Velké změny přinesla koronavirová krize do fungování mnoha firem. Zatímco některé již byly zvyklé fungovat a komunikovat na dálku, pro jiné je to zcela nová zkušenost. Najednou zaměstnanci nesedí v jedné kanceláři, všichni se vidí jen na svých monitorech, u kterých sedí v rámci karanténních opatření doma.

Přestože je Avast technologická společnost se zaměstnanci napříč zeměmi a kontinenty, i na českého antivirového obra změny dolehly a musel se přizpůsobit novému fungování. Bezpečnostní ředitelka Avastu Jaya Baloo teď firmám radí, jak bezpečně přesunout své pracovníky do domácí kanceláře.

***

Plánování předem. Musíte předpokládat, že se všichni připojují k důležitým korporátním dokumentům a programům prostřednictvím jedné internetové sítě. Proto vaši zaměstnanci potřebují vhodnou ochranu, zabezpečení a nástroje pro výkon své práce. V domácím prostředí budou lidé ve větším pokušení využít různé pochybné nástroje či nevyhovující osobní programy. Nedovolte, aby se pohodlnost stala vaším nepřítelem, a dopředu si naplánujte, jak své zaměstnance na práci z domova připravíte.

Foto: Avast

Pražské kanceláře Avastu jsou teď prázdné

Vybavení. To, že má každý k dispozici notebook, neznamená, že bude jeho přechod na home office úspěšný. Zaměstnanci jsou v kanceláři obvykle vybavení dokovací stanicí, velkou klávesnicí a několika monitory. Teď však musí svoji práci zvládat bez těchto doplňků. V závislosti na jejich situaci budete možná muset rychle zavést nová pravidla, která pracovníkům umožní vzít si své kancelářské vybavení domů nebo si koupit nové, kterým doplní svůj notebook.

Vhodné připojení. Zatímco v kanceláři máme širokopásmové připojení, naše domácí síť nemusí být dostatečně silná, aby zvládla rychlý přenos dat, videokonference a výměnu rozměrných souborů. Otestujte domácí vlnový rozsah, a pokud je potřeba, upgradujte jej. Nastavte předpisy tak, aby tento problém mohli zaměstnanci řešit i sami, pokud to bude potřeba.

Videokonference. Aby všichni vaši zaměstnanci mohli i doma zůstat propojení, musí se naučit pracovat přes videokonference. Vyberte si některý vhodný software a zakupte podnikovou licenci. Ujistěte se, že všichni pracovníci mají dostatečné audio vybavení, jako jsou mikrofony a reproduktory, které budou se softwarem dobře fungovat, případně pořiďte nové, pokud ty vestavěné v notebooku nestačí. Videokonference jsou čím dál významnější i proto, že mnoho původně osobních akcí se přesouvá do virtuálního prostoru.

Etiketa videokonference. Co se týče videokonferencí, měli bychom ještě pochopit jejich nezbytnou etiketu. To znamená, že co je zobrazeno ve videorámečku, včetně oblečení, které máte na sobě a nastavení pozadí, by mělo být vhodné pro pracovní den. Technologie v aplikaci Zoom dokonce nabízí možnost výběru virtuálního pozadí, které případně váš nepořádek doma skryje, a lidé se i pro odlehčení nálady mohou pobavit pozadím, které jste zvolili.

Foto: Zoom

Také při video konferencích je třeba dodržovat určitá pravidla

Tisk a sdílení souborů. Jedná se o dva běžné úkoly, které v kanceláři považujeme za samozřejmost, ale když pracujeme z domova, mohou se z nich stát technologické a bezpečnostní noční můry. Vaše IT oddělení by se mělo zamyslet nad všemi možnými důsledky a nabídnout lidem způsoby, jak sdílet firemní data tak, aby zůstala za daných okolností bezpečná.

Další nástroje. Zvolte si online platformu (Office 365 nebo G Suite) jako firemní standard, pokud jste tak již neučinili, a nezkoušejte to sami pomocí nějakého ad hoc řešení. Také mějte na paměti, ke kterým konkrétním systémům budou zaměstnanci z domova potřebovat vzdálený přístup, a ujistěte se, že jsou tyto přístupy zabezpečeny vhodnými službami VPN nebo jiným šifrováním typu end-to-end.

Mentoring a technická podpora od IT. Pokud již máte pracovníky, kteří pracují z domova, zjistěte, zda mohou pomoci s přechodem svým kolegům, kteří budou pracovat z domu poprvé. Tento článek v NY Times obsahuje několik dalších užitečných tipů, jak si doma nastavit svůj osobní prostor a na CzechCrunchi o tom, jak v karanténě zvládnout práci a digidetox, psal Matěj Krejčí. Naplánujte si čas, kdy můžete pomoci zaškolit nováčky ve vašem týmu. Začněte školit pracovníky technické podpory, jak mají podporovat zaměstnance pracující z domova, jak využívat nástroje a čelit případným technickým problémům.

Přestože se s prací z domova pojí mnoho výzev, je zde také mnoho pozitivních vlivů na zlepšení vaší odolnosti a celkovou pozici zabezpečení a potenciálních výhod spojených s produktivitou práce. Držíme všem palce!