Potřeba digitalizace a méně papírování – dvě témata, která se v poslední době často skloňují. Cestu, jak toho dosáhnout, ukazuje mimo jiné služba Podpisovna, která zpřístupňuje důvěryhodné online podpisy firmám, jednotlivcům i veřejným institucím. S pomocí BankID nebo MojeID přes ni lze snadno, na pár kliků a bez osobního setkání podepsat třeba objednávku zboží, nájemní smlouvu nebo pracovní dokumenty. „Online podepisování v Podpisovně šetří čas i peníze realitním a právním kancelářím, HR pracovníkům nebo třeba e-shopům,“ říká spoluzakladatel projektu Michal Bočan.

Firmy to často neví, ale online podpis je podle české legislativy stejně validní jako klasický podpis rukou na papír. Aby však obě strany měly jistotu, že dokument podepisují ty osoby, které ho podepsat mají, je potřeba řádně ověřit identitu podepisujících. Nástroje, na které sází Podpisovna, tedy BankID, MojeID či Identita občana, představují v tomto směru vrchol, na rozdíl od ověřování prostřednictvím esemesek či e-mailů.

„Online identifikace osob pomocí SMS je poměrně diskutabilní. Pokud chcete mít jistotu identity podepisujících, je ověření přes SMS nedostatečné. Sami můžete vidět, že i banky po celém světě přestávají ve svých systémech SMS používat. To je jednoznačný důkaz jejich problematičnosti,“ vysvětluje Bočan, který je jednatelem společnosti EzConvey, jež za Podpisovnou stojí.

Digitální podepisování se přitom dá využít jak pro fyzické osoby, třeba na stvrzení smlouvy, když někdo pronajímá byt, tak pro byznysy. A to v podstatě všech velikostí – základní idea pro vznik služby byla ušetřit firmám peníze i čas, aby nebylo třeba běhat na poštu, dávat razítka, scházet se… „Když si firma spočítá výdaje za tisk, posílání dokumentů poštou nebo ježdění za klienty, brzy zjistí, že jí online podepisování ušetří spoustu peněz,“ upřesňuje Michal Bočan.

V rozhovoru pro CzechCrunch spolumajitel společnosti EzConvey dále vysvětluje, jak Podpisovna funguje, proč ji se svými partnery založil, jak ji mohou využít fyzické osoby a jak právnické osoby nebo na kolik v průměru tato služba vyjde peněz.

Pojďme to vzít od ryze praktické ukázky. Řeším právě nájemní smlouvu v bytě. Pochopil jsem a cvičně si to i zkusil, že můžu přes Podpisovnu podepsat nájemní smlouvu online, aniž bych se viděl s nájemnicí, že?
Ano, je to tak. Pokud použijete Podpisovnu, máte prakticky stoprocentní jistotu, že člověk, který s vámi nájemní smlouvu podepisuje, je skutečně ten, za kterého se vydává. Naše aplikace totiž ověřuje totožnost spolehlivě pomocí BankID, MojeID nebo Identity občana. Takže když v Podpisovně podepíšete dokument online a ověříte identitu podepisujících, záznamy o jejich identifikaci zůstanou také u státem regulované instituce. V případě soudního sporu je pak možné tyto záznamy využít.

A je nějak definované, co se dá podepsat online a co musí být podepsané osobně?
Podepsat online je možné jakýkoliv dokument. Málo se ví, že v našem právním řádu je integrováno něco, čemu se obecně říká „zákaz diskriminace datového dokumentu a podpisu“. To zjednodušeně řečeno znamená, že nemusíte dokumenty podepisovat jen rukou na papír, ale i online přes podpisovou aplikaci, jako je například naše Podpisovna.

Neliší se ani to, co mohou podepsat online fyzické osoby a co právnické osoby?
Za právnickou osobu jednají vždy fyzické osoby, ať už členové statutárních orgánů, nebo jiné pověřené osoby. Takže i za právnickou osobu je možné podepsat jakýkoliv dokument online. Je ale potřeba dodat, že existují specifické situace, kdy je nutné k podpisu použít například kvalifikovaný certifikát, případně i speciální proces doručení dokumentu. Takových situací je relativně málo, ale existují. Týká se to například úkonů ve vztahu k orgánům veřejné moci nebo úkonů v oblasti pracovního práva.

Také uchování a archivaci dokumentu (pečetěním a použitím časového razítka) je vhodné věnovat náležitou péči tak, aby byl dokument validní třeba i za sto let. V dnešní době je to levné a snadné, zapečetit dokument umí i Podpisovna.

Takže online podpis přes Podpisovnu se hodí skoro na všechno?
Náš online podpis se hodí pro všechny situace, kdy potřebujete s jistotou vědět, kdo dokument podepisuje. Firmy i běžní lidé mohou v Podpisovně podepisovat nájemní smlouvy, objednávky zboží, účetní doklady, pracovní dokumenty nebo třeba rezervační smlouvy a smlouvy o dílo. I proto naše aplikace usnadňuje práci a šetří peníze například realitním kancelářím, personálním pracovníkům, ale také živnostníkům, kteří se zákazníky často podepisují objednávky nebo dohody o mlčenlivosti.

