Pronajmout si prázdnou kancelář, tu draze vybavit, nákladně provozovat a možná někdy v budoucnu, až se do ní firma nevejde, řešit stěhování do většího. Klasický přístup utržil citelnou ránu v pandemii, kdy zažila bleskový rozmach práce z domova. Firmy i zaměstnanci si na hybridní fungování rychle zvykli a zvyšuje se poptávka po způsobech, jak za rozumnou a předvídatelnou cenu získat reprezentativní prostory, odkud může tým pohodlně pracovat a které se firmě přizpůsobí.

Flexibilní kanceláře tak v posledních letech registrují stále větší zájem, hlásí české zastoupení značek Regus a Spaces, které spadají do skupiny IWG a v Česku provozují pobočky ve dvaceti lokalitách. Důvody za rozhodnutím, proč firmy volí flexibilní kanceláře, jsou různorodé. „Může jít o cestu k provozním úsporám, jindy by si firma samostatnou kancelář na prestižní adrese nemohla dovolit a někteří naši klienti si jen přejí zaměstnancům nabídnout produktivní živé prostředí. Roli také hraje flexibilita, produktivita a ekologie,“ vysvětluje Karel Pelán, country manažer IWG (International Workplace Group) pro Česko a Slovensko.

Skupina IWG klientům umožňuje řadu přizpůsobení kanceláří na míru. Firmy si mohou plně zařídit pronajímaný prostor od uspořádání a barev přes typ stolů a kancelářských doplňků až po specifické potřeby zahrnující zasedací místnosti, venkovní prostory nebo soukromou recepci. „Tím pronájem flexibilních kanceláří posouváme na úroveň vlastních prostor s nadstandardním komfortem. To vše za transparentní měsíční poplatek, s nulovou vstupní investicí a s volitelným závazkem již od jednoho měsíce,“ dodává Pelán.

Že k volbě flexibilních kanceláří vedou různé motivace, dokreslují slova zástupců pěti firem, které v aktuální době sídlí v některém z center Regus. Například tým digitální agentury Advisio od začátku využíval sdílených pracovních míst v otevřeném coworku. „V roce 2023 jsme se ale rozhodli pronajmout větší vyhrazenou kancelář. Nechtěli jsme přijít o sdílené prostory, ale zavřené dveře jsou někdy k nezaplacení,“ vysvětluje Lada Pěgřimková, která agenturu Advisio vede.

Foto: IWG

Příklad flexibilní kanceláře skupiny IWG

Parkovací místa, centrální recepce i rekolaudace

Roli v jejím rozhodnutí hrála kromě lokality v Praze i soukromá recepce a možnost využívat zasedací místnosti. „V poměru cena výkon flexibilní kancelář vyšla jednoznačně lépe než vlastní, kterou bychom museli vybavovat a vše si zajišťovat sami, dokonce lépe než nabídky od konkurence. Důležité byly i zasedací místnosti, které jsou nám k dispozici,“ hodnotí Pěgřimková po roce fungování z kanceláře, kterou si podle vizualizací a plánů navrhovala podle svých představ. Zároveň si pochvaluje, že na služebních cestách její tým může pracovat v jakékoli pobočce Regusu v Česku i zahraničí a využívat lze i zasedací místnosti.

Odlišnou situaci řešila česká pobočka společnosti Bio-rad zabývající se diagnostikou ve zdravotnictví, která se v polovině minulého roku rozhodla přestěhovat do prostor Regusu na pražském Pankráci. „Kanceláře máme pouze pro občasnou potřebu, naši pracovníci většinu dne působí přímo u zákazníků. Motivací ke stěhování bylo snížení nákladů, jelikož se nám nepodařilo domluvit zmenšení či přesun do menších prostor u předchozího pronajímatele,“ vysvětluje jednatel českého zastoupení Bio-rad Ondřej Skála.

Jeho hlavním přáním bylo setrvat v okolí Pankráce, ale za důležitou výhodu považuje i možnost využívat sdílenou recepci dané pobočky: „Zrušili jsme pozici recepční, protože v kanceláři často nikdo není. Jsme rádi, že například poštu za nás převezme centrální recepce. Celková cena v poměru k pronájmu vlastních prostor vycházela srovnatelně, ne-li mírně lépe.“

Na flexibilní kancelář vsadila i estetická klinika Erilen Esthetic. Ta ale zmíněnou „flexibilitu“ využila způsobem, který většinu klientů z řad obchodních a IT firem ani nenapadne. „Před rokem jsme se přestěhovali do centra Dynamica Waltrovka s jedním velmi zvláštním požadavkem. Část centra jsme rekolaudovali na péči o tělo a kosmetické služby,“ popisuje Jan Stoklasa, který stojí v čele kliniky.

Cenově srovnatelných nabídek dostali spoustu, pro Regus se rozhodli na základě výborné osobní zkušenosti s jejím obchodním zástupcem, se kterým spolupracovali už při pronájmu prostor v jiné pražské pobočce řetězce Regus.

Stoklasa vidí budoucnost kanceláří právě ve sdílených otevřených konceptech. „Centra Regus mají dobře vymyšlený sdílený prostor. Open office v rámci jedné firmy za mě přestává dávat smysl a budoucnost vidím nejspíše v komunitních centrech, která budou vybavena sdílenými službami. Je to podobný trend jako v bydlení ve vyspělých zemích, kde samotný obytný prostor má minimální výměru a multifunkční bytový dům nabízí paletu sdílených prostor a služeb,“ dodává Stoklasa.

Nejen Praha, ale i regiony

Popularita flexibilních kanceláří není dominantním trendem jen v Praze, tuto cestu volí i firmy na Ostravsku. „Minulý rok na podzim jsme se s rychlou zastávkou odstěhovali z malých nevyhovujících prostor do nově otevřených Platan Offices v centru Ostravy,“ sdílí zkušenost Radim Kašpárek, COO technologické společnosti Analytics Data Factory, která se zabývá digitalizací a automatizací retailových služeb, typicky v prodejnách potravin.

Jeho tým hledal prostory především s dobrou dopravní dostupností a možnostmi parkování, ale podmínkou byly i širší doplňkové služby jako možnost pronájmu zasedacích místností, vybavená kuchyňka nebo tiskárna. Navíc muselo být možné v prostorech tým dále rozšiřovat. „Regus nám dali nejvýhodnější nabídku splňující všechna kritéria. A musím říct, že zatím jsme plně spokojeni,“ dodává Kašpárek.

Také ostravská pobočka německé společnosti Swiss Steel, která patří mezi nejdůležitější evropské dodavatele hutního materiálu, hledala dobře dostupné prostory v centru Ostravy – konkrétně menší kancelář do 15 metrů čtverečních. Ačkoli cena kanceláří Regus byla vyšší než u zvažovaných alternativ, rozhodlo kompletní vybavení kanceláře, skvělá dostupnost autem a zároveň i dvě vyhrazená parkovací stání.