Všichni píšou, jak jim AI mění život, ale málokdo řekne jak. Tady je můj systém, kterým krotím inboxy i úkoly

Všude se na nás valí linkedinové posty, články a videa o tom, jak umělá inteligence lidem mění život. Všichni si pořizují agenty, nechávají je pracovat a předhánějí se v tom, co všechno za ně zvládnou. Já si s tím samozřejmě hraju taky. Když se ale zastavím a podívám se, co mi opravdu funguje, nejsou to alespoň zatím žádní autonomní pomocníci, kteří by za mě odvedli celou práci. Největší efekt vidím v mnohem všednějších věcech: v řízení úkolů, prioritizaci, vyřizování e-mailů a zpráv a správě poznámek.

Claude za mě v tomto případě perfektně odvede rutinní, ale klíčovou práci. Každé ráno vytřídí všechno, co se kde nahromadilo, navrhne, co s tím, a já jen schvaluji. Konečně se mi tak oddělilo třídění od řešení a zmizelo podvědomé hlídání inboxů. Jelikož řada lidí píše o tom, jak jim AI mění život, ale už neřekne jak, chci v tomto textu popsat svůj konkrétní systém, jak vznikl, na čem stojí a kde má limity. Hotový recept to není, každý mozek funguje jinak a někdo potřebuje myšlenkové mapy, jiný papírové poznámky. Třeba se v něm ale někteří najdete.

Proč to ručně nefungovalo

Na systémy produktivity jsem trochu pošuk. Pamatuju éru GTD, kterou zažehla kniha Getting Things Done Davida Allena a do Česka ji tehdy přinesl Petr Mára. Z ní a z metody Inbox Zero jsem si vzal základ, na kterém stavím dodnes: všechno, co přijde nebo mě napadne, zachytit někam do inboxu a ten pravidelně vyprazdňovat. E-mail i prakticky všechny ostatní schránky se pokaždé celé vyčistí a všechno z nich se buď rovnou vyřeší, deleguje, nebo přepíše do systému úkolů. Podstatné je pořadí: nejdřív roztřídit, teprve potom dělat.

Zkoušel jsem spoustu aplikací pro úkoly, poznámky a všechno možné a hledal různé alternativy. Aktuálně jsem skončil u svaté dvojice Todoist + Bear, k tomu mám e-mail, pracovní Slack a Asanu. Neexistuje a nikdy nebude existovat jedna aplikace, která by obsáhla veškerou agendu, a pokud už nějaká takovou ambici má, minimálně mně osobně nefunguje. Jednu velkou aplikaci, kde bude všechno, ostatně ani nehledám. Chci mít úkoly oddělené od poznámek a ke každé agendě trochu jiný set funkcí.

Celý osobní systém produktivity byl pro mě prakticky nekončící proces ladění. Za poslední rok jsem se každopádně dostal do velmi funkčního nastavení, které vychází z GTD, ale je za ty roky hodně upravené a bere si spoustu prvků třeba z metody Time Sector System od Carla Pulleina a skládá dohromady i spoustu dalších poznatků z různých blogů nebo nekonečných vláken na Redditu. Už tady mi byla hodně nápomocná AI, se kterou jsem nastavení konzultoval a ladil ho tak, aby mi vyhovovalo.

V teorii vše fungovalo skvěle, ale ať už byl systém jakkoli propracovaný, dříve nebo později pohořel na ranním čištění inboxů. Každé ráno jsem je prošel, postupně odbavoval poznámky a e-maily a zadával je jako úkoly do Todoistu. Často jsem se ale zasekl u první složitější položky a začal ji rovnou řešit, místo abych si řekl, že se na ni podívám a vrátím se k ní později. Review jsem pak nedokončil. A když jsem jeden den neměl čas, inboxy se zahltily a systém přestal fungovat.

Jak vypadá moje ráno

Zlom přišel až nedávno, kdy jsem ranní review poprvé nechal na Claudovi. Spouštím ho ručně každý pracovní den v Coworku v aplikaci Claude na Macu frází „ranní review“, připomíná mi to opakovaný úkol v Todoistu. Claude nejdřív jen čte: projde Gmail, Slack, Asanu, inbox v Todoistu a nové poznámky v Bearu. Pak z toho sestaví jeden očíslovaný návrh a přidá k němu tři až pět úkolů, které by podle něj měly být hotové ten den.

U každé položky návrhu je zdroj, jedna věta o tom, o co jde, navrhovaná akce a odkaz. Vypadá to třeba takhle: Gmail, partner poslal slíbená jména, návrh založit úkol se jmény v popisu a uzavřít ten, ve kterém jsem na ně čekal. S Claudem jsme k tomu sestavili jednoduchý webový dashboard, abychom si nemuseli složitě psát v konverzaci. U každého bodu kliknu na jednu z možností: ano, nechat, vyřízeno, jen úkol, nebo jinak, a k té poslední připíšu vlastní pokyn.

