Mnoho podnikatelů má zafixovanou představu, že účetnictví je jen nutné zlo, které se musí vést proto, aby se splnila zákonná povinnost. Já si naopak myslím, že pokud se s výstupy z účetnictví pracuje chytře, může se z něj stát velmi silný analyticko-reportingový nástroj, díky kterému se dá předejít spoustě budoucích problémů. Říkáte si, jak se toho dá dosáhnout?

Když jsem ještě pracoval v jedné z nejlepších středoevropských investičních skupin, konkrétně Penta Investments, majitelé chtěli připravit nástroj, díky kterému by mohli jednoduše a přehledně sledovat výkonnost svých investic. Zrodil se tedy nápad vytvořit grafický přehled (Dashboard), který bude v uživatelsky přívětivé formě ukazovat důležité ekonomické ukazatele dané společnosti či investice.

Díky tomuto Dashboardu vytvořenému v Excelu (já osobně zastávám názor, že i v dnešní době je MS Excel nejlepší nástroj na reporting/analýzy, jelikož si tam při dostatečné znalosti vzorců a maker dokážete namodelovat cokoliv) majitelé mohou sledovat aktuální výnosy, náklady, EBITDU, pracovní kapitál, cashflow a mnoho dalšího. Zároveň také mohou jednoduše porovnávat odchylky reality od budgetu, což je velmi důležité pro plánování dalších kroků ve firmě.

Z mého pohledu má grafický Dashboard vytvořený v Excelu tři obrovské výhody oproti webovým aplikacím:

Dá se přesně přizpůsobit požadavkům konkrétní firmy či uživatele. Přesně si definujete, které ukazatele jsou pro Vás důležité a chcete je sledovat, jaké časové období Vás aktuálně zajímá a zda chcete vidět porovnání aktuálního časového období s minulostí či budoucím forecastem.

Veškeré ukazatele (kromě např. budoucího forecastu či stanoveného budgetu) v Dashboardu se počítají z výstupu z účetnictví. To znamená, že všechna čísla jsou podložena reálnými operacemi, které má daná firma v účetnictví. Toto si myslím, že je obrovské plus z toho důvodu, že pokud budete někomu (investor, banka, potenciální kupec Vaší firmy, atd.) prezentovat Vaše výsledky, tak víte, že čísla mají reálný základ a nejsou jak se říká „vycucaná z prstu“.

Citlivá data Vaší společnosti „nelítají“ v Cloudu, ale jsou pouze v sheetech Excelu Vašeho Dashboardu. Tudíž je minimální riziko toho, že by mohly uniknout někam, kam byste nechtěli.

Veďte účetnictví tak, jako byste chtěli zítra firmu prodat

Když jsme v Pentě pracovali na prodeji kancelářské budovy Florentinum, kupujícího samozřejmě zajímalo to, jak si budova vede po finanční stránce od jejího vzniku. Jelikož jsme měli vše pečlivě připravené v přehledné grafické podobě s vědomím toho, že veškerá prezentovaná čísla jsou pravdivá a účetně podložená, neměli jsme nejmenší obavu z toho, že by nás mohl kupující nařknout z prezentace lživých informací. Pokud by si prodávající chtěl vše spočítat sám či si čísla jen ověřit, musel by vycházet ze stejných dat jako my, tj. z jednotlivých účetních záznamů.

Zastávám názor, že každé účetnictví by mělo být vedeno tak, jako byste chtěli firmu zítra prodat. To znamená přehledně a hlavně pravdivě. Ušetří Vám to spoustu starostí v tom okamžiku, kdy nastane Váš Den D, den prodeje firmy, kterou jste tak dlouho a pracně budovali. Ztráta důvěry kupujícího po odhalení nepravdivých finančních ukazatelů se jen těžko, jestli vůbec, dá obnovit.    

Buďte připraveni, nebudete pak překvapeni

Byl jsem u jednoho případu z nedávné minulosti, kdy dobře nastavený Dashboard zachránil majitele firmy před nepříjemnostmi. Firma měla zajímavý produkt, o který byl zájem, schopné zaměstnance a sám majitel i milující manželku, která ho v podnikání podporovala… však to znáte, prostě ideální stav ?. Firmě se naskytla zajímavá investiční příležitost, a proto si u banky majitel požádal o úvěr, který mu měl v expanzi pomoci. Banka úvěr schválila, tudíž expanze mohla začít.

