Představte si softwarovou firmu, která má kolem padesáti lidí. Její tým se za poslední dobu zdvojnásobil a stávající prostory jí přestávají stačit. Zadání zní jednoduše, najít dvakrát větší kancelář. Jenže najednou se ukáže, že polovina nových stolů by většinu týdne zela prázdnotou, protože lidé chodí do kanceláře většinou od úterý do čtvrtka. Původní otázka, jak velkou kancelář firma potřebuje, se tak mění. A co se stane, když tým zase poroste, nebo naopak bude muset zeštíhlet?

Nejde přitom o výjimečnou situaci. Podle evropského průzkumu CBRE dosahuje průměrné využití kanceláří během týdne pouze 46 procent, zatímco ve špičkových dnech stoupá na 71 procent. Firmy tak nepotřebují jen správnou celkovou velikost kanceláře, ale také způsob, jak zvládnout výrazné rozdíly mezi jednotlivými dny.

„Firma už si nepronajímá jen metry. Kupuje si rychlost, prostředí pro lidi a míru budoucí flexibility,“ potvrzuje Kristýna Truksová z WorkLounge, české rodinné firmy, která v Praze provozuje síť servisovaných kanceláří. „A to není rozhodnutí o nábytku. Jedním podpisem ovlivníte kapitál, tempo růstu i to, jestli u vás lidé budou chtít pracovat.“

Roli v přístupu firem k výběru kanceláří hraje i fakt, že například v Praze sice objem rozestavěných ploch roste, ale volných kanceláří je především v centru málo, neobsazenost se drží kolem 5,8 procenta. Kartami hodně zamíchal i covid a přesun na home office.

Dnes se ale firmy snaží nalákat lidi zpět do kanceláří. A to nejde bez toho, aby prostor dával lidem důvod dojíždět. Dostupnost, klidné místo na hovory i zázemí pro setkání týmu dnes vstupují do výběru stejně jako cena. „Sama docházka ale ještě nevytvoří spolupráci ani kulturu,“ upozorňuje Truksová. „Největší cenu má tam, kde zlepší učení, rychlost rozhodování nebo vztah s klientem. Když firma neumí říct, k čemu konkrétně ty společné dny jsou, vyřeší docházku, ne výkon.“

„Zajímavé je, kolik věcí se do toho jednoho rozhodnutí schová,“ popisuje Truksová. „CEO řeší, k čemu kancelář vlastně je. HR řeší, jak v ní budou lidé fungovat. A finance řeší, jaký závazek a riziko je firma ochotná nést. Když jeden z nich u stolu chybí, firma optimalizuje jen třetinu problému.“

Nájem je ale jen část nákladů, k němu se přičítá vybavení kanceláře, technologie, provoz, nevyužitá plocha i cena za to, když se strategie firmy změní. „Nejdražší kancelář nemusí být ta s nejvyšším nájmem,“ shrnuje Truksová. „Může to být ta, do které firma nalila miliony a po dvou letech zjistila, že neodpovídá tomu, kolik má lidí nebo jak pracuje. Cena za metr měří nemovitost. Firma ale potřebuje znát cenu za skutečně využité místo a za to, že plán půjde změnit.“

Kolik reálně stojí firmu prázdný stůl

U tradičního nájmu si firma vedle samotné plochy obvykle musí zajistit také návrh kanceláře, stavební úpravy, nábytek, technologie a řízení celého projektu. Podle Office Fit Out Cost Guide 2026 společnosti Cushman & Wakefield stojí střední standard kancelářského fit-outu v Praze přibližně 1 266 eur, tedy kolem 30 tisíc korun za metr čtvereční. U pětisetmetrové kanceláře jde o investici přes 15 milionů korun. Část může pokrýt příspěvek pronajímatele, významný kapitálový a realizační závazek ale zpravidla zůstává na nájemci.

Jednou z variant, jak se této vstupní investici vyhnout, jsou právě servisované kanceláře. Firma si nepronajímá holý prostor, který musí sama vybavit, ale kancelář připravenou k nastěhování, s nábytkem, technikou, zasedačkami i recepcí, o jejíž provoz, úklid a údržbu se stará provozovatel. Platí se zpravidla měsíční paušál za pracovní místo nebo za tým a není tak nutné podepisovat smlouvu na několik let dopředu.

„Servisovaná kancelář ale neznamená, že je automaticky levnější, na jedno pracovní místo často vyjde dráž,“ říká Truksová. „Vyhrává jinde: rychlostí, nižší vstupní investicí a tím, že část rizika nese provozovatel. Flexibilita totiž není zadarmo, je to něco jako pojištění nebo opce. Dává smysl, když hodnota rychlosti a možnost změnit kapacitu převáží nad tou přirážkou. Když ji firma nepotřebuje, neměla by za ni platit.“

Flexibilní kanceláře u nás zatím tvoří jen malou část trhu, jejich plocha ale oproti roku 2019 vzrostla zhruba o 60 procent, na konci roku 2025 jich v Praze bylo přes 130 tisíc metrů čtverečních. Stejný trend je vidět i v celé Evropě, firmy plánují podíl flexu v portfoliích do roku 2027 znatelně zvednout. I kanceláří se totiž dotýká dopad umělé inteligence.

Podle průzkumu poradenské společnosti JLL z letošního léta čeká významný dopad AI na svoje nemovitosti 78 procent firemních lídrů, aktivně se na změnu ale připravuje jen 15 procent z nich. Většina tuší, že se něco zásadního stane s tím, jak velké budou jejich týmy a které role se promění, ale málokdo ví, jak to přesně bude. „Pomalý cyklus nájmu se střetl s rychlým cyklem technologií. Firma, která si na deset let zafixuje přesnou velikost, sází na to, že se nespletla,“ říká Truksová. Další vrstvu nejistoty přidává umělá inteligence.

Podle JLL Future of Work Survey 2026 si 78 procent oslovených real-estate lídrů uvědomuje její dopad, ale pouze 15 procent už přešlo od úvah ke konkrétním krokům. AI může proměnit složení týmů, pracovní role i způsob, jakým firmy prostor využívají. Přesný rozsah a rychlost této změny ale zatím nikdo spolehlivě nezná.

Princip pružného kancelářského portfolia chce WorkLounge ukázat také při proměně vlastní budovy City Point na Pankráci ve vlajkovou loď společnosti. Jednotlivé typy kanceláří, privátní týmové celky a sdílené zasedací, projektové a společenské prostory mají firmám umožnit měnit kapacitu i způsob práce bez nutnosti pokaždé opustit budovu a začínat na nové adrese.

WorkLounge působí na českém trhu servisovaných kanceláří deset let a spravuje přes 20 tisíc metrů čtverečních v centrálních částech Prahy. Za společností stojí český majitel s téměř třicetiletou zkušeností v nemovitostech. Lokální vlastnické a rozhodovací zázemí jí podle Truksové umožňuje reagovat rychleji a připravovat řešení podle situace konkrétního klienta.

„Lidský přístup pro nás neznamená jen příjemnou recepci a dobrou kávu. Znamená znát klientův byznys, otevřeně mu říct, co pro něj dává smysl, transparentně vysvětlit celkové náklady a nést osobní odpovědnost za slíbené řešení,“ uzavírá Truksová.