Mohlo by se zdát, že pomocí moderních digitálních nástrojů lze dnes spravovat kde co. Z palety každodenních nezbytností můžeme moderní technologie používat ke správě našich financí, času, ale třeba i koníčků. Využití takovýchto nástrojů se nabízí i ke správě něčeho mnohem komplexnějšího, jako je třeba město s několika tisíci obyvatel.

Přestože venku není příliš velké teplo, Jan Papajanovský odmítá pozvání dovnitř do tepla a dává přednost venkovnímu posezení a hrnku horkého čaje. „Dnešek jsem strávil celý den v kanceláři, takže rád posedím venku,“ usmívá se pětadvacetiletý mladík, u kterého by člověk velkou kariéru teprve očekával.

Byť svůj volný čas aktuálně věnuje přípravě na blížící se státní závěrečné zkoušky, kterými završí studia práv, více jej zaměstnávají věci veřejné odehrávající se v České Kamenici. Už ve svých 23 letech se tady totiž ujal starostování a díky tomu mám tu čest sedět s jedním z nejmladších starostů v České republice.

Funkcí starosty navázal na svou předchozí účast v zastupitelstvu města a také na zkušenosti, které nabyl na Ministerstvu financí a coby spoluzakladatel České středoškolské unie. Mimo perfektní znalost tuzemského práva tak musí Papajanovský zvládat i veškeré náležitosti týkající se vedení přibližně pětitisícového města na severu Čech. Jeho věk a zájmy mu ale velí přidávat i něco navíc ze světa, který řadu jiných starostů příliš neoslovuje.

Od prosazování zavádění optického kabelu, kde to jen jde, přes srdnatou komunikaci s občany svého města prostřednictvím Facebooku až po snahu zavádět na radnici zcela nové digitální nástroje pro správu úřadu a usnadnění některých procedur. To je krátký výčet inovací, které tento mladý starosta přináší svému městu a zhruba třicítce úředníků, s nimiž sdílí budovu radnice.

Proč je podle vás důležité, aby se ve veřejném dění angažovali i mladí lidé?
To je poměrně jednoduché. Na místní úrovní toho dovedou ovlivnit překvapivě hodně. Stát, respektive kraj, ovlivňuje změny okolo nich relativně pomalu a bezprostředně, kdežto změny na úrovni obcí a městských části mají nejpřímější a nejrychlejší dopad. Obce toho dělají překvapivě hodně, a když to dělají dobře, tak to lze poznat velmi rychle.

Prostřednictvím obcí lze podstatně rychleji řešit dostupnost sportovních zařízení, cyklostezek, většiny volnočasových aktivit, kulturní akce a mnoho dalšího. Češi se však ve veřejném dění angažují velice málo a šance pro toho, kdo se angažovat chce, se tím výrazně zvyšuje, zvláště pokud jde o mladého, energického a vzdělaného člověka, třeba i se zahraniční zkušeností.

Vy jste jedním z nejmladších starostů v zemi. Předpokládám, že jako mladého člověka vás moderní technologie automaticky oslovují?
Je to tak. Aktivně se o ně zajímám. Mimo práv, která nyní studuji, jsem původně zvažoval i IT obor. Jednu dobu jsem se například pokoušel používat na počítači Linux, zajímal jsem se o fungování Windows Mobile a umím vytvořit webové stránky v HTML, PHP a další základy. To zmiňuji především proto, že se to teď ukazuje jako má velká výhoda, protože když je něco v této oblasti potřeba řešit na městě, tak mě nemůže každý ajťák vodit za nos, že třeba něco nejde.

Tím se dostáváme přímo k vaší radnici a jejímu vztahu k moderním technologiím. Jak na tom byla, když jste do úřadu starosty nastupoval?
Na začátku jsem dost bojoval se systémem vnitřní komunikace a sdílení dokumentů. K tomu byl při mém nástupu používán starý lokální e-mailový server. Já byl přitom zvyklý používat nástroje jako Google Drive či Office 365. Paradoxně na ně byla zvyklá i většina lidí, kteří na úřadě pracovali, ale v rámci svých pracovních nástrojů k nim neměli přístup.

Takže se využívala spíše archaická řešení, protože to tak někdo kdysi nastavil?
Jak kde a jak u čeho. Nasazený byl například komplexní informační systém od jednoho z českých dodavatelů softwaru určeného vyloženě pro veřejnou správu, tedy pro obce či větší úřady. Bohužel ani ten není úplně ideální. Největší problémem je v tomto sektoru velmi malá konkurence. U nás jsou asi jen čtyři firmy, které takový software poskytují, navíc musí být napasovaný na legislativní prostředí daného státu, takže odpadá také mezinárodní konkurence.