Když pak napíšu „hotovo“, Claude dávkově založí úkoly s odkazem na zdroj, přesune poznámky, uloží koncepty odpovědí do Gmailu a Slacku, archivuje e-maily a roztřídí poznámky v Bearu do příslušných složek. Celá tahle agenda zabere pár minut, maximálně třeba čtvrt hodiny, když se u něčeho zaseknu. V pondělí na ranní review navazuje plán týdne, který projde úkoly po termínu, duplicity a věci, na které čekám, a jednou měsíčně dělám úklid celého systému.

Nejdřív třídit, potom pracovat

Podstatné je, že už neprocházím jednotlivé inboxy a nezasekávám se v řešení jednotlivých věcí, tedy kde a jak reagovat a jestli to delegovat. Nejdřív všechno vyčistím a hodím jako úkoly do Todoistu, pak podle něj jedu celý den. Na jeden klik to není, na jedno review připadá v průměru několik desítek rozhodnutí. Jsou to ale desítky rychlých kliknutí místo přemýšlení nad každou položkou. Spoustu bodů schvaluju bez změny, někde jen změním prioritu, a když je potřeba, napíšu úplně jiné řešení. Jak se systém učí, jsou i jeho návrhy stále lepší.

Pro mě je nejdůležitější, že se velmi brzy ráno dostanu do stavu, kdy mám všechno roztříděné. Vím, že všechno, co potřebuji udělat, je v Todoistu, který je pro mě jediným místem pravdy, a na nic nezapomenu. Dřív jsem inboxy nestíhal čistit, chodily mi e-maily a poznámky a já pořád podvědomě hlídal, jestli tam náhodou něco nehoří. Teď během dne všechno jen házím do inboxů, na mobilu na to mám widgety pro rychlé přidání úkolů a poznámek a spoustu věcí diktuju. Klíčem je vše „vysypat“ z hlavy a mít zaznamenané.

Kontext je to nejcennější

Druhou hlavní hodnotu AI vidím v propojení celého systému. Claude má kontext napříč aplikacemi, takže dá dohromady poznámku ze schůzky s e-mailem, který po ní přijde, nebo úkol s celým vláknem. Než něco založí, zkontroluje, jestli podobný úkol už neexistuje, a duplicity navrhne sloučit. Dřív jsem si v běhu zadal úkol o třech slovech a pak musel vzpomínat, o co šlo a jestli už je hotový. Dnes má každý úkol jasně formulované zadání a v popisu odkaz tam, kde je víc informací, ať je to e-mail, zpráva ve Slacku, úkol v Asaně, nebo poznámka.

Nejlíp je to vidět na věcech, které by jinak hnily. Jeden úkol ležel 84 dní mezi těmi, na které čekám. Claude nenašel nic, na co bych měl čekat, zato v Asaně zjistil, že mi ten článek přidělila editorka, a navrhl vrátit ho mezi články, které je potřeba připravit. Jindy jsem mu napsal, ať z poznámky, ve které byl jen obrázek z prezentace nového vozu Rolls-Royce, udělá podklady k chystanému článku. O čtyři dny později při plánu týdne zjistil, že k ní chybí úkol, a navrhl „Napsat článek o Rolls-Royce Spectre II“. Nemusím si to pamatovat a můžu se vrhnout na skutečnou práci.

Systém na míru, který se ladí za provozu

Velkou výhodou je, že systém může být úplně podle mě. Jednotlivé aplikace vás tlačí do svých setupů, které můžete víc či míň ohnout. Pravidla mého review jsou ale sepsaná obyčejným textem jako takzvané skilly, tedy instrukce pro Clauda, a měním je za provozu. Když jsem si u uložených odkazů do review připsal, že je potřebuji aspoň proskenovat, vznikl ještě týž den samostatný projekt, opakovaný úkol a pravidlo, že každá položka dostane jednu větu o tom, o čem je.

O den později jsem do review napsal nápad dělit úkoly na ty, které jsou nutné dnes, a ty, které stačí tento týden. Dřív mi v Todoistu stačilo rozlišit, co je důležité. Jakmile se ale úkolovník stal opravdovým středobodem celé mé agendy, přestalo to stačit. Druhý den už jsem hned jel podle nového systému, aniž bych musel cokoliv nastavovat v Todoistu nebo jinde – všechno udělal Claude na pozadí, já jen zadal, jak chci, aby to fungovalo.

