Výrobní firma s letitou tradicí vybírá nový podnikový systém (ERP). Má spoustu vlastních požadavků vyplývajících z historie jejího podnikání, které zohledňují specifika zaběhnutých postupů. Zároveň ale představují omezující podmínky pro změnu – například právě ERP systému. Zadá proto výběrové řízení na systém, který musí uspokojit ony jedinečné potřeby. Alternativu vycházející z ověřených standardů v daném odvětví zavrhne, částečně i kvůli obavám o to, jak by změnu přijali zaměstnanci. Je to ale správná cesta?

Když Daniel Frémund, vedoucí divize SAP ERP Public Cloud ve společnosti Mibcon, čte náročné požadavky na ERP systémy, ptá se: „Neměli bychom se spíš zamyslet nad tím, jak například zkrátit dobu uvádění výrobku na trh? A nestálo by za to procesy narovnat, aby bylo možné využívat standardní funkce ERP systémů?“ Odklon diskuze od požadavků k samotné podstatě bývá podle Frémunda často rozhodující.

Tento příběh ilustruje fundamentální posun v přemýšlení, který s sebou přináší moderní podnikové systémy. Zvyk řešit problémy specifickými úpravami – v tradičním SAP světě známými jako dovývoje nebo z-transakce – totiž brání firmám vidět, že příčina jejich potíží může být úplně jinde. Implementace nového ERP systému pro firmu může být momentem, který neléčí jen často domnělé příznaky, ale který celé firmě otevře dveře k opravdové transformaci.

Staré návyky a předsudky jsou podle Frémunda největší brzdou inovací. Firmy často vypisují výběrová řízení na základě minulých špatných zkušeností a osobních obav týmu složeného z různých specialistů. Výsledkem jsou požadavky, které nutí dodavatele odpovídat zadání a berou jim možnosti hledání přidané hodnoty. „Když tlačíte dodavatele do svých tabulek a svého vnímání, nemůžete dostat inovativní řešení,“ vysvětluje Frémund.

Foto: Veronika Rollerová / CzechCrunch

Daniel Frémund v IT působí více než 20 let

Tento přístup paradoxně kritizuje i samotný SAP. „Možná vás překvapím, ale sám SAP má na portálu desatero pro výběr informačního systému. Jedním z prvních bodů je rada nevybírat podle ceny,“ upozorňuje Frémund. Klíčové je podle něj něco úplně jiného. „Porovnávejte partnera ne podle toho, za kolik vám dodá řešení vašich požadavků, ale jakým způsobem je schopen vás provést poznáním, abyste mohli čerpat všechny benefity nabízeného řešení.“

Právě o to usiluje Mibcon ve svém přístupu k implementaci cloudového řešení SAP S/4HANA Cloud Public edition. Příkladem, jak efektivně využít standardní procesy jako základ svého nového ERP, je jeden z největších projektů svého druhu v Evropě – nasazení systému v realitní skupině CPI Property Group. Jeho podstatou bylo nahrazení různorodých účetních systémů a sjednocení procesů pro více než 200 společností napříč Evropou.

Projekt běží na moderní standard-first cloudové platformě, úpravy na míru tvoří jen zhruba 25 procent. „Klient naši snahu udržet ve standardu maximum procesů velmi ocenil. Funkce upravené na míru je totiž nutné při každé aktualizaci kontrolovat a testovat v kontextu nové verze,“ dodává Frémund.

Standard jako první volba je přístup, který dává prostor soustředit se při návrhu a realizaci celého řešení na procesy, které zákazníka odlišují a nešlo by je vyřešit zabudovanými funkcemi v daném systému. Neplatí tedy, že zákaznický vývoj není možný – platforma SAP změnové požadavky umožňuje a Mibcon je se svými klienty běžně řeší.

Každopádně je na začátku nutné si změnové požadavky dobře rozmyslet a realizovat pouze ty, které nelze řešit jinak, protože během četných pravidelných upgradů po nasazení systému bude nutné kontrolovat, že fungují správně a zda není možné je například s pomocí některé z nových funkcí řešit efektivněji.

Přes všechny překážky ale rozhodnutí pro evoluční skok hodnotil Tomáš Novotný, CIO společnosti CPI Property Group, na zářijovém SAP Innovation Day veskrze pozitivně: „Nebojte se cloudu. Když se chce, tak to jde.“

Startup uvnitř společnosti

Aby Mibcon jako implementační partner dokázal na tuto radikální změnu myšlení plně reagovat, založil před několika lety zcela novou divizi zaměřenou výhradně na SAP S/4HANA Public Cloud. Důvod byl pragmatický. „Náš stávající ERP tým řeší tradiční přechody ze starších systémů a kapacity věnuje těmto projektům. Cloudový ERP vyžaduje jiný přístup a přepínat a přemýšlet v rámci zcela nových pravidel hry se ukazuje jako obtížné,“ vysvětluje Frémund vznik „startupu“ uvnitř zavedené společnosti.