Zároveň tyto firmy mají silný vendor lock-in, takže přechod ke konkurenci fakticky rozbourá fungování úřadu třeba na rok. To je důvod, proč i ten náš software je ve výsledku nic moc. Ale vlastně kvůli všem těmto faktorům to je nic moc všude po republice, pokud tam něco takového vůbec mají.

Změnu takového systému tedy neplánujete?
Náš rozpočet je asi 130 milionů korun a za tento informační systém platíme přibližně 700 tisíc korun ročně, což není málo, zároveň to ale není nic úplně závratného. Kdybychom se snažili měnit dodavatele, tak bychom možná ročně ušetřili 100 tisíc korun, jenže ve výsledku bychom si funkčně příliš nepomohli. Jak už jsem řekl, nikdo něco takového u nás nedělá moc dobře a stálo by nás to půl roku práce.

Jelikož na tom radnice z technologického pohledu nebyla úplně nejlépe, děláte v této oblasti nějaké změny?
Jednou z důležitých změn, které se mnou přišly, byl přechod na předplatné online aplikací Office 365, které sice nejsou úplně levné, ale lidé ve veřejné správě jsou na produkty od Microsoftu zvyklí. Kdybychom přešli na něco open sourcového, tak by ročně ušetřené náklady nejspíš vůbec nevyvážily problémy, jako je snížení efektivity, které by nastaly.

Teď začínáme také testovat Microsoft Teams, které máme v rámci našeho předplatného. To je věc, kterou bych u nás rád nasadil místo e-mailové komunikace, protože je občas pomalá. A pyšný jsem také na naši elektronickou evidenci jízd, která – ačkoliv se to nezdá – spoustu věcí ulehčila.

Jak náročné je takové nástroje na radnici zavádět? Co je k tomu zapotřebí?
Pokud je daný nástroj placený, jsou důležité peníze v rozpočtu. Tady záleží na obci a jejím agregování rozpočtu, do jaké míry nabízí flexibilitu pro takové účely. Pak záleží na nastavených pravidlech pro veřejné zakázky. Zákon v tomto případě říká, že software se musí soutěžit až od hodnoty dvou milionů korun. Jenže to je dost vysoká částka, proto si obce tento limit zpravidla snižují.

U nás je to například od půl milionu korun výš formálním výběrovým řízením a do půl milionu korun se objednávka dělá neformálně. Vždy ale úředník musí prokázat, že takový nákup byl hospodárný a měl by tedy udělat několik poptávek, nebo se alespoň podívat na srovnávač cen.

Na kolik vás jako město tedy takové nástroje vyjdou?
Například Mobilní rozhlas nebo Office 365 nás přijdou přibližně na 60 tisíc korun ročně, takže jsme hluboko pod hranicí pro formální výběrové řízení. V případě těchto nástrojů jsme si zjistili, kdo a za kolik takové nástroje kupuje, a rozhodli jsme se do nich investovat.

Co když je vybraný nástroj zdarma?
Tak pak je to na úřadě naší velikosti o dohodě vedení – já, místostarosta, tajemník – s naším ajťákem, tedy proces relativně jednoduchý.

Po jejich pořízení začne zaškolování prováděné vaším IT odborníkem?
Přesně tak. Občas je to samozřejmě trochu živelné, protože pracovní tempo, které si snažíme nastavit, nám nedovoluje pořádat nějaká profi-školení. Všichni se tedy učí postupně, zatím to ale funguje.

Zatím se nenašel nikdo, kdo by řekl, že tohle používat nebude?
Většina osob, která se na chodu města podílí, je paradoxně zvyklá moderní nástroje používat, ovšem jen doma, pro své soukromé účely. Dnes už každý používá e-mail od Googlu nebo WhatsApp, takže když mají v práci používat něco funkčně horšího, jsou rádi, že se to překlápí do podoby, kterou znají z domova.

Některé nástroje, které jsme používali předtím, byly tak špatné, že změny vlastně uvítali všichni. Příkladem je třeba sdílený kalendář. Ten už používá téměř skoro celá radnice a rychle tak víme, kdo se může zúčastnit schůzky, namísto toho, abychom si navzájem všichni volali a zjišťovali, jak na tom kdo časově je. To jsem předtím často absolvoval i několikrát denně, protože sdílený kalendář prostě nebyl.

