Tento scénář je v českém byznysu až nepříjemně povědomý. Desítky interních požadavků, objednávky schvalované přeposíláním e-mailů a reporty, které vznikají ručním přepisováním čísel z jedné tabulky do druhé. Každý soubor má jinou logiku, jedna změna „rozbije“ pět dalších a nikdo si není jistý, která verze dokumentu s názvem final_final_v2_oprava.xlsx je ta poslední platná. Management pak místo strategického rozhodování řeší, proč čísla v reportu nesedí s účetnictvím.

Není to jen pocit. Tlak na změnu je obrovský a firmy hledají cesty ven. Podle analytické společnosti Gartner bude do roku 2025 až 70 procent nových firemních aplikací postaveno na low-code nebo no-code technologiích. Ještě v roce 2020 to přitom bylo méně než čtvrtina. Firmy tak masivně opouštějí tradiční „tabulkové“ řízení ve prospěch flexibilnějšího vývoje.

„Chaos ve verzích je jedním ze symptomů toho, že firma přerostla excelovou databázi. Často vidíme, že pro získání dat musí manažer kontaktovat Marušku, protože ta jediná ví, kde co je. Když ale Maruška zrovna nemůže, celá firma stojí na místě,“ popisuje typické příznaky Jan Kodet, spoluzakladatel a šéf technologické divize PKF Apogeo Systems.

Ta vznikla v roce 2024 v reakci na poptávku po propojení IT s ekonomickou realitou – klientům nabízí vývoj softwarových řešení postavených na technologiích z dílny Microsoft, zejména pak Power Platform, Dataverse a Fabric.

Divize se sice pohybuje v prostředí, kde se často skloňují pojmy jako umělá inteligence nebo automatizace – ostatně podle aktuálního Microsoft Work Trend Indexu považuje 82 procent lídrů rok 2025 za klíčový pro změnu strategie a zapojení umělé inteligence do procesů. Kodet ale upozorňuje na jeden mnohem prozaičtější problém. Podniky nepotřebují jen moderní aplikace, potřebují jistotu.

„Cílem je dát firmám klid. Klid, že reporting, procesy i přístupová práva fungují, že data mají jasný původ a že se o ně může opřít účetní, auditor i vedení,“ vysvětluje Kodet.

Když IT mluví jazykem auditorů

Právě v propojení světů vývoje a financí vidí PKF Apogeo svou hlavní konkurenční výhodu. Zatímco běžná softwarová firma dodá funkční aplikaci podle zadání, naráží často na bariéru nepochopení účetních a daňových souvislostí. „Nejsme čistě vývojáři. Rozumíme tomu, co znamená DPH, cash flow, interní kontrola nebo ESOP. Když vytváříme CRM nebo reporting, díváme se na něj očima člověka, který musí výstup obhájit před auditorem nebo finančním úřadem,“ říká Kodet.

V praxi pak jeho divize funguje jako podpůrný tým pro zbytek skupiny. Když daňový poradce nebo auditor vidí, že se klient topí v nekonzistentních datech, doporučí mu rychlou konzultaci. Výstupem pak není „hezký dashboard“, ale systém, kde má každé číslo příběh a je dohledatelný jeho původ. „Klientům tím mizí stres z nejasností. Mají jeden systém, kterému věří účetní, auditor i management,“ dodává Kodet.

Technologicky staví PKF Apogeo Systems především na ekosystému Microsoftu, konkrétně na Power Platform. Letošní studie poradenské společnosti Forrester ukazuje, že právě tato platforma dokáže firmám přinést návratnost investice (ROI) ve výši 224 procent a zrychlit čas, za jaký se investice firmě vrátí, na méně než šest měsíců.

Ačkoliv se o nástrojích typu Microsoft Power Platform často mluví jako o low-code řešeních, která si zvládne „naklikat“ každý, realita je složitější. Kodet varuje před pastí přílišné demokratizace: „Absence řízení je jedním ze skrytých rizik. Když si někdo sám nakliká aplikaci bez kontextu finančních a dalších pravidel, hrozí narušení konzistence dat.“

Dnes už dvacetičlenný tým pod jeho vedením proto Power Platform využívá spíše jako robustní základ, na kterém staví bezpečné aplikace s využitím C# nebo JavaScriptu a datového prostředí Dataverse. „Oproti stavbě aplikace na zelené louce to vychází finančně i časově lépe, ale zároveň garantujeme věci jako bezpečnost, správu oprávnění a auditovatelnost,“ upřesňuje.

Úspora 50 % nákladů není o propouštění

Že tento přístup funguje, ukazuje případová studie z výrobní firmy, kde Kodetův tým nasazením nového systému pro schvalování a řízení dat dosáhl zrychlení procesů o třetinu a snížení provozních nákladů o padesát procent, zejména vlivem úspory času zaměstnanců. Nešlo přitom o drastické škrty nebo propouštění, ale o odstranění zbytečné práce a snížení chybovosti.

Tato čísla korespondují s globálními daty – firmy využívající Power Platform běžně hlásí úsporu času zaměstnanců kolem 25 procent, jak vyplývá z dat Forresteru. „Dřív firma trávila dny přepisováním tabulek, dnes vidí stav zakázky i cash flow v reálném čase. Úspora je primárně v čase lidí. Zaměstnanci mají najednou prostor na práci s přidanou hodnotou, kterou dříve nestíhali,“ popisuje konkrétní dopady Kodet.

Zatímco finanční ředitelé slyší na efektivitu a majitelé na stabilitu, v jádru jde podle Kodeta o jedinou věc – důvěru. „Když se systém opírá o ekonomické know-how i technologii, mizí chaos. A důvěra v čísla je základ pro každé rozhodnutí. I pro to, jestli v noci spíte klidně,“ uzavírá.