Technologický trh se proměňuje – bohatá léta, kdy investoři startupům téměř vnucovali peníze, jsou pryč. Dopady ochlazení se dříve či později dotknou také tuzemských firem. I stabilní a dlouhodobě profitabilní velké společnosti si budou mnohem bedlivěji hlídat své náklady, snažit se zefektivnit své procesy a restrukturalizovat. Hromadná propouštění, kdy se firma rozloučí s významným množstvím zaměstnanců, jsou v tíživé ekonomické situaci – nebo jako její prevence – relativně běžná. Jak je provést správně? To vysvětluje expertka na interní a externí komunikaci Irena Zatloukalová.

„Mnohé firmy si nedávají pozor na to, co nešikovnou komunikací či provedením hromadného propouštění způsobí. Nedělejte chyby, které vaši značku i dlouhodobě budovanou reputaci zaměstnavatele poškodí,“ komentuje pro CzechCrunch Irena Zatloukalová, která mimo jiné roky působila jako mluvčí Seznamu a pomáhala dalším klientům jako Heureka, Ackee, Apify, Hlídač Shopů či BizMachine. Společně s advokátem Petrem Glogarem z kanceláře Sedlakova Legal radí, jak hromadné propouštění komunikovat tak, aby napáchalo co nejméně škod.

Propouštění má dlouhodobý dopad dovnitř firmy

I když byste si to možná moc přáli, hromadná propouštění nejsou jako náplast. Nejdou šetrně a bezbolestně strhnout a nechat drobnou bolest rychle odeznít. Spíš by se daly přirovnat k tejpám – tu si nikdy nezkoušejte rychle sundat, spolu s ní byste strhli i kůži. Zkrátka jako první si musíte uvědomit, že i když vše uděláte formálně co nesprávněji, k „normálnímu“ chodu se firma nevrátí za den, týden ani měsíc po propouštění.

Studie, kterou loni publikovali Didier Elzinga a Amy Lavoie v magazínu Harvard Business Review, ukázala, že trvá minimálně šest měsíců, než se některé měřitelné aspekty angažovanosti zaměstnanců a jejich vztahu k firmě přestanou propadat. Jejich výzkum na více než 146 společnostech, které propouštěly významné množství zaměstnanců mezi březnem 2020 a listopadem 2022, dokonce ukazuje, že na původní hodnoty se nevrátil žádný z měřených aspektů angažovanosti.

Těmi myslíme chuť doporučovat společnost jako zaměstnavatele nebo třeba hrdost, motivaci či dlouhodobý závazek vůči firmě. Dva naposledy zmíněné aspekty dokonce nezačaly stoupat ani dva roky od propouštění, jen se tempo jejich propadu v čase zpomalilo. Data dokonce naznačují, že čím angažovanější zaměstnance jste měli před hromadným propouštěním, tím větší propad jejich loajality můžete čekat po něm.

Tyto údaje ale neznamenají, že se raději nemáte věnovat tomu, aby vaši zaměstnanci byli v práci spokojení a k vám loajální. Angažovaní lidé jsou výkonnější a produktivnější, o tom není třeba debatovat. Zmíněná data jsou spíš varováním. Varováním, jak rychle může jedno finanční rozhodnutí zhatit roky budovanou důvěru vašich lidí. Ukazují na jinak nevyčíslené náklady, které s sebou hromadné propouštění nese. Jsou mementem otřepaného dvakrát měř a jednou řež.

Hromadné propouštění dle zákonných pravidel

Pro začátek neuškodí připomenout si, jak hromadné propouštění provést podle platných pravidel. Předně, týká se zaměstnanců, ne kontraktorů. Pokud vaše firma zaměstnává méně než 20 zaměstnanců, pak se vás také níže zmíněné nedotkne. Zbystřit by tak měly firmy, které mají 20 a více zaměstnanců a propustí lidi tak, že během 30 dnů reálně skončí pracovní poměr:

• minimálně deseti lidí u firmy s 20 až 100 zaměstnanci, nebo
• deseti procent zaměstnanců z firmy o 101 až 300 lidech, nebo
• třiceti zaměstnanců u společnosti s více než 300 zaměstnanci.