Public Cloud je nejdostupnější variantou SAPu. Z pohledu Mibconu je vhodný pro firmy s obratem alespoň 750 milionů korun, ale smysl dává i pro menší společnosti o desítkách zaměstnanců. Cenou za dostupnost a rychlost inovací je však nutnost přizpůsobit se. Princip „fit-to-standard“ znamená, že se firma adaptuje na předpřipravené procesy ověřené dlouhodobou praxí z celého světa. Odměnou jí pak jsou kontinuální inovace – SAP totiž systém dvakrát ročně automaticky aktualizuje, takže klient získává nové funkce bez nutnosti plánování náročných a drahých upgradů. A to včetně dnes tolik diskutované AI.

Jako prevenci možných nedorozumění při návrhu budoucí implementace používá Mibcon nástroj zvaný Cloud Mindset Assessment. Jde o dotazník zejména pro top management, který odhalí, jak je firma na tuto kulturní změnu připravena. „Často se ukáže, že největší výzvou nejsou budoucí klíčoví uživatelé, ale oddělení, kterých se změna zdánlivě netýká, ale budou muset s novým systémem interagovat,“ říká Frémund s tím, že už jen vyplnění tohoto poměrně jednoduchého dotazníku ve firmě vyvolá konstruktivní debatu o přístupu k IT.

Od supportu k neustálému běhu

S tím souvisí i konec tradiční podpory, jak ji IT svět v posledních desítkách let poznal. Místo něj nastupuje takzvaná „run fáze“. Systém se během svého životního cyklu neustále vyvíjí, zlepšuje a role implementačního partnera se mění z reaktivního hasiče problémů na proaktivního průvodce inovacemi. „Není to tedy support, ale potřeba mít po ruce partnera, který vám ukazuje potenciál inovací a pomáhá vám je efektivně využívat,“ shrnuje Frémund.

Právě v tom zároveň vidí největší přínos pro firemní kulturu. Sdílený nástroj SAP Cloud Application Lifecycle Management (CALM) je místem, kde si firma a partner navzájem zadávají úkoly a kde je transparentně vidět celý životní cyklus systému, včetně všech historických úprav a rozhodnutí. „Máte k ruce online dokumentaci celého života systému. I když firma ztratí zaměstnance, kdokoliv se může podívat a zjistit, proč bylo něco nastaveno a jak to vzniklo,“ popisuje Frémund.

Foto: Mibcon

Náhled do SAP Cloud Application Lifecycle Management, který Mibcon s klienty používá

Tento nástroj poskytuje také náhled na standardizované procesy a jejich testování, což výrazně posiluje vzájemné vazby mezi odděleními. „Změna je o tom, že se najednou zapojují všechny klíčové týmy a procesy v byznysu zákazníka dohromady,“ vysvětluje Frémund. Firmy, které dříve fungovaly v oddělených systémech a tabulkách, najednou vidí celý proces od začátku do konce. „Najednou je zřejmé, že pro simulaci plánování výroby je nutné online sdílení vývoje prodeje i nákupu,“ dodává.

Jak tedy ke změně přistoupit? Frémund nabízí trefnou metaforu z rozhovoru s jedním finančním ředitelem: „K porozumění jsme dospěli ve chvíli, kdy jsme se na nový ERP systém podívali jako na modernizaci výrobní linky. U té taky firma nediktuje výrobci, z čeho má stroje vyrábět nebo jaké mají být jejich parametry. Nechá si doporučit, jaké rozšíření využít, aby co nejlépe zapadlo do jejich koncepce. V dnešní době plné inovací je nejen pro výrobní společnost těžké mít v interním týmu IT specialisty s nejaktuálnějším know-how, a tak by měla pro ERP vybrat partnera, jehož doporučením bude naplno věřit.“

Právě důvěra v padesátileté zkušenosti SAPu s byznysovými procesy je klíčová. Snaha definovat systém do posledního detailu podle starých zvyklostí je podle šéfa nové cloudové divize jako stavět moderní vysokorychlostní trať podle parametrů té staré, která zvládne jen 160 km/h. „Na konci dostanete jen mnohem dražší, ale pořád starou trať, nikoli skutečnou inovaci,“ varuje Frémund.

Tento nový přístup se odráží i ve složení týmu divize ERP Public Cloud v Mibconu. Jeho jádro tvoří 10 specialistů, kteří se ale nespoléhají jen na technické znalosti. Firma cíleně nabírá experty s bohatou byznysovou praxí. „Tým budujeme z profesionálů, kteří byli v rolích klíčových uživatelů a rozumí svému procesu – bývalí šéfové nákupu, obchodu nebo třeba financí,“ uzavírá Frémund.