavení zásilek.

Ve všech případech se soustředíme na bezproblémový chod našich procesů, ty se snažíme automatizovat tak, aby přinášely přidanou hodnotu našim zákazníkům. Snižujeme chybovost, eliminujeme defekty a získaným zlepšením můžeme dát možnost zkušeným a talentovaným kolegům soustředit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Při uzavření každého projektu pak provádíme závěrečnou kontrolu a zpracováváme dokument, který zohledňuje veškerá úskalí nebo zásadní lekce a postřehy z realizace změny. To nám pak slouží jako skvělý nástroj ke zlepšování i v budoucnu.