Aby se jednalo o hromadné propouštění, musí zaměstnanci obdržet výpověď z důvodů tzv. organizačních změn. Jedná se tedy o situace, kdy se ruší firma nebo její část, přemisťuje se nebo je zaměstnanec nadbytečným (například pokud firma nemá zakázky). S těmito důvody je samozřejmě spojeno zákonné odstupné. Pokud ale dostane výpověď méně než pět zaměstnanců a se zbytkem se dohodnete na ukončení pracovního poměru, potom se o hromadné propouštění dle české právní úpravy jednat nebude. A to i tehdy, kdyby byly dosaženy limity uvedené výše.

Kdybyste měli ve firmě odborovou organizaci, máte také povinnost před podáním výpovědí je projednat s odbory. Pokud takovou organizaci nemáte, musíte se svým záměrem obeznámit každého propuštěného zaměstnance zvlášť.

„Současně vám zákonné povinnosti ukládají nejprve se zaměstnanci mluvit o tom, zda pro ně v rámci firmy není jiná vhodná pozice. Máte zkrátka povinnost snažit se zmírňovat negativní dopad této situace. Ačkoliv by stačilo toto komunikovat jen vůči zaměstnancům, kteří budou dotčeni, doporučujeme pro zachování reputace komunikovat vůči všem zaměstnancům,“ komentuje advokát Petr Glogar.

Záměr je nutné komunikovat i vůči Úřadu práce, a to hned dvakrát. Poprvé, když firma zahájí jednání s odbory nebo zaměstnanci. Podruhé, když firma před skončením pracovních poměrů zasílá zprávu Úřadu práce. Zpráva obsahuje hlavně shrnutí jednání s odbory a profesní složení propouštěných zaměstnanců, aby se úřad mohl připravit na zvýšený nápor na konkrétní volné pozice nebo připravit rekvalifikační programy.

Finální zpráva Úřadu práce je přitom rozhodující, protože s ní souvisí skutečné ukončení pracovních poměrů. Ty zanikají 30 dní poté, co Úřad práce zprávu obdržel. Pokud by se zaměstnavatel se zprávou opozdil, pak se o dobu zpoždění prodlužuje i pracovní poměr zaměstnanců. A to i v případě, že by již uplynula jejich výpovědní doba. Výjimka z tohoto pravidla existuje jediná, a to když zaměstnanec prohlásí, že na prodloužení pracovního poměru netrvá.

Co zákon neukládá, ale hodně vám to pomůže

Udělat vše správně dle našeho právního řádu je základ. Nutná hygiena. Ale i samotné provedení a komunikace tohoto velkého zásahu do chodu firmy a životů zaměstnanců může buď působit jako další časovaná bomba, anebo pomoci o chlup rychleji získávat zpět důvěru těch, kdo zůstávají, i všech, kdo na vaše kroky koukají jen zvenku. Nenechte se mýlit – to, jak se vypořádáte s propuštěním svých lidí, nikdy nezůstane jen ve firmě. Všichni, kdo od vás odešli, si s sebou dál nesou tuhle zkušenost s vámi jako zaměstnavatelem.

Je jen na vás, jak o vás budou mluvit s příbuznými, mezi přáteli. A k tomu, aby se tyhle příběhy dostaly k vašim dodavatelům, partnerům nebo zákazníkům, stačí už jen krůček. Tohle byste měli nahlas opakovat, když budete potřebovat důvody pro vaše přísné CFOs či investory, abyste mohli investovat čas do dobré komunikace i peníze do férových podmínek. Než se k plánování propouštění pustíte, budete si muset poradit s několika rébusy.

Rébus první: Kdy vše oznámit?

Tohle je asi nejtěžší rozhodnutí, které čeká každého zaměstnavatele plánujícího hromadné propouštění. První otázky, které vás v takový okamžik napadnou, asi budou: Jak zajistit, aby se všichni tuhle zprávu dozvěděli ideálně v jeden okamžik? Jak nenechávat lidi zbytečně dlouho v nevědomosti, koho se propouštění týká a kdo zůstává?

V naší době instantní a elektronické komunikace vás může napadnout, že nejlepší bude použít kombinaci online nástrojů. Všem pošlu e-mail, napíšu na firemní Teamsy, Slack nebo jiný komunikační nástroj, že mají přijít do práce či na online call v jeden čas, a pak hromadně rozešlu načasované e-mailové pozvánky na výstupní pohovor těm, kterých se to týká. Logistika příprav takovéto akce zabere čas, ale není to žádná věda.

