Nehledejte bezchybné zaměstnance, neexistují. Důležité je umět chyby odhalovat a učit se z nich

Komentář Milana Bodláka: Žijeme v době, kdy společností otevřeně prostupují témata dotýkající se politiky, vztahů, peněz či genderové vyváženosti. Přesto je v mnoha firmách jedna věc stále tabu. Jsou to chyby. Lidé se za ně buď stydí, nebo se jich až hystericky bojí. Naštěstí se to začíná postupně měnit. Jak se společnost otevírá a diskutují se dříve „zakázaná“ témata, mluví se otevřeněji také o chybách. A jedině mluvit o tom, co se nepovedlo, nás může posunout.

Chyba je naprosto přirozená věc.

Prvním kontrolním mechanismem je sebeuvědomění. To je velmi obtížná disciplína – a i při jejím zvládnutí funguje pouze částečně. Proto by člověk v životě i v práci měl od svého okolí chtít dostávat zpětnou vazbu a nacházet díky ní své chyby.

Pokud takovou informaci dostanete, druhým klíčovým krokem je umět si svůj omyl přiznat a klidně nahlas říct „udělal jsem chybu“. Když k takovému uvědomění dojdete, můžete už o chybě sami se sebou nebo se svým okolím mluvit, změřit její dopady a pracovat na tom, co dál.

Vysoká škola leadershipu

Podobný přístup lze praktikovat i u leadershipu. Také zde platí, že je zásadní o chybách mluvit a dávat lidem zpětnou vazbu. Forma může být různá, my máme například zavedený model pravidelných one to one schůzek, kdy probíráme a zpětně si vyhodnocujeme uplynulé období. Byť frekvence je do určité míry individuální, klíčové je, aby se člověk aspoň na chvíli oprostil od všech rozdělaných projektů, zastavil se a měl možnost se v klidu zamyslet.

Každopádně platí, že je třeba s chybami pracovat a komunikovat je průběžně. Hlavně na nic nečekat. To je nutné obzvlášť u řízení projektů, kde se přehlížení drobných a opakujících se chyb může kumulovat až do obřího průšvihu. Ne nadarmo je jednou ze základních pouček v souvislosti s chybami „fail fast“.

Pozor na recidivisty

Vytvoření podpůrného prostředí je jedna věc, ale jak poznat, která technika nebo metoda pro práci s chybami bude na vaše kolegy dobře působit? Mně funguje vždy si nejdříve všechno vyzkoušet sám na sobě. A teprve pokud se daný postup osvědčí přímo mně, tak ho aplikuji do týmu nebo firmy. Je potřeba vždy vědět, co vyžaduji po ostatních a co to obnáší.

Stejně to ale neznamená, že půjde vše hladce. Úskalí tkví v tom, že když člověk pracuje sám se sebou, většinou ví, jak obvykle reaguje. Pracovat s chybami v pozici manažera u podřízených je zásadně jiné v tom, že každý člověk je na chyby a jejich přiznávání jinak citlivý.

Na jedné straně je velká skupina lidí, se kterými lze snadno o chybách mluvit, nemají problém si je přiznat a poučit se z nich. Stejně tak ale existuje nemalá skupina jedinců, kteří jakékoli velké selhání i malé chybičky popírají a jsou to svým způsobem „recidivisté“. S nimi už je pak nutné nastavit určité mechanismy, aby se chyby neopakovaly. Nebo se s nimi prostě po čase rozloučit.

Ďábel je v detailech

Právě nastavování zrcadla je pro šéfa či manažera v případě chyb naprosto zásadní. Jde o to, že člověk se přirozeně zaměřuje především na velká rozhodnutí a stěžejní momenty. To je určitě důležité, ale není to ani zdaleka všechno. Podobných klíčových rozhodnutí dělá totiž většina lidí v práci jen několik za měsíc. To, že jste pro firmu zachránili projekt sadou klíčových rozhodnutí, si budete pamatovat i za rok.

