Ať chceme, nebo ne, e-mail je stále jedním z nejdůležitějších kanálů pro komunikaci. Nedokázaly ho zastavit ani sociální sítě a další komunikační služby, a tak se elektronická pošta ani v nejmenším nechystá odejít do – pro mnohé – zaslouženého důchodu. Dlouhou dobu jsem byl jedním z těch, kteří chtěli, aby do penze skutečně šel. To bylo ale předtím, než jsem poznal Hey, respektive než tuto novou aplikaci chytré hlavy stojící za platformou Basecamp uvedly na trh.

Protože mi chodí vyšší desítky e-mailů denně, které jsou navíc svým obsahem velmi roztříštěné, hledal jsem způsob, jak mít všechny důležité zprávy co nejlépe rozdělené. Nemyslím však používáním štítků, což umí kdejaký e-mailový klient, ale tak, aby celé strukturalizaci odpovídalo i uživatelské rozhraní.

Zároveň jsem potřeboval moderní layout, který by – a to je důležité – na první pohled neevokoval, že jde o e-mailovou službu. A byl jsem tomu ochotný obětovat hodně. Nebaví mě klasika jménem Gmail, i když adresu od Googlu využívám, a dokonce mě nezaujal ani Spark, který je na potřeby moderní e-mailové komunikace objektivně jednou z nejlepších voleb. Vypovídají o tom minimálně recenze i zkušenosti kolegů.

Když jsem pak zjistil, že společnost Basecamp stojící za stejnojmenným nástrojem pro týmy, který aktivně používám a baví mě, chystá „revoluci v e-mailu“, začal jsem se o ni zajímat. Nějakou dobu byla pouze na pozvání, takže bez kódu jste se dovnitř nedostali. Nebylo ale nijak složité takový kód získat, a proto jsem do Hey přihlásil v době, kdy se o něm ještě tolik nepsalo.

Věděl jsem, do čeho jdu. Projel jsem jejich instruktážní videa a přečetl pár recenzí. Bedlivě jsem sledoval i kauzu, kterou měli tvůrci Hey s Applem, když jim odstranil mobilní aplikaci z App Storu. Jak je mým zvykem, udělal jsem si o tom po povrchu osobní přehled a byl přesvědčen, že tento e-mail bude pro mě konečně fungovat. Splňoval vše, co jsem předpokládal. Nic ovšem není perfektní.

Elektronické stěhování

Než se pustíme do vychytaných záležitostí, které Hey nabízí, je potřeba zmínit jednu důležitou věc: nejde o e-mailového klienta jako takového. V Hey si (zatím) nesesynchronizujete několik e-mailových adres a musíte se spoléhat na jednu vlastní, respektive úplně novou adresu. Součástí služby je totiž doména @hey.com, na které si musíte založit účet.

Ano, měnit e-mailovou adresu v dnešní době, kdy je na ní závislých většina internetových služeb, je otravné. Třeba pro mě to bylo s nadsázkou jako stěhování do nového bytu nebo změna banky. Velký krok, který je s ohledem na vaši vybudovanou komunikaci třeba promyslet.

Naštěstí si ale můžete nastavit alespoň přesměrování (přeposílání) zpráv, tudíž budete mít v Hey přístup k veškeré poště, která vám přijde na různé adresy, pokud jich používáte více.

Teď ale konečně k tomu důležitému – proč se Hey může stát budoucností e-mailu. Na rozdíl od drtivé většiny ostatních schránek reflektuje to, co uživatel chce opravdu číst, což je jednou ze tří klíčových částí této služby. Zjednodušeně řečeno se vám do příchozí pošty, nazývané jako Imbox (Important Box), nedostanou e-maily od nikoho, koho nechcete, ale jen to důležité.

Vy si určíte, koho chcete číst

Hey toto opatření nazývá jako „first-time senders“ a do této skupiny řadí všechny, kteří se vám poprvé snaží zaslat zprávu. V bledě modré ikoně v levém horním rohu domovského rozhraní (respektive Imboxu) uvidíte počet lidí, jež se s vámi snaží spojit. Po rozkliknutí se ihned dostanete do tzv. Screeneru, kde si určíte, od jakého odesílatele chcete zprávu nadále přijímat.

Lze to brát jako takový filtr. Vstup pochopitelně nechcete zablokovat šéfovi, kolegům v práci nebo rodině, ale pokud vás neustále otravuje nigerijský princ nebo prodavač vysavačů, víte, co máte dělat. Ve Screeneru pak zvolíte buď „Yes“, nebo „No“ – a je hotovo.