Věda je už ale to, jak takové oznámení a e-maily napsat. Poučky z krizové komunikace se dají v tomhle případě aplikovat jen některé. Na první místo si dejte lidskost a empatii, právnický speak do těchto oznámení nepatří. Vyhnout byste se měli pasivům či příkazům (i těm, za které připojíte slovo „prosím“). Ačkoliv i tady platí, že čím kratší a srozumitelnější věty budete v oznámení používat, tím lépe, nikdy tohle pravidlo nepoužívejte na úkor vysvětlování a kontextu, proč k propouštění dochází.

Jakmile lidé slyší lidskost, tedy emoce a empatii, jsou pak ochotnější slyšet i důvody. Nebuďte u nich příliš faktičtí. O hodinovou přednášku vývoje fiskální politiky v takový okamžik nikdo nestojí. Dbejte spíš na srozumitelnost. Vysvětlovat lidskou řečí, stručně a jasně a být upřímní při výčtu důvodů, které vás k rozhodnutí vedly, z vás udělá v očích těch, kdo vás poslouchají, důvěryhodnější osobu. Lépe pak dané sdělení přijmou.

Krásný příklad toho, jak to pak v praxi může vypadat, je oznámení, které dělal Daniel Ek, CEO Spotify, na začátku roku 2023. Proč toto oznámení komunikačně dobře funguje? Ek za rozhodnutí bere zodpovědnost. Uznává, že dopady na zaměstnance nebudou lehké. Veřejně se zavazuje k tomu, jak se Spotify zachová ke všem, kdo odchází. Je stručný, a přitom jeho oznámení nevyvolává množství otázek, které jsou v podobné situaci snadno předvídatelné. A taky propouštění zasazuje do celého kontextu změn ve firmě a výhledu na nadcházející rok. Tenhle komunikační koktejl je dobře namíchaný a nenechává prostor pro zbytečné dohady. Navíc Ek neříká, že něco bude oznamovat. Rovnou změny oznamuje i včetně toho, že se lidé brzy dozví, kdo má čekat 1 on 1 exit rozhovory.

„Podobný přístup je v českém právním prostředí realizovatelný, neboť zákoník práce neukládá povinnost nějakého ‚předoznámení‘ vůči zaměstnancům, ale ukládá povinnost dotčeným zaměstnancům přímo oznámit záměr s předstihem a poté ‚pouze‘ dát výpověď či podepsat dohodu,“ komentuje to z právního pohledu Petr Glogar.

Rébus druhý: Co udělat pro ty, kdo odcházejí?

Zatímco plánování hromadného propouštění může vašemu HR oddělení a boardu zabrat měsíce, „vypnout“ zaměstnance, tedy vzít mu zařízení a přístupy do interních systémů, můžete takřka okamžitě. Když takto vypnete najednou velké množství lidí, můžete nejen všem způsobit velký šok, ale také si zadělat na problémy, pokud se zbavujete lidí s know-how, o kterém manažeři neměli tušení.

Takže i když vám nejeden právník a bezpečnostní technik doporučí propuštěné okamžitě odpojit a co nejrychleji se s nimi rozloučit, zvažte, zda to je pro vás opravdu ten nejlepší možný přístup. A opět nezvažujte jen okamžité hrozby, ale i dlouhodobý dopad. Osobně mám radost, že stále více firem volí jiný přístup. Myslím si, že dát lidem více času například na to, aby mohli předat svoji práci, nebo umožnit jim přístup k systémům, v nichž nejsou uloženy citlivé informace, může přinést ovoce.

„Okamžité odpojování od systémů a odstřihnutí od práce se používá hlavně u tzv. ‚bad leavers‘. V případě hromadného propouštění je to trochu zbytečné právně-logistické cvičení, které se navíc může, pokud není správně načasováno a připraveno, negativně propsat nejen do fungování firmy uvnitř, ale i navenek vůči zákazníkům a obchodním partnerům. Samozřejmě s ohledem na přístup některých jednotlivců k určitým citlivým informacím je možné učinit výjimky,“ přidává Petr Glogar ze Sedlakova Legal.

Důležitý je také čas na rozloučení se s kolegy, a to nejen pro ty, kdo odcházejí. Dostat čas a prostor na zpracování takhle těžké novinky a uzavření jedné pracovní epizody je dobrý vstup do nové firemní etapy. Ukazuje těm, kdo odcházejí, že nejsou a nikdy nebyli vnímáni jako stroje. A těm, co zůstávají, vysílají vlastně stejnou zprávu. Jinými slovy, rozloučit se lze i s grácií. Lidé potřebují čas.