Máte v současné době vyhlédnutý nějaký nástroj, jehož užívání by podle vás opět správu města o něco zjednodušilo, ale váš rozpočet si jej nemůže dovolit?
Provozně jsme výrazně úsporná radnice. Obvykle to tedy není o tom, že bychom se něco nemohli dovolit, ale spíše si klademe otázku, zda si to máme dovolit. Nedávno jsme řešili podle mě skvělý nástroj Grantys pro správu grantových programů. To je administrativně dost náročný proces, protože různých spolků, které žádají o podporu, je velké množství. Proto jsme zvažovali elektronizaci celého tohoto procesu, ovšem nakonec jsme usoudili, že platit ročně 30 až 40 tisíc za licenci, což představuje asi pět procent z ročně rozdělované částky, nemá úplně smysl.

Co vy a situace kolem koronaviru, ovlivnil vás nějak i v tomto ohledu?
Zajímavou věcí byl určitě home office, kdy jsme zjistili, že na to vlastně vůbec nejsme připraveni. Jako úřad musíme dělat vše stoprocentně košér, náš zákoník práce je ale tak rigidní, že správně zavést home office je tak obtížné, že jsme jej u nás ani oficiálně nezaváděli. Zaměstnanci zůstávali doma z důvodu překážky a pracovali v podstatě dobrovolně. A to na soukromém počítači, protože nejsme vůbec vybaveni služebními notebooky. V minulosti se neustále kupovaly jen stolní počítače, což bych chtěl změnit a nabídnout díky tomu občasný home office jako standardní benefit.

Který z nástrojů se vám v době krize osvědčil nejvíce?
Určitě Mobilní rozhlas a pak také Facebook. Oba samozřejmě pro rychlou komunikaci s občany.

Město je tedy k používání sociálních sítí nakloněno?
Určitě. Třeba zřízení Facebooku jsem prosadil už v době, kdy jsem byl v zastupitelstvu, ale jeho aktivní používání k informování občanů začalo, až co jsem nastoupil do úřadu starosty. Informace, které jsou věšeny na web, se nyní automaticky dávají také na Facebook. To přijala za své většina lidí na úřadu, a to dokonce i ti, kteří jej normálně nepoužívají.

Nově máme také instagramový profil. Ten však používáme jen jako PR nástroj směrem k turistům. Takže po otevření našeho profilu je vidět hezké město, které máte chuť navštívit.

Kdo má obsluhu sociálních sítí, ale i nástrojů jako Mobilní rozhlas na starosti. Je to jen váš ajťák, nebo přímo vy?
Konkrétně Mobilní rozhlas spravuje náš IT pracovník, ovšem rozhodně už na něm neleží vše, co se týká počítačů, jak tomu bylo dříve. Například u sociálních sítí máme správcovský systém nastavený tak, že každý se věnuje dané agendě, kterou má na úřadu na starosti, což platí u Facebooku i Instagramu.

Sociální sítě tedy zapadají do vaší představy moderní samosprávy 21. století?
Určitě. Skutečně moderní samospráva by měla mít perfektně nastavený systém komunikace vůči občanům, ať už prostřednictvím sociálních sítí, nebo nástrojů, jako je Mobilní rozhlas.

Co ještě dalšího by podle vás nemělo chybět radnici, která vede samosprávu za využití moderních technologií?
Tady je vždy potřeba rozlišovat modernizaci směrem dovnitř a směrem ven. Směrem ven by to v tomto ohledu měla být, mimo moderní způsob komunikace, i snaha zajistit dobré datové připojení prostřednictvím optiky, na kterou by se mělo myslet ve všech nových projektech.

Dovnitř by podle mě bylo ideální určité open source modulární řešení, za které by nemusely obce ročně platit obrovské peníze a které by bylo sdíleně vyvíjeno s ostatními obcemi. Také je zapotřebí elektronizovat oběh dokumentů, minimalizovat osobní schůzky za využití různých online komunikačních nástrojů, aby se nekonaly zbytečné služební jízdy. Případně umožňovat zaměstnancům práci z domova.

Jak by zněla vaše rada pro starostu, který by chtěl svou obec v tomto ohledu modernizovat? Kde by měl podle vás začít a na koho se obrátit?
Univerzální rada asi neexistuje – na každém městě je to trochu jiné, hodně záleží i na velikosti. Obecně podle mého platí, že je klíčové mít kolem sebe tým nadšených lidí, zejména tajemníka či ajťáka, kteří rádi používají moderní technologie a nebudou se je bát i do veřejné správy zavádět. Na druhou stranu je vždy třeba zvažovat přínos daného řešení ve srovnání s náklady, a to nejen těmi finančními. Není třeba vždycky být moderní a první za každou cenu.