Podobnost se složkou s nevyžádanou poštou tady samozřejmě je, ale přístup je odlišný. Neřeší to za vás automaticky robot, ale vy sami. V tom tkví hlavní výhoda. Nějakou chvíli potrvá, než si všechny přístupy do vašeho Imboxu nastavíte, ale jakmile to uděláte, odpadne vám řada starostí a příchozí pošta se výrazně vyčistí.

Hey přistupuje jinak také k e-mailům, které jsou nepřečtené. Dejme tomu, že jich máte třeba třicet a nechcete rozklikávat jeden po druhým. Využijete proto funkci Read Together, která je v Imboxu v pravém horním rohu u zpráv k přečtení, a rázem se vám rozbalí všechny e-maily pod sebou. Pak kurzorem nebo prstem scrollujete, čtete a náležitě reagujete.

Ovládněte tematické škatulky

Pokud používáte e-mail opravdu ve velkém, pravděpodobně „štítkujete“. Jeden štítek pro urgentní věci, druhý pro ne tak časově závislé zprávy, třetí pro konkrétní divize ve firmě a tak podobně. To pochopitelně můžete dělat i v Hey a k tomu využívat předpřipravené sekce, které filtrují zprávy do speciálních škatulek – The Feed, Paper Trail a Set Aside.

Každé z těchto okének má jiný důvod a rychle si zvyknete, jak je používat. I pomocí klávesových zkratek totiž můžete příchozí zprávy na jedno kliknutí jednoduše zařazovat. Například The Feed můžete využívat pro e-maily, jež mají newsletterový charakter. Do Paper Trailu pak hodíte všechny zprávy informující o fakturách, účtenkách a podobně a Set Aside může sloužit pro rychlý přístup ke zprávám, které si chcete uchovat na další použití.

V případě, že vám často chodí důležité přílohy (ať už textové dokumenty nebo fotky), zamilujete si sekci All Files, kde se veškeré přílohy automaticky řadí, tudíž se k nim dostanete hned a nemusíte procházet samotné zprávy. Zajímavý přístup klade Hey také k vašim chystaným odpovědím. Alespoň v případě, že si danou zprávu odložíte k pozdější reakci do sekce Reply Later.

Jakmile tak učiníte a za pár dní se rozhodnete, že chcete všechny zprávy odbavit najednou, zobrazí se vám příchozí zpráva v levém panelu a textové pole odpovědi v panelu napravo, což minimálně u mě dost zvýšilo produktivitu a urychlilo odepisování. Hned jsem zapomněl na šílená vlákna, kde musíte scrollovat, abyste zjistili, na co vlastně odpovídáte – tady vše uvidíte pěkně pohromadě.

Užitečné ústřižky zpráv a nerušivý vzhled

Možná jde jen o můj subjektivní pohled na věc, ale kolikrát jste prohledávali stovky e-mailů jen proto, abyste našli třeba potvrzovací kód nebo jiný důležitý identifikátor? Já nesčetněkrát. Z toho důvodu mi funkce zvaná Clips udělala velkou radost, protože díky ní můžete jednoduše označit jakýkoliv text ve zprávě a kliknutím uložit do této záložky. Pak k těmto útržkům můžete přistupovat stejně jako k přílohám – rychle a na jednom místě.

Podobných vychytávek je v Hey spousta a osobně si myslím, že pro řadu lidí, kteří chtějí změnit svůj přístup k e-mailové komunikaci, může jít o skvělou službu. Napomáhá tomu i jednoduchý design, v němž se po pár minutách zorientuje opravdu každý. Nehledě na to, že máte skoro na každou akci klávesovou zkratku.

Nutno podotknout, že lidé z Basecampu udělali velký kus práce. Hey působí jako moderní a zároveň seriózní nástroj, na druhou stranu není zadarmo. I když máte první dva týdny používání zcela zdarma bez nutnosti zadávání čísla platební karty, předplatné na celý rok vychází na necelých 2 500 korun (99 dolarů).

Můžu vám však říct, že během úvodních čtrnácti dní velmi dobře zjistíte, zda je tato služba pro vás, a pak bude rozhodování snazší. Nejde o žádnou horentní sumu (o to víc, když se rozpočítá na jednotlivé měsíce), ale i tak to může být pro některé klíčový faktor. Pokud se však rozhodnete Hey využívat, s velkou pravděpodobností vám změní pohled na e-mail jako takový. Jak se totiž ukazuje, elektronická pošta nemusí být nudná.