Finanční ředitelé často sdílejí na pobyt v kanceláři pragmatický pohled – je to pro ně čistý náklad. Mnoho z nich začíná vyhlížet další globální krizi a podle posledního průzkumu je jasné, že výdaje se pokoušejí snižovat přechodem na hybridní model práce. Společnost International Workplace Group (IWG), která v Česku provozuje 16 coworkingových center v Praze, Brně a Ostravě pod značkou Regus a Spaces, se zeptala 250 předních finančních ředitelů, jak se mění jejich postoj k fyzickým kancelářím.

Od covidové pandemie přešlo mnoho firem po celém světě na hybridní způsob práce, který jim umožnil fungovat v době lockdownů, osvobodit zaměstnance od zdlouhavého dojíždění a nabídnout flexibilní nastavení pracovního a osobního života. Skupina IWG, která provozuje coworkingové prostory ve 120 zemích, mezi svými klienty nedávno zmapovala důvody, proč lidem tolik vyhovuje hybridní model práce.

Volnost a individuální rozložení pracovní doby pohledem většiny dotázaných nedokázala vyvážit ani nabídka vyššího platu. Podle nového výzkumu IWG je hybridní práce pro 77 procent zaměstnanců benefit, který od případné další pozice budou vyžadovat. Někteří by kvůli tomu dokonce uvažovali o změně profese.

Základním stavebním kamenem hybridního pracovního režimu je flexibilita. Jde o takové rozvržení práce, kdy zaměstnanec kombinuje chození do kanceláře s prací na dálku, typicky z domova. Coworky Regus i Spaces takový model nabízejí firmám a jednotlivcům, kteří si mohou pronajmout sdílené i soukromé kanceláře nebo zasedací místnosti v několika balíčcích podle toho, kolik dní v měsíci budou kanceláře využívat.

Ve světě technologických firem jde téměř o samozřejmost, ale jsou pozice, které ani přes rozvoj nástrojů pro online komunikaci a spolupráci nemohou využít takový režim. Z hybridního modelu nicméně netěží jen pracovníci. Služeb IWG využívá po celém světě 83 procent nadnárodních společností z žebříčku Fortune 500 jako Slack, Samsung nebo Microsoft, které firma v rámci svého průzkumu oslovila. Celkem se zeptala 250 předních finančních ředitelů, takzvaných CFOs, jaký názor mají na hybridní práci.

Informace o efektivitě zaměstnanců a náklonnosti firem ke vzdálené práci jsou totiž dosti protichůdné – některé firmy dávají svým zaměstnancům naprostou volnost, pro jiné je to slovy šéfa firmy OpenAI experiment, který nevyšel.

Až se další krize zeptá

Skupina IWG ve zmíněném průzkumu zjistila, že více než devět z deseti finančních ředitelů vnímá další ekonomickou krizi jako nevyhnutelnou, a to už v následujících dvanácti měsících. Téměř všichni (97 %) proto již začali zavádět opatření pro snížení nákladů nebo to brzy plánují. Jak velké úspory firmy čekají? Přes 67 procent finančních ředitelů plánuje škrtat výdaje o víc než deset procent. Pro čtyři pětiny je potom hybridní práce ve srovnání s klasickou pětidenní prací z kanceláře efektivním způsobem pro zeštíhlení rozpočtů.

Provoz kanceláří je ze své podstaty nákladná záležitost. Hybridní model umožňuje firmám snížit počet stolů v kanceláři a přejít na menší plochu. Problém je v načasování, protože k pronájmu kanceláří se firmy obvykle upisují na několik let.

Pokud chtějí náklady na pronájem ořezat, musejí reagovat s dostatečným předstihem nebo najít způsob, jak nevyužitou část zasmluvněných prostor využít – ideálně je podnajmout další firmě. A některé na tom už začaly pracovat, velké finanční skupiny jako HSBC, Metro Bank nebo Lloyds své kanceláře zmenšily o 20 až 40 procent.

Nový systém práce firmám umožňuje pružně zvyšovat nebo snižovat počet zaměstnanců podle potřeby, aniž by musely měnit počet pracovních míst. „Výhody hybridní práce jsou dnes již dobře známé,“ uvedl během zveřejnění výsledků průzkumu Mark Dixon, zakladatel a generální ředitel společnosti IWG, která více než osmi milionům členů umožňuje pracovat hybridním způsobem.

„Kromě lepšího nastavení pracovního a soukromého života je hybridní práce nástrojem, jak významně ovlivnit hospodářské výsledky. A to jak díky vyšší produktivitě, tak i skrze úspory na pronájem nemovitostí a provoz fyzických kanceláří,“ doplňuje Dixon. Odhadovaná úspora může v průměru činit 11 tisíc dolarů na pracovníka za rok (v přepočtu tedy téměř čtvrt milionu korun), jak vyplynulo z nezávislé studie firmy Global Workplace Analytics. Za úsporou stojí nižší výdaje na nájemné, ale také levnější provoz a menší potřeba podpůrného personálu.

Kombinovaný model, kdy zaměstnanci sdílejí pracovní místa a z kanceláře pracují vždy jen určitý počet dní v týdnu, zatímco jinak pracují z domova, se může pozitivně odrážet i na jejich spokojenosti a otevřít firmě nové možnosti náboru. Třetina zaměstnanců podle loňské studie provedené ve 27 zemích se doma cítí produktivnější než v kanceláři. „Každá firma bude přece raději investovat finanční prostředky do svého růstu než do budovy, ve které sídlí,“ myslí si Dixon.

Podle nadpoloviční většiny finančních ředitelů dávají zaměstnanci hybridnímu modelu přednost, pro většinu je prý tato možnost i cenově výhodnější – absence dojíždění jim umožňuje žít dál od center měst, kde jsou zákonitě vyšší náklady na život.