Je tomu zhruba dvacet let, co Marcela Lonková seděla coby čerstvá absolventka brněnské ekonomky u obrovského stolu a celý den rozlepovala obálky. „Dostala jsem štos faktur a třídila jsem je na hromádky. Jedna byla k podpisu jednateli, druhá k proplacení, třetí k zaúčtování,“ vzpomíná. „To byl tehdy vrchol vedení účetnictví, které jsem roky studovala. Byla jsem znechucená,“ dodává třiačtyřicetiletá podnikatelka, která nakonec právě na tomhle vybudovala vlastní byznys.

„Doma mi radili, ať jsem ráda za to, že mám práci, a moc nevyčnívám. Ale já taková nikdy nebyla. Nešlo mi o to, abych jen zadávala čísla do systému. Věděla jsem, že je zásadní rozumět tomu, co se v něm vlastně děje,“ vysvětluje pro CzechCrunch. Ve volném čase tak začala navštěvovat odborná školení. Hledala způsoby, jak dělat svou práci efektivněji a moderněji. Teď už jedenáct let vlastní pražskou účetní firmu ThisOne, se kterou současně klientům radí, jak digitalizovat nebo správně zavádět AI nástroje.

Lonková přitom vzpomíná na doby, kdy účetní běžně opisovali bankovní výpisy ručně. Vytiskl se tlustý měsíční výpis a zaměstnanec pak třeba tři dny přepisoval položku po položce. „Bylo to peklo. Jenže pak jsem na jednom z workshopů zjistila, že existuje něco jako importní soubor, tedy formát, do kterého banka digitálně zabalí všechny pohyby na účtu a který se dá do účetního systému nahrát na jedno kliknutí. Třídenní práce byla najednou pryč. To byl moment, kdy mi došlo, že digitalizaci nesmíme přehlížet.“

Foto: ThisOne

Marcela Lonková

S manželem se později přestěhovala do Prahy a nastoupila do malé daňové kanceláře, kde dostala šanci dělat věci jinak. „Nebyla jsem ideální zaměstnanec. Byla jsem zvídavá, docela nepoddajná. Když jsem u klienta cítila potenciál na další byznys, chtěla jsem se to naučit, i když to nebyla oblast, kterou kancelář uměla,“ vypráví.

Ale vyplatilo se. Lonková je dnes jednou z tváří digitální transformace oboru, ve kterém v Česku pracuje přes osmdesát tisíc lidí. Získala za to i ocenění Manažer roku v kategorii Manažer digitálního věku. „Chtěla jsem to dělat po svém a založit si firmu k tomu byla přirozená cesta,“ dodává.

Účetní dávno není „šedá myš“

Dnes její společnost dosahuje obratu 30 milionů korun a zajišťuje účetnictví pro desítky klientů z velmi různorodých oblastí, od IT firem přes síť kaváren až po holdingové struktury, které nakupují a prodávají jiné společnosti. Lonková zároveň působí v rámci globální skupiny ETL a hledá způsoby, jak do firemních kultur promítnout umělou inteligenci tak, aby skutečně přinášela výsledky. Právě v této rozmanitosti prý vidí hlavní kouzlo oboru, který bývá jinak často vnímán jako jeden z nejméně atraktivních.

Představa účetní coby starší paní ležící v papírech, která dokola opakuje nudnou rutinu, je podle ní dnes už zcestná. „Člověk, který třicet let jen opisoval čísla z papíru do systému, dnes není účetní, který by na trhu práce uspěl. Naši klienti, šéfové firem, jsou obvykle mladší než já. Neustále mají v ruce telefon a chtějí mít platby i faktury k dispozici okamžitě. Tomu se už nedá vyhovět s vytištěným bankovním výpisem, který někdo ukládá do systému jednou za měsíc,“ vysvětluje.

V její firmě pracují spíš datoví analytici než šedí úředníci. Jsou to mnohdy i rádci v oblasti zavádění umělé inteligence do správy financí. Práce s AI je podle Lonkové klíčová, nicméně nemyslí si, že by moderní technologie dokázaly vyřešit za firmy všechno samy.