Jak vaše služba vlastně funguje, když ji chce nějaká firma začít využívat? A kolik služba stojí?
Podpisovna je typickým představitelem cloudových služeb typu SaaS (software jako služba, pozn. redakce). Znamená to, že firma nemusí investovat do hardwaru ani softwaru, Podpisovnu zákazníkovi připravíme na míru, rychle a tak, aby ji mohl rovnou začít používat. Podepisovat dokumenty online pak mohou klidně všichni lidé napříč firmou.

Cena firemního řešení se odvíjí od rozsahu služeb. Jedná se o nižší desítky tisíc korun za připojení aplikace, samotné online podepisování pak vyjde na jednotky tisíc měsíčně, v závislosti na počtech podepisovaných dokumentů. Když si firma spočítá výdaje za tisk, posílání dokumentů poštou nebo ježdění za klienty, brzy zjistí, že jí online podepisování ušetří spoustu peněz. Podpisovna navíc šetří i čas, protože zrychluje firemní procesy až o 36 procent. Podpisovnu si může kdokoliv zdarma vyzkoušet na našem webu.

Všiml jsem si, že Podpisovna umí ověřit totožnost osob i pro účely AML zákona, tedy zákona proti praní špinavých peněz. To bude určitě zajímat především realitní kanceláře a další firmy, které musí plnit takzvané AML povinnosti.
Ano, výhodou Podpisovny je, že dokáže ověřit totožnost osob na nejvyšší úrovni všemi dostupnými prostředky. Firmy díky tomu snadno splní zákonné AML povinnosti online formou, bez fyzické přítomnosti jednotlivých lidí. Jako příklad bych uvedl firmu Roklen, která náš systém pro tyto účely využívá již několik měsíců. Subjekty, na které se AML zákon vztahuje, mají každopádně jednu velkou výhodu – k ověřování identity klientů mohou využívat informace ze státních registrů, prostřednictvím systému NIA, přičemž tato služba je pro ně zdarma.

Při online podepisování se lze často setkat s ověřováním identity podepisujících přes SMS. V čem je to jiné než ověření identity pomocí BankID a MojeID?
Online identifikace osob pomocí SMS je poměrně diskutabilní. Pokud chcete mít jistotu identity podepisujících, je ověření přes SMS nedostatečné. Sami můžete vidět, že i banky po celém světě přestávají ve svých systémech SMS používat. To je jednoznačný důkaz jejich problematičnosti.

Představte si, že vám druhá strana při online komunikaci tvrdí, že vlastní určité telefonní číslo a že zrovna v určitém momentu má telefon s tímto číslem pod svou kontrolou. Ale jak chcete v budoucnu dokázat, že mobil držel v ruce opravdu tento člověk? Můžete jít za mobilním operátorem, ale ten vám řekne, že číslo bylo anonymní. A i kdyby ne, tak těžko potvrdí, kdo v danou dobu s telefonním číslem operoval.

Identitní prostředky typu BankID nebo MojeID jsou pevně ukotveny zákonem a jejich záznamy mají násobně větší důkazní hodnotu než informace telefonních operátorů. Proto jsme se v Podpisovně rozhodli pracovat jen s ověřováním totožnosti pomocí BankID, MojeID nebo Identity občana.

Když dokument podepíšeme online, jak jej potom doložit třeba úřadům? Nestane se, že jej budou chtít fyzicky?
Pokud splníte zákonné požadavky na podpisy a archivaci, musí úřadům stačit digitální dokument. Kdyby po vás chtěly papírovou verzi, můžete se odvolat na zákazy diskriminace. Ty jsou upraveny v nařízení Evropské unie známém pod zkratkou eIDAS v článcích 46 a 25 odst.1.

Jak jsou na tom české firmy? Jsou dostatečně digitální a využívají online podepisování?
Ano i ne, záleží na úhlu pohledu a na tom, s kým české firmy porovnáváme. Pokud jde například o tradiční země EU, tak tam bych řekl, že jsme na tom poměrně slušně. V porovnáním například se severskými zeměmi, pobaltskými státy a některými asijskými „tygry“ to zase tak slavné není.

Je to záležitost práva, kultury, historie i technologického pokroku. Problematika online podepisování se stává aktuální hlavně v poslední době, kdy se více mluví o datových schránkách, identitních prostředcích nebo o evropské digitální občance. Předpokládáme, že tento obor projde v následujících měsících a letech prudkým vývojem a dojde k razantním změnám v přístupu firem, lidí i veřejnoprávních institucí.

Mimochodem, jak vlastně Podpisovna vznikla?
Původně jsme s Podpisovnou počítali jako se službou pro bezpečné ověřování identity online. Nakonec se ale ukázalo, že online podepisování je perspektivní obor a že jiné podpisové aplikace v Česku nejsou dostatečné. Buď nabízí složité procesy s využitím kvalifikovaných certifikátů, které jsou k běžnému uživateli poměrně nepřátelské, nebo naopak řeší ověřeni identity nespolehlivě pomocí SMS nebo potvrzovacích e-mailů. A tak jsme si řekli, že vytvoříme službu, která bude vstřícná k uživateli a zároveň bezpečná z hlediska ověřitelnosti a práva.