Firmy se musí připravit na ochranu whistleblowerů. Budou ve výhodě, když vytvoří vlastní bezpečný kanál, říká expert

Robert Nešpůrek, společník advokátní kanceláře Havel & Partners

Foto: Havel & Partners

Jako whistleblower je označován člověk, který upozorní veřejnost nebo příslušné instituce na nelegitimní, neetické nebo nezákonné praktiky, které probíhají na jeho pracovišti a mohou jít například proti veřejnému zájmu. Jelikož whistlebloweři zveřejňují zpravidla citlivé či tajné informace, musí řešit i svou ochranu. V rámci České republiky ji bude brzy řešit nový zákon právě o ochraně oznamovatelů, který by měl implementovat požadavky evropské směrnice o whistleblowingu.

Směrnice vyžaduje přijetí zákona do 17. prosince letošního roku. V tuto chvíli ale není jisté, zda Česko tento termín stihne, nicméně pravidla vyplývající ze směrnice jsou jasná, a proto pokud jste společnost s více než 50 zaměstnanci, je jisté, že vás whistleblowing nemine.

Dle návrhu zákona o ochraně whistleblowerů by měly firmy a veřejné instituce povinně zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na poškozování veřejných zájmů nebo neetické či protiprávní jednání. Zajistit bezpečnou atmosféru, kde se lidé nebojí použít svůj hlas, tak bude pro mnohé firmy a organizace v následujících měsících velkou výzvou, na kterou je třeba se připravit.

Zákon totiž počítá s citelnými sankcemi, pokud povinnost nesplní a pouze formální vyřešení této povinnosti představuje pro organizaci dodatečná rizika. V tuzemské advokátní kanceláři Havel & Partners proto pro své klienty představili efektivní řešení v podobě služby FairWhistle, která problematiku whistleblowingu ve firmách řeší. A její partner Robert Nešpůrek v komentáři pro CzechCrunch vysvětluje, na co se vlastně mají firmy připravit.

***

Ochrana whistleblowerů

Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání uvnitř soukromé či veřejné organizace. Ucelená právní úprava whistleblowingu přitom v České republice doposud chyběla. Bez této úpravy může oznamovatel mít obavy ze ztráty zaměstnání, snížení platu nebo převedení na jinou práci či jiné odplaty ze strany kolegů či nadřízených.

Proto návrh zákona o ochraně oznamovatelů zavádí přísnou ochranu identity oznamovatele a zakazuje jakákoli odvetná opatření. Za porušení zákazu přitom hrozí pokuta až do výše 1 milionu korun nebo 5 % z posledního obratu.

Navrhovaný zákon konkrétně chrání oznamovatele upozorňující na protiprávní jednání v následujících oblastech:

  • zadávání veřejných zakázek,
  • finanční služby,
  • legalizace výnosů z trestné činnosti,
  • daně z příjmů právnických osob,
  • hospodářská soutěž,
  • ochrana spotřebitele nebo životního prostředí, bezpečnosti a zdraví,
  • ochrana soukromí,
  • bezpečnost v dopravě, jaderná bezpečnost
  • nebo jakékoli jednání vykazující znaky trestného činu nebo přestupku.

Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba a typicky jím bude zaměstnanec. Může však jít i o osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, spolupracující OSVČ, společníky, akcionáře a další osoby v dohledových nebo řídících orgánech, dobrovolníky, stážisty nebo také dodavatele.

Interní oznamovací systém

Zaměstnanci a další osoby pracující pro organizaci mají často přístup k citlivým informacím a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Otázkou je, kde jej pak oznámí. Podle návrhu zákona budou mít dvě možnosti, mohou se obrátit na externí oznamovací kanál zřízený ministerstvem spravedlnosti, nebo si mohou vybrat interní oznamovací systém své organizace.

Aby tedy zaměstnanci neoznamovali podezřelé jednání v rámci firmy úřadům a organizace tak neztratily kontrolu nad řešením svých problémů, měly by samy zajistit takový systém, který bude bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný – a kde by se zaměstnanci nebáli oznamovat svá podezření na neetická jednání interně.

