Sotva se část pracovníků navrátila do kanceláře, začíná izolace nanovo. Ve Velké Británii a dalších zemích se do kanceláří od jara skoro nikdo nevrátil. Jaká budoucnost čeká na kanceláře v době, kdy řada technologických firem přislíbila svým zaměstnancům neomezenou možnost práce z domu? Je možné, že obrovské kancelářské budovy budou do pár let prázdné a potká je podobný osud jako opuštěné továrny?

Zakladatelé tuzemské společnosti Capexus, která navrhuje designové funkční kanceláře a revitalizuje budovy, to vidí jinak. „Některé budovy v centru projdou konverzí a stanou se z nich byty. Kanceláře se přiblíží k zaměstnancům a jejich dosavadní využití se zásadně změní,“ říká jeden z nich.

Po letech zkušeností v nemovitostních fondech velkých investičních společností či na straně developera se dlouholetí přátelé Karel Konečný a Daniel Matula jednoho dne na squashi shodli, že by rádi na vlastní oči viděli výsledky své práce. A tak založili Capexus, firmu, která pracuje stylem design & build, tedy řeší návrh i stavbu od A do Z.

Výhodou tohoto anglosaského modelu je, že zadavatel uzavírá pouze jednu smlouvu, nemusí tendrovat dílčí kroky a hlídat rozpočet. Firma jako Capexus se postará o vše od analýzy přes projekt, implementaci, design, architekturu až po nábytek.

„Jako investiční poradci jsme cítili, že po nás nezůstává nic hmatatelného. Budovy jsme prodávali skoro jako rohlíky. Chtěli jsme něco kreativně tvořit,“ říká třiačtyřicetiletý Matula. Ročně nyní realizují 20 až 30 projektů s obratem více než půl miliardy korun a mezi klienty řadí firmy jako T-Mobile, Seznam, Porsche, Regus, Miton nebo Philip Morris.

V souvislosti s koronavirem pro letošek v Capexu neočekávají výrazné ztráty. Hrozbu zmenšení trhu však připouští. V reakci na to začínají o kancelářích přemýšlet více strategicky, protože už to není jen o designu. Výrazně tak posílí konzultantskou větev, aby dokázali strategii a design efektivně skloubit.

„Někdy mají architekti malou znalost toho, jak by kanceláře měly vypadat z hlediska funkcionality. Cítíme větší potřebu klientů jít cestou strategie pracovního místa, aby sloužilo lépe,“ popisuje situaci osmatřicetiletý Konečný. Zatímco donedávna se v souvislosti s budoucností kanceláří řešila hlavně ekologická úspora, dnes je tématem číslo jedna bezpečnost pracovního prostředí.

Podle šéfů Capexu se v době postcovidové zvýší potřebná plocha pro jednoho zaměstnance. Ještě začátkem roku bylo na jedno pracovní místo vyčleněno 8 až 10 metrů čtverečních, do budoucna odhadují dvojnásobek. Na první pohled by se mohlo stát, že to bude znamenat potřebu větších kanceláří, ale efekt bude spíše opačný.

„Polovina lidí by kvůli covidu mohla zůstat pracovat doma. Hlavní podíl ve zvýšené bezpečnosti však sehraje digitalizace. Odvětví realit je konzervativní a poslední, kde se digitalizace začala vyvíjet. O to rychleji teď postupuje. Servisování pracovního místa bude největším trendem příštích let,“ myslí si Konečný.

A přesně to řeší startup Spaceflow, který dvojice z Capexu před čtyřmi lety zafinancovala. Jako hlavní devizu ve věci bezpečnosti zmiňují bezkontaktní technologii. Ta zahrnuje bezdotykový vstup do budovy a bezdotykové otevírání dveří, bezhotovostní platby – vše z jedné mobilní aplikace.

„Integrace s hardwarem jsme izolovaně testovali. Nyní se promítnou všude. Bylo to opatrné nakračování, teď víme, že je to věc, kterou majitelé budov chtějí a musí mít,“ tvrdí marketingový manažer Spaceflow Petr Bořuta. Aktuálně jejich služeb využívá přes sto budov a před rokem startup nabral další velkou investici.

Díky mobilní aplikaci Spaceflow je třeba možné rezervovat zasedačky, stoly, nebo se podívat ze třináctého patra, jaká je obsazenost míst dole v kantýně a předejít tak frontám. V budoucnosti nabídnou také možnost nechat si zaslat balíček do chytré skříňky, kterou vyvíjí jiný český startup Blocks. Mimo to míří Spaceflow na uživatele ve smyslu komfortu a komunity. Vztah k místu posilují třeba hodiny jógy nebo BBQ párty, které lze v systému jednoduše administrovat.