Firma již používala Dashboard, který se po získání úvěru upravil tak, aby uměl sledovat a reportovat všechny kovenanty, na kterých banka trvala. Jedním z těchto kovenantů bylo i DSCR (Debt-Service Coverage Ratio). Tento kovenant byl nastaven bankou dost striktně, a to jako FCFE (Free Cash-Flow to Equity)/aktuální splátka jistiny + úroky.

Vlastník společnosti platil veškeré své závazky s předstihem (až zbytečně brzy před splatností) ale zároveň byl relativně benevolentní k délce splatnosti svých vydaných faktur. Jelikož nikdy neměl problém s cashflow, takto mu to vyhovovalo a byl spokojený. Pár měsíců před prvním reportingem kovenantů bance však díky Dashboardu zjistil, že kovenant DSCR s takto nastaveným procesem pohledávky/závazky nemá šanci splnit a hrozil by mu tak velký postih ze strany banky. Díky včasnému upozornění se však podařilo nastavit platby závazků na později (avšak stále ve splatnosti) a zároveň zkrátit splatnost pohledávek z 30 dnů na méně než polovinu. Tato změna způsobila, že kovenant byl bez problému splněn a majitel mohl mít dál klidné spaní.

Může se Vám to zdát jako banální věc, ale když máte ve firmě již nastavené procesy a ty fungují k Vaší spokojenosti (viz brzké platby závazků a pozdní přijaté platby pohledávek), je snadné neuvědomit si, že díky novým situacím ve firmě (úvěr a jeho povinnost splnění určitých kovenantů) se můžete nevědomky dostat do zbytečných problémů.

Při několika dalších transakcích jsem se jen utvrdil v tom, že Dashboard je opravdu silný nástroj, který dokáže ušetřit plno starostí. Myslím si, že kdyby takovýto Dashboard používalo více podnikatelů a firem, měli by daleko větší přehled o finanční stránce svého podnikání a jednoduše by viděli, zda vše šlape tak jak má, anebo zda se rýsuje nějaký problém. Pokud by se nějaký takový problém rýsoval, včas by se o něm dozvěděli a mohli se mu vyvarovat či se na něj alespoň připravit.

Nepodceňujte cykličnost trhu, může být klíčová

Důležité je sledovat nejen svou vlastní finanční výkonnost, ale hlavně být v obraze, jak je na tom trh jako celek, ve kterém se pohybuji. Některé úspěšné firmy, ve kterých jsem působil, měly vlastní týmy lidí, kteří sledovali a vyhodnocovali dění na trhu, jiné si informace o vývoji trhu nakupovali externě od poradenských společností. Jedno však měly tyto společnosti společné, a to, že o budoucím vývoji trhu se velmi často ve firmě mluvilo.

Analyzoval se vývoj klíčových ukazatelů trhu za několik let zpětně a současně se dělal forecast do budoucnosti spolu s analýzou dopadů tržního vývoje na samotnou finanční výkonnost firmy. Samotný Dashboard by tedy měl umět sledovat také tržní trendy, cykličnost trhu a pomoci Vám dosadit situaci Vaší firmy do makroekonomického kontextu.

Průběžné sledování chování trhu pomáhá například developerům najít ten nejlepší timing pro své investice. Jelikož nemovitostní trh funguje v pravidelných cyklech (což se všeobecně ví, ale těžké je odhadnout délku jednoho cyklu), znalý investor tak může vytušit až 2-3 roky předem, že na trhu bude velký nedostatek bytů.

Z toho důvodu mohou včas investovat do bytového segmentu více prostředků, například koupit takové rezidenční projekty, které mají již velmi blízko ke stavebnímu povolení. V této situaci jsou ochotni zaplatit vyšší kupní cenu za projekty z toho důvodu, že vědí, že v dalších letech bude tržní cena prodávaných bytů daleko vyšší díky jejich nedostatku, než je dnes.

Sledování cykličnosti je důležité i v ostatních odvětvích a myslím si, že Dashboard je ideální nástroj na monitoring jak ekonomických ukazatelů byznysu, tak zároveň i na sledování trendů v daném odvětví. Jednoduše si pak můžete zanalyzovat Váš business ve větším kontextu.

Závěrem

Co jsem touto mojí úvahou chtěl sdělit ? To, že správně nastavené účetnictví a jeho chytré využití ho může z nutného zla proměnit na velmi silný analytický nástroj, který dokáže ušetřit spoustu starostí.