Mnoho z nich práci považuje za kus své identity. Opouštějí nejen zaměstnání, ale i své kolegy, se kterými pracovali bok po boku – virtuálně nebo doslova – po celá léta. A jejich (minimálně ta digitální) stopa zůstává v online artefaktech vaší firmy i po jejich odchodu. Třeba jako jejich jméno na Slacku, vedle úkolů v Asaně či ticketů v Jiře.

Jsou firmy, které si vytvářejí různě chatovací skupiny nebo mají příležitosti pro setkání všech i již bývalých zaměstnanců. Jiné pořádají rozlučkovou „party“ spojenou s poděkováním těm, kdo odchází, která funguje i jako prostor se lidsky rozloučit s kolegy. Inspirací je mnoho. „Na druhou stranu, pokud lidé uvnitř cítí pocit nespravedlnosti, proč právě oni jsou propouštěni, a ne jejich kolegové, jakékoliv party či podobné rozloučení mohou mít hořkou pachuť a vyvolat ‚zlou krev‘. Je tedy nutné k podobným akcím přistupovat citlivě,“ upozorňuje Petr Glogar.

Rébus třetí: Co udělat pro ty, kdo zůstávají?

Přáním každého zaměstnavatele, majitele firmy či investora je, aby se co nejdříve jeho firma zase vrátila k normálnímu fungování. Jenže dělat hned po odchodu lidí, že k hromadnému propouštění nedošlo a vše je business as usual, se může šeredně nevyplatit. Co tenhle přístup řekne o vás a vaší firemní kultuře těm, kdo zůstali? Uvěří ještě, že jsou pro vás lidé na prvním místě?

Těžko. Navíc i ty, kdo zůstávají, odchody kolegů zasáhnou. Přijdou o kamarády, sparing partnery na párové programování či kreativní brainstormingy. A hlavně si budou muset jinak uspořádat práci, přerozdělit úkoly nebo přeskládat celé týmy. Nic z toho není práce na 15 minut. Proto nespěchejte. Mluvte o tom, že s tímhle obdobím počítáte. Vymezte, jak dlouhé má asi být a jakou podporu během něj vaši kolegové dostanou.

A když jsme u podpory. Obzvlášť pokud máte mezi team leadery nebo i ve vedení méně ostřílené manažery, nezapomeňte s péčí a podporou ani na ně. Právě oni jsou a budou v první linii otázek. Zodpovídají se svým týmům, jsou tím nejbližším morálním kompasem, který mají vaši zaměstnanci bezprostředně na očích.

Je na místě jim nabídnout pomocnou ruku pro složité konverzace s kolegy. Nachystat pro ně nějaký základní Q&A dokument, kam můžou sáhnout, když nebudou vědět, jak odpovědět na otázky lidí ve svých týmech. To je úplný základ. Pokud máte i inspirativní zdroje, kde mohou načerpat nápady na to, jak mají manažeři v podobných situacích reagovat, rozhodně na ně upozorněte.

Připomeňte taky, jaké všechny zdroje a benefity v dané situaci mohou oni i jejich kolegové využít. Nabízíte jako zaměstnavatel nějakou formu psychologické pomoci? Máte doporučení, čemu se věnovat v nadcházejících dnech? Můžete si i vy sami zrušit všechny meetingy na zbytek týdne a být svým manažerům a leaderům k dispozici, pokud potřebují váš čas? Když jim pomůžete situaci zvládnout, oni se zase postarají o to, že lidé v jejich týmech ocení transparentnost a pomoc, kterou ani nečekali.

Kromě toho, že potřebujete ukázat, že vám na lidech záleží, potřebujete i zmírnit nejistotu těch, kdo zůstávají. V prvních dnech a týdnech se vyplatí hodně komunikovat. Angličtina pro to má termín overcommunicate. Neznamená to lhát nebo si vymýšlet. Buďte realisté, neslibujte, co nemůžete splnit. Ale ani netlačte lidi hned do výkonu – málokdo má lepší výsledky, když prochází složitou změnou. Specifikujte nutné minimum, které zajistí chod firmy na další týden, a pracovní tempo a povinnosti navyšujte novým týmům postupně.

Až budete plánovat nějaké další hromadné propouštění, nezapomeňte na lidskost. I když většinou řešíte nějakou nákladovou otázku, vězte, že propouštění není ta nejsnazší ani nejrychlejší cesta, jak ušetřit. Ale když už se pro ni rozhodnete, myslete víc na lidi než na onen finanční dopad. Z dlouhodobého hlediska se vám to mnohem víc vyplatí.