Měl vymyšlený skvělý byznys plán. Přijdu na trh s naprosto bezkonkurenční nabídkou a budu nabízet virtuální sídla za jednorázovou cenu a na doživotí. Pro rozjeté podnikání Romana Sokoly vypadalo všechno dobře – dokud nešel s kůží na trh. Jak totiž záhy zjistil, když něco vypadá až příliš dobře, je to zároveň podezřelé. Přesto svou myšlenku dokázal prosadit.

Než se však dostaneme k tomuto příběhu, je třeba se vrátit o několik kroků zpět. Roman Sokola již několik let podniká v oblasti virtuálních sídel, respektive kanceláří. Když před lety se svým bratrem zakládal novou firmu a potřeboval virtuální sídlo, zjistil, že všechny dostupné služby jsou buď drahé, nebo nevyhovují jeho dalším požadavkům.

A tak se rozhodl, že začne virtuální sídla zakládat sám. Nejprve je ale třeba vysvětlit, oč tu vlastně běží. Když si zakládáte vlastní firmu, stojíte před základní otázkou, kde bude vaše nová firma sídlit. Sídlo totiž musíte mít ze zákona, jenže mnoho podnikatelů ke svému fungování nepotřebuje žádnou samostatnou kancelář. Zároveň ale nechtějí mít podnikání napsané na domácí adrese. A proto existují tzv. virtuální sídla.

Nové technologie a virtuální kanceláře jdou dohromady

Myšlenka virtuálních kanceláří není v podnikatelském světě nijak zásadně nová. První takové prostory vznikaly ve Spojených státech už před desítkami let a postupně se rozšířily do světa. Princip byl stejný už tehdy: lidé, kteří neměli nebo nepotřebovali vlastní kancelář, hledali způsob, jak si zajistit například přebírání pošty nebo vyřizování hovorů.

Mezi prvními, kdo v 60. a 70. letech začal takové služby nabízet, byl kalifornský advokát Paul Fegen, který svým kolegům z oboru nejprve pronajímal kompletně vybavené kanceláře, z nichž se však později staly kanceláře virtuální. Někteří právníci už totiž nechtěli nebo nepotřebovali do kanceláře fyzicky docházet (a platit za ni), ale nadále chtěli, aby za ně někdo alespoň přebíral poštu a vyřizoval telefonáty.

Když pak navíc dorazily nové technologie jako fax, mobilní telefon, počítač nebo internet, bylo vše ještě jednodušší. Vše šlo vyřídit na dálku, rychleji, efektivněji a mnoho podnikatelů se mohlo fyzické kanceláře jako takové nadobro zbavit. Trend virtuálních sídel tak začal nabírat na obrátkách.

Pokud jste například vývojář, designér, obchodník nebo markeťák na volné noze, pak vlastní kancelář patrně skutečně ani nepotřebujete. Platit to může i u velkých firem, které taktéž pracují především v terénu, a investovat do fyzických prostor, kde by akorát mohly vyvěsit své logo, pro ně zkrátka nedává smysl. Alespoň ne trvale.

Často firmy využívají virtuální sídlo také v kombinaci s krátkodobými pronájmy coworkingů, mezi kterými se mohou díky virtuální kanceláři jednoduše přesouvat, jelikož při stěhování nemusí neustále měnit adresu v obchodním rejstříku. To platí zejména pro mladé startupy, které se rychle rozvíjí a rostou.

Bez kanceláře lze ušetřit a investovat peníze jinam

„Existuje mnoho lidí, kteří fyzickou kancelář skutečně nepotřebují. K ničemu by jim nebyla a za pronájem by jen vyhazovali peníze oknem. Díky virtuálnímu sídlu mohou podnikatelé bez kanceláře ušetřit a peníze investovat jinam,“ vysvětluje Roman Sokola, který se již několik let virtuálním sídlům věnuje v rámci svých projektů Ofigo a Virtuanum.

V České republice došlo v tomto byznysu ke klíčové změně v roce 2009, kdy proběhla novelizace občanského zákoníku. Ta zajistila, že mají virtuální sídla plnou oporu v zákoně a podnikatel se tak nemusí bát žádných postihů. Právě proto jsou i u nás v posledních deseti letech virtuální sídla firem na vzestupu.

„Pokud jste firma, která roste a občas se stěhuje, tak pro vás každý přesun znamená nemalé náklady spojené se změnou sídla. Jde například o nová razítka, firemní materiály, změny smluv, poplatky za notáře nebo nahlášení změny adresy všem obchodním partnerům a dalším institucím,“ vypočítává Roman Sokola a doplňuje ještě jeden důvod pro výběr virtuálního sídla: „Často je důležitá prestižní adresa například v centru města, která může v očích klientů zvýšit kredit vaší firmy.“

Právě na zajištění virtuálního sídla na dobré adrese v Praze, Brně či Ostravě, kam míří velká část firem, a k tomu i všech potřebných služeb, aby celý váš byznys fungoval, se Roman Sokola specializuje se svou firmou Ofigo. Jednou z jejích předností je, že lze vše vyřídit plně online, aniž byste museli do vašeho nového virtuálního sídla vůbec přijít.

