Kybernetická společnost Safetica, jež chrání ostatní firmy před únikem dat, za patnáct let na trhu registruje více než tři tisíce zákazníků v devadesáti zemích světa. Za jeden z klíčových trhů pro svůj další rozvoj považuje Spojené státy, kde se rozhodla otevřít samostatnou pobočku. „I přes dosavadní obchodní zastoupení jde o zásadní krok a ukázalo se, že s poměrně náročnou zkušeností,“ popisuje ředitel firmy Richard Brulík.

Původně totiž Safetica, jež loni poprvé utržila přes 300 milionů korun a v níž většinový podíl drží investor Ondřej Tomek, očekávala, že založení pobočky a relokace zaměstnanců proběhne do půl roku. „Nakonec se celý proces včetně vízového protáhl na téměř rok a s relokací dvou současných kolegů počítáme přibližně v únoru 2024,“ píše Brulík. V komentáři pro CzechCrunch přibližuje celý proces otevírání pobočky za oceánem a upozorňuje na největší strasti.

***

Relokace z Česka versus nábor na místě

Jedna ze základních otázek při otevírání pobočky je, zda se vyplatí relokovat zaměstnance z Česka, nebo naopak rozběhnout nábor kandidátů přímo ve Spojených státech. Obě možnosti mají své výhody a nevýhody – relokace zajišťuje kontinuitu a znalost firmy, ale může být časově a finančně náročná kvůli vízům. Najímání místního týmu zase přináší do firmy nové know-how nebo kontakty, ale může také znamenat rizika spojená s nedostatečnou znalostí firemní kultury a procesů.

Rozhodli jsme se proto zkombinovat obě varianty. Nejprve jsme chtěli relokovat současného kolegu a kolegyni z obchodního týmu, kteří jsou manželé a z nichž jeden má americké občanství. Očekávali jsme, že nám to pomůže s rychlejší orientací na místě a hladším rozjezdem. Zároveň jsme nabrali nového obchodníka přímo ve Spojených státech.

Nábor na místě je snazší, zvlášť pokud jste otevřeni spolupráci na dálku napříč USA. Kandidátů je dostatek, často mohou začít okamžitě nebo s velmi krátkou výpovědní lhůtou. Cenným zdrojem kandidátů pro nás byly sítě LinkedIn a Indeed, odkud jsme měli většinu přihlášek přímo na inzerát. Vůbec jsme tak nemuseli zvažovat další externí pomoc například od agentur. Vzhledem k desítkám přihlášek za týden a časovému posunu jsme předvybraným kandidátům rovnou zasílali úvodní dotazník, kde jsme se jich ptali na jejich situaci, zkušenosti, datum možného nástupu nebo požadovanou mzdu. Po vyhodnocení dotazníku následovaly online pohovory s ředitelem a práce na praktickém úkolu – tvorbě strategie pro americký trh.

Nevýhodou náboru v USA jsou samozřejmě vyšší náklady oproti Česku, na samotné výplatě to může být až třikrát více. Je potřeba myslet i na to, že pojištění jsou ve Státech chápána jako benefit, v gesci zaměstnavatele je také počet dnů dovolené a dalšího volna. Doporučujeme zahrnout příspěvek na penzijní účet známý jako 401(k), zdravotní pojištění nebo pojištění krátkodobé pracovní neschopnosti. K balíčku benefitů jsme přidali dvacet dnů dovolené a tři sick days. Připojili jsme i možnost tzv. Flexible Spending Account (ten umožňuje zaměstnancům ušetřit na určité zdravotní péči s daňovými výhodami).

Obavy, že se nám kandidáti nebudou hlásit, protože jsme menší evropská firma bez masového zastoupení v USA, se nepotvrdily. Někteří kandidáti se dokonce s naším produktem už setkali a příležitost rozjet obchod pro rostoucí firmu pro ně byla velmi zajímavá. A přesně takový přístup jsme potřebovali. Po relokaci dvou současných kolegů tak budeme mít celkem tři zaměstnance za oceánem a počítáme, že s rostoucími tržbami se bude tým dál rozšiřovat.

Vyřešit víza trvá i roky

Překvapilo nás, že i když relokujeme Češku a Američana, kteří jsou manželé, vydání zelené karty pro manželku může kvůli přísnější imigrační politice trvat roky, a to bez garantovaného výsledku. Po důkladném průzkumu a konzultaci s právníky jsme se rozhodli kvůli delší, pětileté platnosti zažádat o víza typu E2. Ta jsou ale výrazně omezena určitými podmínkami, včetně potřeby prokázat „významnou investici“ na trhu a schopnost generovat více pracovních míst.

Museli jsme tak připravit detailní byznys plán a do celého procesu zapojit americkou právní společnost. Tu jsme zvolili na doporučení jiné české firmy, která řešila stejnou situaci a úspěšně vízum dostala. Nebojte se tak propojit s dalšími firmami, které si podobnou zkušeností prošly a mohou ji nasdílet včetně dalších kontaktů.

Při relokaci kolegů a usnadnění prvních týdnů v USA počítáme s několika příspěvky. Samozřejmostí je úhrada letenek, dále příspěvek na bydlení (kryjeme první dva týdny bydlení a vzhledem k absenci kanceláře budeme dále přispívat na nájem nebo hypotéku). Podpora zahrnuje i příspěvek na stěhování majetku z Česka, na vybavení domácí kanceláře a zápůjčku auta na první dva týdny pobytu.

Právní komplikace a kde založit firmu?

