Technologický svět se okurkovou sezonou netrápí. I během léta AI novinky válcují internet a lavinou produktových aktualizací v poslední době prošel i technologický gigant Google. Jen za poslední měsíce doručil do svých nástrojů funkce, o kterých většina uživatelů nemá ani ponětí, přitom jim mohou zásadně ulehčit pracovní život.

„Dnes už nemá smysl přemýšlet nad nějakým kódem. Mnohem důležitější je chápat, jak s AI aplikacemi správně komunikovat a které nástroje se nám k práci skutečně vyplatí využívat,“ říká Ivan Kutil, odborník na Google Workspace z technologické firmy AppSatori, která se specializuje na zavádění Google služeb a cloudových inovací do firem. Ten společně s ředitelem společnosti Petrem Jarešem během workshopu v pražské centrále Googlu vysvětlil, jaké nejnovější vychytávky stojí za pozornost.

Asistent, který si nevymýšlí

NotebookLM už dnes není zcela neznámý nástroj, přesto možná nedostává tolik pozornosti, kolik by si zasloužil. Zjednodušeně řečeno jde o bezplatnou aplikaci, do které nahraje uživatel vlastní dokumenty a která se během okamžiku promění v experta dokonale obeznámeného s jejich obsahem.

Na rozdíl od běžných AI nástrojů nečerpá informace z internetu, ale výhradně z podkladů, které dostane. Ať už jde o poznámky z porady, historickou učebnici nebo nahrávku rozhovoru, NotebookLM si vše zpracuje a dokáže se v materiálech rychle orientovat.

Potřebujete přehled nejdůležitějších bodů z porady? Aplikace ho vytvoří během několika sekund. Na základě nahraných souborů pak umí generovat souhrny, myšlenkové mapy, videa, podcasty i další formy výstupů.

Běžný uživatel může do jednoho zápisníku nahrát až 600 souborů z Google Disku. Stačí vytvořit zápisník, přidat zdroje (Google dokumenty, prezentace nebo tabulky) a následně pokládat dotazy stejně jako v běžném chatu.

„Aplikace navíc nově podporuje automatickou synchronizaci. Pokud například upravíte nebo doplníte obsah dokumentu, NotebookLM si automaticky načte jeho aktuální verzi. Odpadá tak nutnost soubory znovu nahrávat,“ vysvětlil Jareš. Tato funkce však zatím funguje pouze u Google dokumentů. Pokud uživatel pracuje například s PDF souborem, musí aktualizovanou verzi přidat ručně.

Možností využití je celá řada. Účetní si do jednoho zápisníku nahraje výsledovky, faktury a finanční plány a následně se na data ptá přirozeným jazykem místo zdlouhavého procházení tabulek. Právník může pracovat se stovkami stran spisů na jednom místě. Učitel z podkladů vytvoří studijní materiály a myšlenkové mapy pro žáky, zatímco student si nechá rychle shrnout rozsáhlá skripta.

NotebookLM je v základní verzi zdarma i pro osobní účty, takže si ho může vyzkoušet prakticky kdokoliv.

Skrytá vychytávka, díky níž se v konverzacích neztratíte

Vychytávka jménem Ask in Google Chat přidává umělou inteligenci přímo do Google Chatu, který mnozí uživatelé používají ke komunikaci s kolegy. Místo aby šlo jen o posílání zpráv, můžete AI zadat pokyn a ona inteligentně prohledá vaše zprávy, e-maily i Disk a najde, co potřebujete. Funguje to na počítači i v mobilu.

Dokáže najít prezentaci, kterou jste někomu poslali před rokem, shrnout dlouhé e-mailové vlákno, předpřipravit koncept odpovědi na základě toho, co vám odesílatel napsal, nebo rovnou vytvořit událost v kalendáři a přidat do ní konkrétní účastníky z konverzace.

To je věc, se kterou jiné nástroje dlouho bojovaly. „Až to vyzkoušíte, překvapí vás, jak dobře to funguje. Je to docela schovaná funkce,“ doporučují experti z AppSatori.

Ask Gemini se hodí prakticky každému, kdo komunikuje s týmem. Manažer si nechá udělat souhrn dne dřív, než vůbec otevře poštu. Asistentka v kanceláři během vteřiny dohledá starý dokument, který by jinak hledala dvacet minut. Kuchař provozující menší restauraci si z chatové konverzace nechá rovnou založit schůzku s dodavatelem. Funkce je součástí placených tarifů Google Workspace, takže ji najdou hlavně firmy a organizace, které tento balíček už používají.

