O digitalizaci je v posledních letech slyšet na každém kroku. Úkony, které se dříve musely řešit osobně na pobočkách, nebo papírové dokumenty, které se musely posílat poštou, nahradila rychlejší a efektivnější digitální řešení. Šetří se čas a peníze a v neposlední řadě také životní prostředí. Jen stát kupříkladu během dvanácti let užívání datových schránek ušetřil více než 27 miliard korun a z toho 13,8 miliardy korun bylo ušetřeno na poštovném. Papíry už nemusí zdaleka tolik obíhat ani ve firmách, přestože se v nich pořád nachází velké archivy plné fyzických dokumentů. „Digitalizace v této oblasti může přinést zásadní efekty,“ říká Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602.

Česká softwarová firma s dlouholetou tradicí se specializuje na automatizaci kancelářských procesů a do její hlavní domény patří i dlouhodobá archivace dokumentů. To může znít na první dobrou jako nudná agenda, jenže ve fungování firem je chtě nechtě nevyhnutelná. Některé dokumenty musí být ze zákona archivovány a uchovávány až po dobu pětačtyřiceti let – a pokud je máte v papírové formě, tak je jednak nedokážete dostatečně efektivně spravovat a navíc zabírají spoustu místa. Podle dat společnosti Software602 přitom firmy v Česku i nadále využívají převážně papírové dokumenty, které ve finále zhoršují jejich fungování. Uhlídat termíny skartací nebo obnovovat validitu dokumentů je při rostoucím objemu stále náročnější.

„Digitální archiv s aktivní péčí se postará o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla skartace, které se navíc mohou časem s úpravou zákona změnit,“ vysvětluje Martin Plevka a připomíná, že firmy podle zákona musí pracovat se třemi základními typy skartačních lhůt vybraných dokumentů. Například stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele stačí archivovat po dobu tří let. Účetní doklady je nutné uchovávat nejméně pět let, tedy faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy či objednávkové listy. Stejné období platí pro účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy či účtové rozvrhy.

Další dokumenty podléhají střednědobé archivaci. Seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti je nutné archivovat po dobu šesti let. Desetileté uchovávání je vyžadováno u dokumentů, jako jsou účetní závěrky, výroční zprávy a daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty. „Obecně lze říct, že nejdéle se musí uchovávat HR dokumenty. Konkrétně jde o mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění. Výjimku představuje situace, kdy zaměstnanec pobírá starobní důchod – tehdy se lhůta zkracuje na deset let. V ostatních případech je však pětačtyřicetiletá archivace nezbytností,“ doplňuje Plevka.

Foto: Vygenerováno OpenAI DALL·E-3

Firmy se bez digitálního archivu neobejdou

Martin Plevka popisuje, že pro středně velké a velké firmy se stane skladování množství fyzických dokumentů v řádu desítek let dříve či později neúnosným. „Kvalitní archivační systém by měl být v tomto případě prioritou. Zatímco v případě fyzického archivu může být hledání konkrétní složky či dokumentu časově poměrně náročné, v digitálním prostředí trvá zpětné dohledání na základě metadat pouze několik vteřin,“ vyjmenovává jednu z výhod digitalizace dokumentů napříč firmou Martin Plevka. Pověřené osoby mohou mít v takovém případě přístup prakticky odkudkoliv, nemusí se převážet dokumenty a zvyšuje se efektivita úkonů.

Častou motivací firem je podle dat Software602, kde se na digitalizaci dokumentů a budování digitálních archivů specializují, v tomto ohledu také ekonomický rozměr. Stoupají ceny za pronájem nemovitostí, kde se sklady fyzických dokumentů nachází, a navíc rostou náklady na samotný tisk. Když jde o desítky až stovky tisíc dokumentů ročně, jde o nezanedbatelný náklad, navíc může být spojený s neméně nákladným poštovným. Martin Plevka konstatuje, že čím dříve firma s produkcí čistě elektronických dokumentů začne, tím více ve všech ohledech ušetří.

„Přeměnu v moderní digitální společnost je možné zahájit hned – zatímco začnou fyzické dokumenty podléhat skartační lhůtě, můžete postupně snižovat svou závislost na skladech a fyzických datech. Digitální archivy fungují na elektronické bázi a nevyžadují fyzický prostor, čímž značně šetří náklady na nájem, regály, elektřinu, logistiku i údržbu prostor. Postupný přechod k digitální archivaci se může jevit jako příliš neefektivní či zdlouhavý, proto ho lze urychlit dodatečnou digitalizací starších fyzických dokumentů. Nicméně jde o nákladný postup. Čím dříve tedy firma začne, tím více ušetří,“ vysvětluje ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602.

Výhody nabízí digitální archiv v řadě dalších aspektů. Zaměstnavatel minimalizací fyzických dokumentů ušetří čas i práci svým zaměstnancům, kteří museli velké množství smluv ručně třídit, potvrzovat, odesílat poštou a archivovat. Zajistí se větší flexibilita účetních či asistentů, kteří mohou s dokumenty pracovat odkudkoli, archiv lze jednoduše prohledávat, dokumenty je možné na dálku schvalovat a podepisovat a eliminuje se riziko ztráty či špatného zařazení. S tím souvisí také dlouhodobá ochrana citlivých dat, která jsou pro firmy samozřejmě klíčová.

Podle Martina Plevky si přitom často neuvědomují, jaké náležitosti musí digitální archiv splňovat. Jedna věc je archivovat dokumenty v digitální podobě v cloudu, avšak pokud je pouze nahrávají na známé služby typu Google Disk nebo Dropbox, nemusí to být zdaleka dostačující. „To je častý omyl, nicméně je důležité vědět, že pro právní jistotu a udržení důkazního břemene musí být digitální dokument opatřen kvalifikovaným podpisem a časovým razítkem, které má technickou platnost pět let. Pak je nutné aktivně se o dokument a jeho podpisy starat,“ dodává Plevka s tím, že o všechno zmíněné se automaticky postará digitální archiv s aktivní péčí, která udržuje dokumenty platné dle legislativy.