Zaplatit firemní výdaje ze svého, každý měsíc připravit vyúčtování, které musí schválit nadřízený, a pak všechno poslat na účtárnu, kde probíhá zaúčtování a proplácení jednotlivým zaměstnancům. Proces zpracování zaměstnaneckých útrat v módním řetězci s.Oliver ještě relativně nedávno probíhal absolutně neefektivně. Česká finančně-technologická firma Direct Fidoo to ale pomohla změnit.

„Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun,“ popisuje Robert Husák, finanční ředitel české pobočky s.Oliver. Zaměstnanci v jeho týmu se i kvůli této administrativě nemohli věnovat odborné práci, místo toho museli kopírovat účtenky a odbavovat další papírování.

Maloobchodní prodejce módy se rozhodl svůj problém řešit ve spolupráci se společností Direct Fidoo, jejímž cílem je automatizovat zaměstnanecké výdaje. Díky tomu zaměstnanci s.Oliveru dostali předplacené karty, na které jim firma nahrává potřebnou hotovost. Peníze zaměstnanci nejčastěji využívají na ubytování v rámci služebních cest nebo na výdaje, jež není možné hradit na fakturu.

V praxi systém funguje jednoduše – při zaplacení zaměstnanec obdrží notifikaci, aby nahrál účtenku a doplnil základní informace o nákladovém středisku nebo o tom, čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem vše odešle ke schválení nadřízenému, jenž pak doklad zašle na účtárnu k finálnímu zaúčtování. Místo toho, aby proces trval týdny, se řeší průběžně.

„Samotní zaměstnanci se zrovna k této změně stavěli velmi pozitivně. Platební kartu umí používat každý a aplikace Fidoo je intuitivní a uživatelsky příjemná. Všichni ocenili, že už nebudou muset na firemní výdaje vynakládat vlastní finanční prostředky a že už se nebudou muset zabývat papírovou administrativou,“ říká Husák.

Spolupráce módního řetězce s.Oliver a Direct Fidoo trvá zhruba dva roky. Samotné nasazování softwaru do firemních systémů zabralo přibližně měsíc. Aktuálně už prodejce řeší další automatizaci – import dat z Fidoo přímo do firemního SAPu.

„Naše organizace je poměrně malá a měsíční vyúčtování zpracovávalo zhruba deset zaměstnanců, celkovou časovou úsporu tedy odhaduji v řádu nižších desítek hodin za rok. Benefitem aplikace Fidoo je pro nás spíše přehlednost a elektronizace procesu schvalování výdajů a archivace,“ popisuje Husák.

Předtím totiž jedno měsíční vyúčtování obsahovalo asi deset papírů, které coby firma musel s.Oliver archivovat a schraňovat. Archiv poměrně bobtnal, nyní už má všechno uložené elektronicky v aplikaci a kdykoliv k dispozici k náhledu.

„Podařilo se nám odstranit potíže a administrativní zátěž spojenou s používáním osobních zdrojů zaměstnanců za firemní výdaje, a navíc zcela zautomatizovat agendu s tím spojenou. Krásně jsme tak nahradili původní neefektivitu a zkostnatělost zjednodušeným procesem, který oceňují všichni zaměstnanci,“ dodává Husák.