Avšak ještě záludnější jsou malé, skoro bych řekl drobné chyby, které člověk dělá opakovaně, třeba každý den několikrát. Při obchodním callu, na schůzce, kdykoliv… Stačí si představit, kolik vás zaměstnanec absolvuje týdně videocallů. A pokud při každém z nich dělá jednu a tu samou chybu, kumulovaně to pak vydá za jeden měsíc na pořádnou hromadu chyb.

Objevit je a uvědomit si je – to je ohromně těžké. A zde by právě měl zafungovat nadřízený. Pomoci chybu odhalit, mluvit o ní a navést na cestu, jak ji příště neopakovat. Odstranit malé chyby není vůbec snadné, ale výsledný dopad na téměř každodenní práci bývá enormní. Jen to vyžaduje pokoru, pokoru a ještě pokoru. Toto si ale mnoho lidí vůbec neuvědomuje a zaměřují se na velká, viditelná pochybení či úspěchy, avšak to je jen malý vzorek, navíc ne vždy směrodatný.

Dobrý sluha

Usnadnit odhalování dílčích, opakujících se chyb mohou naštěstí dnes různé vnitrofiremní systémy. My v Enehanu používáme Salesforce, projektově fungujeme na Jira. Data ze všech těchto systémů nám mohou dávat informace o trendu odbavování naceněných dodávek, jakým tempem čerpáme budgety, v jakém období se lidé zaměřují na rozvoj, zda je to kontinuální aktivita nebo těsně před koncem kvartálu, zda dotyčný člověk nemá mnoho schůzek či například netráví mnoho času psaním e-mailů.

Když se podíváme blíže na sdílení chyb v rámci firmy, i v tomto směru jsou hodně nápomocné systémy a technologie. U nás se snažíme sdílet ponaučení „v dobrém i zlém“ prostřednictvím diskuzí, workshopů či zadáním oné informace do systému. Pracujeme s takzvanou „Wise hole“, což je taková naše firemní kronika, ve které jsou všemožná moudra a ponaučení, aby někdo další rychle navázal na to, co řešil někdo jiný.

Do této „Wise hole“ může kdokoliv z firmy nahlédnout a na základě klíčových výrazů si problém či informaci vyhledat. V kronice je možné nalézt všechny podobné problémy, kterým jeho kolegové museli čelit před ním. Může se podívat na úskalí, se kterými se museli vypořádat, i například na varování před možnými chybami. A také na doporučení, jak danou situaci vyřešit nejlépe.

Můžeme hovořit o sdílení chyb a o přepoužitelnosti dobře zvolených řešení. Možná namítnete, že učit se z cizích chyb nefunguje. Že si člověk řekne, to se mi nestane, já na tom takhle nevyhořím. Ano, může to tak být, prožít si chybu na vlastní kůži určitě má větší efekt.

Učit se z cizích chyb navíc vyžaduje osobní pokoru a neslučuje se s myšlením „všechno zvládnu líp a nikdo mi nemusí radit“. Pokud se ale jedinec přes toto zvládne přenést, může to fungovat. A znalosti nebezpečných míst, na kterých se spálil v minulosti někdo jiný, mu mohou významně pomoci ve zvládnutí aktuálního problému, kterému čelí. Proto všem doporučuji – založte si firemní kroniku, určitě se vám bude hodit.

Začněte u sebe

Ptáte se ale, jak vnímání a práci s chybami ve své firmě nebo týmu změnit? Podle mě musíte začít nejdřív sami u sebe, protože nejvíc toho vždycky zmůže sám šéf. Váš mindset se pak potáhne celou firmou.

A pak vlastně už přirozeně nebudete hledat bezchybné zaměstnance. Protože budete vědět, že to je naivní představa. Či dokonce nesmysl. Zajímat vás budou hlavně ti lidé, kteří se z chyb dovedou poučit, překlopit je do plusu a posunout se. Jen tak vaše firma zdravě poroste.