Je to paradox dnešní digitální doby. Vedení firem často žije v přesvědčení, že dokud neschválí oficiální nákup licencí, umělá inteligence se jejich byznysu vůbec netýká. Kancelářská realita je ale úplně jiná. Zaměstnanci nástroje generativní AI dávno používají ke zrychlení své každodenní agendy a často potají, mimo oficiální IT strukturu firmy a někdy dokonce navzdory zákazům. Vzniká tak fenomén zvaný shadow AI (v překladu stínová umělá inteligence), tedy využívání neschválených technologií mimo kontrolu firmy.

Na první pohled se může zdát, že zaměstnanci proaktivním přístupem chtějí firmě pomoct, jejich organická iniciativa může ale skončit bolestivým únikem firemních dat. Riziko se nevyplatí podceňovat, jelikož tento nešvar není ničím ojedinělým. Podle lednových dat Českého statistického úřadu využívá umělou inteligenci 18 procent českých podniků s více než deseti zaměstnanci. Nejčastěji ji využívají velké firmy, a to dokonce více než polovina z nich.

Oficiální čísla ale ukazují jen špičku ledovce, o které firmy ví. Dalibor Lukeš, ředitel pro ICT produkty a služby ve společnosti Vodafone Business, zdůrazňuje, že reálné nasazení je nejen podle jeho zkušeností z prostředí českých firem mnohem vyšší, a to právě kvůli stínovému využívání AI nástrojů. „Naštěstí zatím neexistují konkrétní veřejně známé případy úniků dat v Česku. Podle různých studií až 15 procent interakcí s veřejnými AI nástroji obsahuje interní informace, osobní údaje nebo zdrojový kód. A zhruba každý padesátý dotaz pak představuje riziko úniku citlivých dat,“ přibližuje rozsah problému Lukeš.

V dobré víře vynášejí data

Za využíváním neschválených nástrojů většinou nestojí ze strany zaměstnanců zlý úmysl. Jde o přirozenou touhu po vyšší produktivitě. Veřejně dostupné AI modely dnes zvládnou řadu běžných úkonů, například okamžitě shrnout obsáhlé dokumenty, psát obchodní e-maily, analyzovat tabulky nebo generovat prezentace.

Pro lepší výsledky se zaměstnanci mohou rozhodnout, že do nástroje nahrají například interní strategii, obchodní nabídky, finanční reporty nebo zdrojový kód. Firma v ten moment ztrácí nad těmito daty jakoukoli kontrolu. Mohou být nejen uložena na cizích serverech třetích stran, ale i použita k dalšímu trénování velkých jazykových modelů a neuronových sítí.

„Bohužel jsme už narazili i na případy, kdy si vedoucí nechával pomocí veřejné AI přeložit prezentaci obsahující obchodní strategii na další rok,“ popisuje Lukeš. Takovéto používání populárních chatbotů jako ChatGPT, Claude nebo Gemini je pak velmi problematické i z hlediska nařízení GDPR a dodržování interních předpisů. Pokud zaměstnanec nahraje do externího nástroje osobní data, může tím firma porušit nařízení o ochraně osobních údajů, aniž by o tom tušila. Pro odvětví jako jsou finance, zdravotnictví nebo veřejná správa jde o téma obzvlášť citlivé.

Tenhle džin se do lahve nevrátí

Umělá inteligence je nový standard a plošné zákazy nefungují. Firmám tak zbývá jediná smysluplná volba – přejít do ofenzivy, nabídnout týmům potřebné nástroje a umělou inteligenci integrovat přímo do interních IT systémů. Pouze oficiální nasazení totiž zajistí, že data neopustí chráněné prostředí. Firemní nástroje navíc umí respektovat již existující oprávnění zaměstnanců, takže se nikdo pomocí chatu nedostane například k platovým výměrům nebo měsíčním tržbám, pokud k těmto datům nemá předem přidělené pravomoce.

Aby se firmy vyhnuly chaosu a získaly kontrolu nad tím, jak jejich lidé s umělou inteligencí pracují, potřebují bezpečný nástroj. Takovým příkladem je Microsoft 365 Copilot, který patří ve firemním prostředí k těm nejznámějším – právě proto, že narozdíl od veřejných AI nástrojů Microsoft zaručuje vysokou ochranu podnikových údajů a nepoužívá je k trénování dalších modelů, takže se nemohou ani žádnou nepravděpodobnou cestou dostat do nepovolaných rukou.

„Pro klienty Vodafone Business jsme se rozhodli vytvořit nabídku licencí nástroje Copilot se zvýhodněním až 25 procent. Chceme totiž podpořit to, aby české firmy nové technologie nejen používaly, ale zároveň žádným způsobem neohrožovaly svá data,“ uvádí Lukeš, který se fenoménu experimentování s AI ve firmách věnoval také v podcastu Brandstories.

Očekávat okamžitý růst efektivity pouhou instalací nových nástrojů by bylo naivní. Největší slabinou každého digitálního řešení totiž zůstává člověk. Bez jasných pravidel a centrální metodiky budou zaměstnanci dál experimentovat ve vlastní režii a nové nástroje se mohou stát spíše zdrojem chaosu než slibované produktivity.

„Firmy často lidem připraví jedno hodinové školení, případně je zahrnou velmi obecnými materiály. Ani jedno ale nefunguje,“ říká Lukeš. Aby firmám pomohl umělou inteligenci nasadit správně, Vodafone Business vytvořil online vzdělávací platformu SkillUp, kterou do konce března nabízí k nákupu licencí Microsoft 365 Copilot na půl roku zdarma. Na této platformě najdou uživatelé specializované vzdělávací moduly pro téměř všechny nástroje z balíku Microsoft 365 a také další digitální dovednosti.

Samostatnou kapitolou je pak vyhodnocování nasazení umělé inteligence, protože jak tvrdí okřídlená manažerská poučka: Co neměřím, to neřídím. Stále více firem proto návratnost AI projektů aktivně řeší a vyžadují přesná data. „V rámci SkillUpu dáváme manažerům k dispozici přehledný dashboard a analytiku, jak si jejich zaměstnanci při osvojování práce s Microsoft 365 a Copilotem vedou. Platforma pak všem uživatelům nabízí podrobné statistiky, prvky gamifikace, certifikáty, a hlavně špičkový obsah,“ popisuje Lukeš.

A jaké může mít správné zapojení AI do firemních procesů výsledky? „Na zpětné vazbě od našich klientů vidíme, že Copilot šetří v průměru kolem deseti hodin práce na zaměstnance měsíčně,“ uvádí Lukeš a dál to upřesňuje pro týmy zabývající se převážně administrativou, obchodem nebo zákaznickou péčí: „Tam může být časová úspora ještě výraznější, často na úrovni 20 až 30 procent.“