Asi nepřekvapí, že každý stát v USA má své vlastní zákony, což může komplikovat otázky týkající se zdanění. Vedle místa založení společnosti jsme dál vybírali nejvhodnější organizační typ z kategorií LLC a C corporation. Obě formy umožňují vlastnictví osobou bez trvalého pobytu nebo amerického občanství.

Tyto dvě formy se liší ve struktuře vlastnictví a řízení, v daňových otázkách, předpisech, možnostech financování a investic a v poskytované právní ochraně. LLC forma je známá pro svou flexibilní strukturu řízení. Členové, kteří jsou zároveň vlastníky, mohou podnik řídit přímo, nebo si mohou jmenovat manažery. Na druhou stranu, korporace má pevnější strukturu s řediteli, úředníky a akcionáři, kde řízení podniku je obvykle odděleno od jeho vlastnictví. V daňových otázkách se LLC obvykle setkává s daňovým zatížením, což znamená, že zisky nebo ztráty firmy jsou přenášeny přímo na daňová přiznání jejích členů. Zato korporace může být zdaněna jako samostatná daňová entita.

Pokud jde o předpisy a požadavky na záznamy, LLC má obvykle méně formálních požadavků a je jednodušší na správu. Naopak korporace vyžaduje více formálních postupů, jako jsou pravidelná zasedání správní rady a vedení záznamů o akcionářích. V oblasti financování a investic může mít LLC omezenější možnosti získávání kapitálu, často se spoléhá na půjčky nebo soukromé investice. Korporace, zejména pak typ C corporation, mohou snáze vydávat akcie a přitahovat investory.

V našem případě jsme se rozhodli pro korporaci, která lépe zapadla do naší existující vlastnické struktury. Nakonec jsme založili entitu Safetica Inc. ve státě Delaware, který je známý svou přátelskou obchodní a daňovou politikou. Zvažovali jsme založení firmy v místě, kde budeme mít zaměstnance, případně kanceláře, nicméně Delaware jsme vybrali kvůli rychlosti založení (přibližně jeden měsíc). V případě kanceláří a zaměstnanců je firma povinná provést registraci v konkrétním státě a nám to dalo flexibilitu rozhodnout se později na základě výsledku náboru.

Výběr partnerů na účetnictví

Při hledání partnerů pro naši novou americkou pobočku nás zprvu napadlo poptat českou společnost, která by to řešila vzdáleně, nicméně po detailnější analýze nakonec zvítězila myšlenka, že místní firmy nejlépe znají americký daňový či mzdový systém a všechny s tím spojené povinnosti.

Ve Spojených státech existují desítky tisíc firem zabývajících se účetnictvím a zpracováním mezd, nejsložitější tedy bylo vůbec se zorientovat na trhu a dobře specifikovat naše požadavky. Není běžnou praxí, že jedna společnost zastřešuje vše, bylo tedy potřeba najít partnera pro účetnictví a daně a druhou společnost zpracovávající mzdy. Naším hlavním vodítkem byly reference. Bylo skvělé, že jsme od naší spřízněné pražské firmy dostali přímý kontakt na kvalitní účetní společnost. Ta doporučila zase další firmu, která se věnovala zpracovávání mezd. A takto se cenné reference nabalovaly, nakonec jsme oslovili asi osm firem a s každou proběhlo několik videohovorů.

Výběrových kritérií bylo samozřejmě několik. Klíčové byly cena a podmínky plateb za poskytnuté služby, dále způsob komunikace konzultantů při jednání a zcela prakticky i sídlo kvůli časovému posunu. Po dvou měsících intenzivní práce jsme vybrali dva kýžené partnery – spojuje je konkurenceschopná cena, promptní jednání a spolehlivost, velmi profesionální a vstřícný kontakt, zkušenosti s poskytováním služeb pro mezinárodní společnosti, a navíc obě mají pobočky na východním pobřeží.

Příprava nových dokumentů

Budování pobočky s sebou samozřejmě nese i aktualizaci obchodních smluv, objednávek a distribučních smluv podle právního rámce dané země. Naštěstí jsme mohli vycházet ze stávajících smluv, které používáme pro prodej a partnerství v zahraničí. Nicméně i tak jsme narazili na jistá specifika, která jsme museli společně s právní firmou změnit podle amerického právního systému.

Konkrétně jsme změnili řízení smluv dle tamního práva ve státě Delaware a soudů ve státě New York. Dále jsme ve smlouvách zvýraznili sekce spojené s omezením odpovědnosti, zárukou a další články, které se týkají ochrany a v USA se obvykle zvýrazňují kapitálkami. Tyto úpravy zabraly zhruba měsíc, v přepočtu 30 hodin práce právní firmy.

Vedle právníků jsem do celého proces zapojen já jako ředitel, náš finanční a provozní ředitel a HR manažerka. Máme nastavené týdenní porady, kde si shrnujeme dosavadní postup a zároveň řešíme problematické body. Na schůzky chodí i relokovaná dvojice, dokážeme se tak transparentně o všem informovat.

Jak se ukazuje, otevírání pobočky v USA je poměrně složitý proces, který vyžaduje pečlivou přípravu. Pokud to zvažujete, připravte se, že vše nemusí jít hladce. Využijte zkušenosti právníků a dalších odborníků, kteří rozumějí místnímu obchodnímu prostředí a specifikům. Také doporučujeme propojení se zástupci společností, které již mají expanzi za sebou a poradí vám partnery pro další potřebné služby – pronájem kanceláří, účetnictví, mzdy nebo nábor samotný. Interně udržujte pravidelnou a transparentní komunikaci se všemi týmy a zapojenými stranami. Přístup založený na pečlivé přípravě, flexibilitě a ochotě učit se je podle nás klíčem pro úspěšnou expanzi za hranice.