Aplikace, která hlídá zaměstnance

Projekty jsou nová funkce, která na Google Disku funguje jako virtuální projektový prostor, který lze sdílet. Jde v podstatě o kombinaci Gemini a NotebookLM zabudovanou přímo do Disku. Uživatel vytvoří projekt, přidá do něj konkrétní soubory, složky a nově i e-maily (zatím až deset) a nad touto sadou dat pak může komunikovat s umělou inteligencí.

Hlavní výhodou je možnost přesně určit, kde má Gemini informace hledat. Můžete ho omezit pouze na obsah Disku, nebo mu povolit přístup třeba k Gmailu, chatům, kalendáři či webu.

Praktický příklad: projektový manažer má v jednom projektu plán, harmonogram i e-mailovou komunikaci. Zeptá se: „Kdo z týmu má zítra čas převzít tento úkol?“ Gemini následně projde pracovní program zaměstnanců ve sdíleném kalendáři, ověří relevantní e-mailovou komunikaci organizátora schůzky, aby se ujistil, že si nikdo v daný čas nevyžádal dovolenou, a vyhodnotí, kdo je skutečně k dispozici.

Funkce je součástí Google Workspace a Google ji zatím postupně nasazuje. Některým uživatelům se proto ještě nemusí zobrazovat, výhledově by však měla být dostupná všem majitelům pracovních účtů.

Už nikdy nepsat zdvořilostní e-mail

Workspace Studio je nástroj, který vám umožní zautomatizovat opakující se práci pomocí takzvaných Flows, automatických pravidel typu „když se stane tohle, udělej tamto.“

Možnosti jsou široké. „Já si třeba nastavuji automatické odpovědi na opakující se e-maily a dotazy. AI si informace o tom, jak má komunikovat s daným člověkem, najde ve vašem firemním dokumentu a sama rozpozná, jestli psát česky, nebo anglicky. Můžete si ale třeba také nechat každé ráno poslat do chatu výpis nezaplacených faktur z Google tabulky, kde své výdaje sledujete,“ přibližuje dál Jareš.

Ti, co by si rádi nástroj zkusili, mohou využít i přednastavených šablon od Googlu. Mezi ty patří třeba denní souhrn nepřečtených e-mailů, automatické označování zpráv od důležitých lidí, ukládání příloh z Gmailu rovnou na Disk nebo příprava podkladů na každou schůzku.

Pozor ale na čerstvou novinku. Google začíná pro Gemini zavádět kvóty, tedy limity na počet úkolů, které mohou uživatelé umělé inteligenci zadat. Nejvíce se to dotkne právě Workspace Studia, nástroje určeného pro automatizaci pracovních procesů.

Na první pohled se může zdát, že když uživatel nastaví automatizaci a Gemini následně pracuje samostatně, žádné další limity se ho netýkají. Ve skutečnosti se však každá akce, kterou umělá inteligence vykoná, do kvót započítává. Pokud například Gemini automaticky odpovídá na opakující se e-maily, spotřebovává kredity stejně, jako kdyby uživatel jednotlivé pokyny zadával ručně.

U základního tarifu Gemini Business lze s nástrojem vyměnit přibližně tisíc zpráv, než uživatel narazí na stanovený limit.

Konec jazykové bariéry se blíží

Není to tak dlouho, co Google oznámil, že do své aplikace Meet brzy nahraje funkci Live Translate, tedy simultánní překlad řeči v reálném čase. Ta je zatím v alfa testování, a tak se k ní dostanou jen firmy, které se do něj zapíšou. Někteří Češi však už novinku vyzkoušeli, mezi nimi právě i CEO AppSatori.

„Nástroj automaticky detekuje jazyk a během pár sekund vám začne mluvené slovo simultánně překládat přímo do sluchátka. Podporuje celkem 70 jazyků a skvěle v něm funguje i čeština. Sám jsem to testoval na korejštině. Byl to pro mě ten velký moment, kdy vám dojde, že jste dostali do ruky něco přelomového,“ říká Jareš.

Podle Jareše nebude trvat dlouho, než se firmy oficiální verze živého překladu v Google Meet dočkají. A jestliže se nástroj skutečně osvědčí, přijde vhod snad každému, kdo komunikuje s partnery, kolegy či klienty ze zahraničí.

Ocení ho obchodník jednající se zahraničním dodavatelem, mezinárodní tým na poradě, učitel s žáky cizinci i lékař komunikující s pacientem, který neumí česky.

Funkce bude součástí firemních tarifů Workspace a zároveň placených plánů Google AI pro osobní účty. Za její využití si tak uživatel sice bude muset připlatit, kdo však už některý z těchto tarifů má, dostane k ní přístup automaticky.