Ne každý má doma ideální pracovní podmínky

Podle Bořuty je právě chytrá komunikace to, co vrátí lidi zpět do budov. „Kancelář bude nakonec ještě vyhledávaná. Doteď byli lidé z home office nadšení, ale dlouhodobě jim chybí sociální interakce. Home office bude souviset s účelem, nebude brán jako benefit,“ potvrzuje Konečný z Capexu.

Potenciální problém je také v tom, že ne každý má doma ideální podmínky pro práci. Mnohdy chybí klid, pohodlná židle i technické vybavení. „Všichni chceme pracovat v hezkém prostředí. Není jednoduché sednout si na louku a začít něco programovat,“ doplňuje kolegu Matula.

Firmy teprve budou zjišťovat a vyhodnocovat, kolik by v reálu ušetřily, pokud by jejich lidé pracovali zcela z domova. Ti se ale již začínají ozývat a ptát se, kdo za ně bude platit kávu a elektřinu. „Je to nové, čerstvé. Možná s tím nějaká firma přijde v rámci benefitů, ale zatím jsme to nezaznamenali,“ říká Konečný.

Podle něj bude spíše v zájmu firem dostat zaměstnance zpět do práce. Jednak s ohledem na to, že platí nájem kanceláří, ale také z pohledu efektivity práce. „Hodně firem vyhlásilo neomezený home office, ale nikdo nezná reálné dopady. Firmy typu IBM nebo Yahoo už si to vyzkoušely. Manažeři zaměstnancům poskytli možnost neomezeného home office, ale poté to zavrhli. Zjistili, že produktivita je dlouhodobě nižší,“ podotýká jeden z partnerů Capexu.

Budoucnost, kterou si v pražské „kancelářské firmě“ rýsují, zní na první dojem trochu paradoxně: práce z kanceláře na dálku. Ideou za tím jsou satelitní kanceláře v různých částech Prahy. Do těchto coworkingových flexibilních kanceláří by lidé nemuseli dlouho dojíždět, zvolili by tu nejbližší a využívali by je zejména pro individuální práci.

Centrála firmy by se pak proměnila v čistě reprezentativní prostor pro setkávání. Zaměstnanec tedy nepojede přes celé město jen kvůli tomu, aby někde seděl osm hodin za počítačem. K tomuto účelu bude mít členskou kartu do nejbližšího coworku. V Praze tento trend pomalu začíná, třeba v Londýně už se naplno rozběhl.

Sdílení míst je běžné dnes i v klasických open space kancelářích. Například T-Mobile, pro který Capexus nové prostory navrhoval, má dnes ve svých nových prostorách 0,6 až 0,7 pracovního místa na osobu. Důvěrné meetingy jsou v zasedačce, méně důvěrné v kafeterii, hovory v budkách, část lidí je doma. Prostory lze modulárně přeskládávat.

Míň a míň zaměstnanců má své pevné pracovní místo – to je trend, který se objevuje ve stále větším počtu firem a kanceláří. Zaměstnanec ráno přijde do práce, vyzvedne si své osobní věci ve skříňce a jde si sednout za svým projektovým týmem nebo tam, kde mu to vyhovuje. Velký význam navíc mají coworkingové prostory nejen pro solo pracovníky, ale i malé týmy.

„Coworking je o flexibilitě a především o té je i dnešní doba. Tým tam může klidně sedět společně a sdílet s ostatními jen sociální zázemí. Cowork umožňuje plynulý růst, a to je velký benefit. Jako rodící se startup nevíte, jestli vás za rok bude v týmu pět nebo padesát,“ říká Matula.

Některé firmy si pronajímají cowork pro jednotlivé projekty, jinde již nabízejí zaměstnancům možnost chodit do coworků typu WeWork, HubHub či Spaces. Masivní reakce nás však zřejmě teprve čeká a připraveni na to chtějí být i v Capexu.

Vedle kanceláří pro zákazníky budují také své nemovitostní portfolio, v rámci něhož revitalizují budovy, aby sloužily lépe svému účelu. Jednatelé nepopírají, že zvažují vsadit právě na coworkingové kanceláře. Zatím jsou však ve fázi monitorování. „Ekonomická nejistota na trhu je rostoucí, ale bereme to jako příležitost,“ uzavírá Konečný.