Virtuální sídlo za pevnou cenu

„Jsme první, kdo zavedl sídlo za jednu pevnou cenu – žádné skryté poplatky či doplatkové služby. Sídlo je prodlužováno automaticky každý rok. Ani klienty nenutíme objednávat sídlo na několik let dopředu, aby dostali nižší cenu, ta je pro všechny stejná,“ vysvětluje Roman Sokola.

Na Ofigo.cz si můžete virtuální sídlo na reprezentativní adrese v Praze, Brně nebo Ostravě zřídit kompletně online za 199 korun měsíčně, přičemž v ceně dostanete jednak označení společnosti v místě sídla, což je dáno zákonem, a také doplňkové služby, jako je přebírání a následné skenování doručené korespondence. I to, jak již bylo zmíněno, je pro optimální fungování ve virtuálním sídle důležité.

Byznys v rámci Ofigo se Romanu Sokolovi rozběhl dobře. Některé firmy nicméně nepotřebují jak fyzickou kancelář, tak ani tyto doplňkové služby, a místo pravidelných poplatků, které přinášejí výhodu minimálního závazku, preferují opačný přístup. Proto se Roman Sokola rozhodl založit druhou firmu, nazval ji Virtuanum a plán měl jasný: poskytnout virtuální sídlo do konce života za jednu platbu.

„Chtěl jsem vyzkoušet zcela nový přístup k virtuálním sídlům. Vše jsme pečlivě připravili, první reakce potenciálních klientů byly dobré, měli zájem, ale realita nás vytrestala,“ vzpomíná dnes s úsměvem Roman Sokola. Jeho plán byl takový, že firmám za 4 999 korun nabídne sídlo na celý život s tím, že pokud budou chtít i přebírat a skenovat poštu, zaplatí 129 korun za měsíc. Nic víc.

„Jenže on nám to nikdo nevěřil,“ popisuje Roman Sokola. „Mysleli si, že jsme podvodníci, protože jinde měli takový poplatek za jediný rok a my to najednou nabízeli napořád.“ Nakonec stačila malá změna. Virtuanum začalo za stejný poplatek nabízet virtuální sídlo na 10 let. A byznys se rázem rozjel, protože – jak Roman Sokola zpětně pochopil – pro člověka, který si udělá srovnání na trhu, vypadá taková nabídka důvěryhodněji.

Ušetřené hodiny na úřadech

Dnes tak vedle sebe úspěšně fungují obě služby. Ofigo především pro podnikatele, kteří se nechtějí příliš vázat, ale chtějí mít svou virtuální kancelář s kompletním servisem, a proti tomu Virtuanum.cz, kde si lze založit virtuální sídlo jednou na začátku a pak třeba 10 let nic neřešit.

S podnikáním ve virtuálních sídlech jsou spojené i další náležitosti. Vedle toho, že musí být firma v místě sídla viditelně označená štítkem, je pro podnikatele klíčové také to, aby se na stejné adrese nenacházely společnosti s problematickou pověstí. To jednak nedělá dobré jméno jak dalším firmám, tak ani samotnému poskytovateli virtuálních sídel. Proto Roman Sokola proti firmám, které jsou například vedené v exekuci nebo rozesílají podvodné dopisy, rázně bojuje.

„U nás takové chování nepodporujeme. Jakmile narazíme na firmu s podezřením na podvodné chování, okamžitě ji z našeho virtuálního sídla odstraňujeme. To je praxe, která bohužel na trhu ne všude funguje,“ podotýká Roman Sokola. Naráží ostatně i na to, že se čas od času objeví v souvislosti s virtuálními sídly argument, že na nich firmy sídlí například proto, aby mohly různými způsoby obcházet zákon. Virtuální kanceláře přitom z logiky věci a výše zmíněného vznikly z úplně jiného důvodu.

„I když je dneska situace podstatně lepší než před lety, pořád se podvodné firmy najdou. Víme to dobře z vlastní zkušenosti, protože si dlouhodobě vedeme statistiku zájemců, kterým jsme museli žádost o zřízení sídla zamítnout. Jen za první tři měsíce roku 2019 to bylo přes dvacet firem,“ říká Roman Sokola.

Pokud jste navíc skutečně na samém začátku vašeho podnikání, na Ofigo a Virtuanum vám pomohou i se založením firmy jako takové. Je to ostatně také jediný úkon, kvůli kterému budete muset na úřad kvůli ověření podpisů. Na Ofigo získáte při založení firmy za 8 888 korun zároveň na rok zdarma i virtuální sídlo, na Virtuanum pak za 11 499 korun rovnou na celých deset let. „Začínajícím podnikatelům tím šetříme hodiny strávené na úřadech, kde musí navštívit hned několik úředníků,“ dodává Sokola.