Je to znát i na čase, který v rámci ranního review trávím tříděním úkolů. Na začátku jsem u spousty z nich přidával vlastní pokyny. Z těch, co se neustále opakovaly, jsme udělali tlačítka, která stačí jen zakliknout (nebo se ideálně rovnou samy nabídnou jako nejlepší řešení) a vše je opět rychlejší a efektivnější. Systém se tak vyvíjí podle toho, jak ho používám.

Co zůstává na mně a co běží bez AI

Claude přitom zatím nic neodesílá. Odpovědi na e-maily a zprávy jen uloží jako koncepty a bez mého schválení nic nezmění. Na mně zůstává odesílání, komentáře v Asaně či výběr priorit pro daný den, byť i tím systém pomáhá. Část automatizace naopak vůbec nedělá Claude, ale obyčejné skripty a filtry, které s jeho pomocí vznikly a pak běží bez něj.

Apps Scripty v Gmailu třídí poštu, posílají souhrny do Slacku a připravují koncepty odpovědí, zejména těch, které se neustále opakují. Když něco opravdu hoří, přijde mi notifikace a zpětně vidím, že takových zpráv je za den maximálně pár, jestli vůbec. Pomalu si tak odvykám otevírat poštu několikrát denně. Dělal jsem to ze zvyku, přitom tam obvykle nic zásadního nebylo, jen mě to vytrhlo ze soustředění.

Postupně zapojuju další automatizace, jak narážím na opakující se agendu nebo kontrolu, kterou se nemusím zatěžovat, když se dá vyřešit „sama“. Typicky jde o osobní e-mail, kam mi chodí spousta potvrzení o platbách a nákupech v e-shopech, která se dají rovnou odfiltrovat. Anebo když přijde zpráva k vyzvednutí balíku, rovnou se založí úkol v Todoistu, kde mám všechny informace, které potřebuji. Jistota, že na to nezapomenu, a rovnou i prázdná e-mailová schránka.

Kde to naráží

Bez chyb to samozřejmě není. Claude občas zamění dva lidi. Jindy navrhne úkol k věci, kterou jsem už vyřídil osobně nebo v telefonu, protože to z inboxů nepozná. I to je ale vlastně dobré cvičení v tom, že si uvědomíte, kde všude operujete a k čemu mu ještě můžete otevřít cestu. Třeba nahrávání schůzek se podle mě dříve nebo později stane automatismem a pomůže to všem, byť si na to budeme chvíli zvykat jako na invazivní věc a samozřejmě to půjde jen se souhlasem ostatních účastníků.

Ranní review zatím pouštím manuálně. Zejména proto, že na některé věci potřebuji běžící Mac (třeba čtení uložených zpráv ve Slacku, které nejde „volat“ přes API), a taky nad tím zatím chci mít kontrolu, kdy a jak ten proces provádím. Systém se každopádně pořád učí a postupem času přibývají nová a nová pravidla. Vznikají „sama“ z toho, co si s Claudem řeknete, a jsou sepsaná obyčejným textem. Podmínkou je vědět, kam jdete a co chcete. Pak totiž dobře víte, kam směřovat i celý systém a jeho fungování.

AI za vás přitom magicky nevyřeší celý time management, alespoň to nebyla moje cesta. Pokud nejste zvyklí dělat si poznámky nebo nemáte zavedený systém na řízení úkolů, musíte se nejdřív naučit tohle. Umím si ale představit, že AI hodně pomůže i člověku, který je v tomhle ohledu rozstřelený. Stačí si s Claudem a spol. chvíli povídat o tom, co vás trápí a jak fungujete.

Úsporu jsem cítil hned. Ráno, kdy mám mít nejvíc energie, už mozkovou kapacitu nezaplácávám čištěním inboxů, ale věnuji ji reálné práci. Dokázal jsem totiž ovládnout svou „productivity“ agendu. Je definitivně na jednom místě a nemusím ji honit po všech čertech. Nezdá se to, ale mít pod kontrolou veškerou svoji agendu je neskutečně silné a osvobozující. Moje mantra zní: co není úkol, nestane se, stejně jako co není v kalendáři, neděje se.

Systém dál pravidelně ladím, ale už spíš v detailech. Jako další krok čekám osobní agenty, kteří budou všechno proaktivně kontrolovat a sami hlásit, co se děje nebo co nesedí. Postupně se tam dostávám, když mi třeba přijde hlášení o kritickém e-mailu, který potřebuji hned vidět. Ale chce to čas, dobře pochopit, jak sám funguji a jak mohou věci fungovat s AI. Pak se vám neustále otevírají nové příležitosti a zažíváte menší či větší wow momenty, kdy si řeknete: Ty jo, proč jsem na tohle nepřišel dřív?