„Dneska se hodně říká: Pojďme nad účetní data postavit nějakou AI. Jenže umělá inteligence je akcelerátor, ne lék. Umí práci velmi dobře zrychlit, pokud je proces dobře nastavený, a tím pádem i zlevnit a zefektivnit. Ale pokud ten proces nemáte, pouze zrychlí a prodraží vznik problémů a bordelu, který ve společnosti máte,“ vysvětluje.

Foto: ThisOne

Automatizace podle Lonkové k účetnictví dnes neodmyslitelně patří

Právě s podobnými očekáváními se přitom setkává u řady klientů. Firmy prý často investují do pokročilých AI nástrojů, od nichž očekávají téměř automatické zlepšení fungování. „Slýchám: My jsme koupili super AI nástroj, ale stojí strašně moc peněz a nic nám to nepřináší. Mysleli jsme, že to bude koukat, jak pracujeme, a bude to za nás nějak pracovat,“ uvádí příklad z praxe.

Jenže umělá inteligence nemůže fungovat ve vzduchoprázdnu. „Potřebuje zkrátka dobře strukturovaná vstupní data,“ dodává Lonková. Právě proto se při setkání s majiteli firem nezajímá v první řadě o technologie, které používají, ale o fungování jejich byznysu. „Jsi schopný odjet na třítýdenní dovolenou, aniž by se ti firma zacuchala?“ ptá se často. A odpověď bývá většinou záporná, fungování firmy je uložené jen v hlavě majitele nebo několika klíčových zaměstnanců. Na dovolenou tak s nimi odjede i know-how a někdy i část klientů. „A to je prostě průšvih,“ říká manažerka.

Ve vlastní firmě využívá pro zpracování přijatých faktur OCR nástroje, jako jsou Wflow, Captain nebo Rossum, tedy technologie, které z dokumentů automaticky vytěží potřebná data. Pro rutinní úkony, jako je generování DPH nebo odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky, pak nasadila robotickou automatizaci procesů (RPA). Právě zde jsou úspory nejviditelnější.

„Máme stovky klientů, u kterých musíme kontrolovat, zda za naše služby platí včas. Dříve jsme to dělali manuálně. Dnes tuto práci zastane robot, který má přístup k fakturám, projde tabulku a jednoho klienta po druhém ověří. Ušetří nám to desítky hodin práce,“ přibližuje Lonková.

„Čím víc takových úkolů robot plní, ať už jde o generování závěrek, ověřování rejstříků nebo kontroly AML, tím víc se náklady na něj blíží jednomu klasickému úvazku. Jenže odvede práci za dva až tři lidi,“ dodává. Na složitější daňovou a účetní problematiku si pak nastavila vlastní AI agenty přes Claude a Copilota, kterého firma využívá i v oblasti marketingu, v prezentacích a při přípravě obchodních nabídek.

Realitu zavádění těchto nástrojů ale nemaluje narůžovo. „Ne každý pracovník chce svou práci dělat stejně. Někdo v ní má zkrátka vlastní systém, ale jakmile to dělá jinak, nevyhovuje to automatizaci,“ poukazuje. A varuje, že i proto je pořád potřeba dohled na fungováním ve firmě, i kdyby to byl dohled na AI. „Jakmile zastavíte kontrolu nad organizovaností, lidi začnou polevovat, proces se začne rozpadat a technologie nad ním začne dávat špatné výstupy.“

A ještě jednu radu dává v poslední době klientům: digitalizace službu jako takovou nezlevní. „Náklad už není z osmdesáti procent zaměstnanec. Zvedají se náklady na technologie, a ty teď rostou všem velmi rychle,“ upřesňuje podnikatelka. Tak třeba účetní systém, který si její firma ThisOne pořídila před lety kvůli otevřenosti vůči online datům, se už třikrát zdražil.

Cílem proto podle ní není, aby klient platil místo třiceti tisíc jen dvacet, ale aby za stejných třicet tisíc dostal víc. Tedy větší rychlost, přesnost a okamžitá data, ze kterých má jeho byznys reálný užitek. „Digitalizace a AI nakonec nejsou o tom, že stroje lidi úplně vymažou. Ale vrátí nám čas na přemýšlení. Čas, který jsem před dvaceti lety ztrácela zbytečným tříděním faktur,“ uzavírá.