„Faktury zákazníkům vystavujeme ručně. Je to neefektivní, nákladné a náchylné k chybám. Šlo by s tím něco dělat?“ Na té otázce by nebylo nic zvláštního, kdyby si ji před patnácti lety nepoložil ekonomický ředitel tak velké firmy, jakou byly Smartwings, tehdy ještě Travel Service. Letecká přeprava na dovolenou zažívala další boom a cestovní kanceláře žádaly stále vyšší kapacity letů do oblíbených destinací. Zvyšovaly se nároky na provoz i personál.

„Z dnešního pohledu mi připadá jako z jiného světa, že ještě v minulých desetiletích bylo možné tak složité procesy řídit jednoduchými softwary, které sloužily spíše jako chytrá kalkulačka. To už by dnes nebylo udržitelné,“ vzpomíná Patrik Herzán z firmy Essence International, která se zabývá automatizací a digitalizací procesů. Právě na něj se firma Smartwings obrátila. 

Vystavení faktury za let pro cestovní kancelář zabere jen zlomek času u počítače oproti ručnímu vystavení, leží za ním ale desítky automatizovaných procesů. „S papírem a Excelem už by dnes fakturaci na cestovní kanceláře ve Smartwings vážně řídit nešlo,“ říká Herzán. Společnost ročně přepraví až 5,5 milionu lidí a má pobočky na Slovensku, v Polsku nebo Maďarsku. 

„Pro Smartwings, stejně jako pro jiné firmy, automatizujeme nejen finanční procesy na ERP systému od Microsoftu,“ dodává Herzán a vysvětluje, že jeho inovovaná verze Microsoft Dynamics 365 Business Central ještě rychleji pořizuje a vyhodnocuje data z celého holdingu a předkládá věrný obraz o finanční situaci v reálném čase. Zjednodušuje přípravu a odeslání dat pro orgány státní správy, a to v příslušném jazyce a dle místní legislativy.

„Vlastně je jedno, jestli působíte lokálně, nebo poskytujete služby na třech kontinentech. Bez automatizace procesů a dat by už dnes nešlo vyrobit rolety, řídit logistickou společnost, pronajímat automobily ani distribuovat léky,“ vyjmenovává Herzán některé z oborů, ve kterých klienti Essence využívají jí postavené systémy a procesy. „Začíná to jednoduchým účetním systémem pro startup, s rostoucím objemem dat pokračuje přes sofistikovaný nákup, prodej, sklady, komunikaci se zákazníky… a časem končí globálním řešením procesů pro bývalý startup proměněný v mezinárodní firmu,“ popisuje vývoj části svých zákazníků. 

V Essence mají rádi detaily. Třeba jako v případě e-shopu dovážejícího zboží z celé Evropy. Zákazník, který si jeho produkty právě online objednává, vidí díky chytrým funkcím systému i zboží na cestě. V momentě, kdy kamion vyjede ze skladu od dodavatele, se dozví, který den může s balíčkem počítat.

Největším přínosem dobře postaveného systému automatizace dat jsou podle Herzána citelné ekonomické úspory. Například v podobě mzdových nákladů spojených s agendou fakturace, které nerostou přímo úměrně s výnosy. „A k tomu se přidává nižší chybovost a vyšší přehlednost zpracovaných informací,“ vyjmenovává. 

A co nejdůležitějšího by podle Herzána měly firmy vědět o ERP systémech?  „Asi to, že dobrý systém je srdcem firmy, ale nikdy nefunguje bez lidí. Můžete si ho zaplatit, můžete si ho nainstalovat, ale nejdůležitější jste pořád vy. Potřebujete ho rozdýchat, provozovat a neustále rozvíjet,“ odpovídá. Dodává, že technické možnosti dál rostou, firmy čeká přechod na cloud a v rámci produktu Microsoft Copilot nasazení umělé inteligence do většiny procesů. Ale tím nejdůležitějším článkem podle něj pořád zůstanou lidé, kteří budou systémy ve svých firmách každý den používat, aby si ulehčili život a šetřili náklady.