A to nejen proto, že tak dostojí vysokým etickým standardům nebo předcházejí riziku finančních ztrát či poškození svého renomé, ale také proto, že podle směrnice bude zavedení interního oznamovacího systému povinné pro:

  • zaměstnavatele s nejméně 50 zaměstnanci,
  • veřejné zadavatele,
  • obce s více než 10 tisíci obyvateli
  • a poskytovatele finančních služeb (např. banky, investiční fondy, pojišťovny, poskytovatele spotřebitelských úvěrů apod.).

Zajímavý je v tomto ohledu i výklad Evropské komise, která jednoznačně vysvětlila, že skupinové oznamovací systémy globálních a nadnárodních společností požadavkům Směrnice nevyhovují a že tedy každá společnost s více než 50 zaměstnanci bude muset zavést kanály a procesy pro přijímání interních oznámení bez ohledu na to, zda je nebo není součástí větší skupiny.

Jak by měl interní systém fungovat

Správnou implementaci whistleblowingu lze tedy vnímat jako součást řízení rizik organizace. Kromě eliminace rizika, že se budou zaměstnanci obracet na externí oznamovací kanál, je mimo jiné funkční systém etické linky jedním z předpokladů úspěšného řešení obrany organizace před trestní odpovědností právnických osob. Správným nastavením systému a komunikací o něm lze také předcházet případnému zneužívání.

nntb_founders_2

Přečtěte si takéFiremní schránka důvěry. Český startup pomůže společnostem dodržet zákon chránící whistleblowery

Podle původního návrhu zákona, který však předchozí poslanecká sněmovna nestihla schválit, měly dotčené organizace povinně zavést interní oznamovací systém do 31. března 2022. Jaký termín schválí nová poslanecká sněmovna, v tuto chvíli jasné není, ale dá se předpokládat, že zákonodárce firmám příliš času nenabídne vzhledem k celkově opožděnému legislativnímu vývoji. Jisté je, že kdo implementaci whisleblowingu nezvládne včas, bude mu hrozit opět pokuta až 1 milion korun nebo 5 % z obratu.

Organizace, kterých se to týká, by měly podle návrhu zákona:

  • vytvořit zabezpečené kanály pro podávání oznámení,
  • určit příslušnou osobu odpovědnou za řešení oznámení,
  • komunikovat s oznamovateli v zákonných lhůtách,
  • vytvořit systém evidence oznámení,
  • zajistit řádné prověření všech oznámení a přijmout opatření k nápravě či prevenci nežádoucího chování, pokud se oznámení ukáže jako důvodné
  • a v neposlední řadě zajistit, aby nebyla po celou dobu výše uvedeného procesu prozrazena identita oznamovatele a nebylo proti oznamovateli učiněno žádné odvetné opatření.

Oznamovatel by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost osobně. Jaké konkrétní kanály zvolíte, je na vás. Za best practice považujeme webovou platformu, která umožňuje oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, také zůstat anonymní, a přitom vést následnou komunikaci s organizací.

Klíčové je také jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení důvodná.

Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti.

Kompletní řešení whistleblowingu

Řada zejména mezinárodních korporací již zkušenosti s whistleblowingem má, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací systém přitom není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců.

Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců a zajištění dostatečné a jasné informovanosti o systému. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem. I my pomáháme navrhnout a dodat celý systém (ať už pro jednotlivé společnosti nebo pro větší skupinu), vybrat správné oznamovací kanály včetně moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů a připravit veškerou dokumentaci i s komunikací a osvětou, která by měla každý funkční oznamovací systém doprovázet.

Následně můžeme zajistit další podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce tzv. příslušné osoby. Celý systém whistleblowingu lze tedy outsourcovat, aniž byste se museli starat o jeho správu a provoz. Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením.

Robert Nešpůrek je společníkem advokátní kanceláře Havel & Partners a v současné době v rámci kanceláře řídí pracovní skupinu Commercial, IP & TMT. Po celou dobu své praxe v advokacii se mimo jiné věnoval smluvnímu právu, právu informačních technologií, duševního vlastnictví a ochraně osobních údajů. Má také široké zkušenosti s korporátními transakcemi a M&A, především v oblasti technologií. V poslední době se zabývá právními aspekty udržitelného podnikání a compliance.